Anmietung eines Arbeitsplatzes in einem Coworking-Space ... / III. Arbeitnehmende

Zu erörtern ist, welche Aufwendungen Arbeitnehmende bei einer Tätigkeit in einem Coworking-Space als WK geltend machen können. WK sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen (§ 9 Abs. 1 S. 1 EStG).

1. Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

WK sind auch Aufwendungen der Arbeitnehmenden für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Fraglich ist somit zunächst, ob es sich bei dem Coworking-Space um eine erste Tätigkeitsstätte handeln kann.

a) Coworking-Space als erste Tätigkeitsstätte?

Die erste Tätigkeitsstätte ist

• die ortsfeste betriebliche Einrichtung
• des Arbeitgebenden, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgebenden bestimmten Dritten,
• der der Arbeitnehmende dauerhaft zugeordnet sind (§ 9 Abs. 4 S. 1 EStG).

Dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnung: Die Zuordnung ist zu bestimmen durch

• die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie
• die diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen (§ 9 Abs. 4 S. 2 EStG).

Eine dauerhafte Zuordnung ist insbesondere gegeben, wenn Arbeitnehmende unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden sollen (§ 9 Abs. 4 S. 3 EStG).

Anderweitige Zuordnungskriterien: Sofern eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte fehlt oder sie nicht eindeutig ist, so ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der Arbeitnehmende dauerhaft typischerweise arbeitstäglich tätig werden sollen oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden sollen (§ 9 Abs. 4 S. 3 EStG).

Beachten Sie: Je Dienstverhältnis haben Arbeitnehmende höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Wenn die genannten Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vorliegen, so ist diejenige Tätigkeitsstätte erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgebende bestimmt. Wenn es an dieser Bestimmung fehlt oder sie nicht eindeutig ist, so ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 S. 5 ff. EStG).

b) Höhe der Aufwendungen

Zur Abgeltung der Aufwendungen ist für jeden Arbeitstag, an dem die Arbeitnehmenden die erste Tätigkeitsstätte aufsuchen, eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 EUR anzusetzen, höchstens jedoch 4.500 EUR im Kalenderjahr. Ein höherer Betrag als 4.500 EUR ist anzusetzen, soweit die Arbeitnehmenden einen eigenen oder ihnen zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzen. Die Entfernungspauschale gilt nicht für Flugstrecken und Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung. Für die Bestimmung der Entfernung ist die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend. Eine andere als die kürzeste Straßenverbindung kann zugrunde gelegt werden, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und von Arbeitnehmenden regelmäßig für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird (§ 9 Abs. 1 S. 2 Nr. 4 S. 1 ff. EStG).

Abweichend davon ist zur Abgeltung der Aufwendungen für die Veranlagungszeiträume 2021-2026 für jeden Arbeitstag, an dem Arbeitnehmende die erste Tätigkeitsstätte aufsuchen, eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 EUR und für jeden weiteren vollen Kilometer von 0,35 EUR für 2021 und von 0,38 EUR für die Veranlagungszeiträume 2022-2026 anzusetzen. Dabei ist höchstens ein Betrag von 4.500 EUR im Kalenderjahr zu berücksichtigen. Ein höherer Betrag ist nur anzusetzen, soweit die Arbeitnehmenden einen eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftwagen nutzen (§ 9 Abs. 1 S. 2 Nr. 4 S. 8 EStG).

c) Beruflich veranlasste Fahrten/Verpflegungsmehraufwendungen

Beruflich veranlasste Fahrten: WK sind auch Aufwendungen von Arbeitnehmenden für beruflich veranlasste Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie keine Familienheimfahrten sind. Arbeitnehmende können anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die ihnen durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen, die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen ansetzen, die für das jeweils benutzte Beförderungsmittel als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind (§ 9 Abs. 1 S. 2 Nr. 4a EStG). Die Pauschalen können für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden. Bei Gebrauch eines Pkw kann z.B. eine Pauschale von 0,30 EUR angesetzt werden.

Verpflegungsmehraufwendungen: Mehraufwendungen eines Arbeitnehmenden für die Verpflegung sind unter weiteren Voraussetzungen als WK abziehbar (§ 9 Abs. 4a EStG).

d) Beispiele

Beispiel 1

Ein Arbeitgebender bietet seinen Arbeitnehmenden an vier Tagen in der Woche eine Tätigkeit in einem Coworking-Space an. Einen Tag in der Woche arbeiten die Arbeitnehmenden im Betrieb. Der Arbeitgebende hat als Tätigkeitsstätte für die Arbeitnehmenden jeweils den Coworking-Space festgelegt.

Lösung: Der Coworking-Space ist die erste Tätigkeitsstätte. Die Entfernungspauschale ist für die Wege zwischen Wohnung und ...