Ansätze zum Ressourcensparen in der Steuerkanzlei / 2 Papierarmes Büro

Nein, jetzt folgt kein Plädoyer für ein papierloses Büro. Aufgrund der Anforderungen von Mandanten, Finanzverwaltung und der Belegschaft lohnt es sich auch nicht, vollständig auf Papier zu verzichten. Gleichwohl bietet ein papierarmes Büro aber viele Vorteile. Und die Machbarkeit sollte auch gegeben sein: In Deutschland war 2018 der Pro-Kopf-Verbrauch an Papier, Pappe und Karton mit 241,7 kg pro Jahr sogar höher als in den meisten anderen Ländern.^[1] Sogar die USA verbrauchte mit rd. 211 kg pro Person und Jahr deutlich weniger. Der Verbrauch wird einerseits durch den zunehmenden Online-Handel geprägt. Zudem ist der Trend zum Papiersparen in deutschen Büros noch relativ gering ausgeprägt. Allerdings lassen sich damit leicht Geld und Ressourcen sparen.

Praxis-Beispiel

Papier und Kosten einsparen

In einem Büro werden im Durchschnitt fast 10.000 Blatt Papier pro Person und Jahr verbraucht. Durch eine konsequente Minimierung lassen sich weit über 5.000 Blatt einsparen. Damit profitieren Umwelt und auch das Ergebnis der Kanzlei.

Häufig werden geschäftliche E-Mails mit dem Hinweis "Think before you print" versehen. Dies soll den Empfänger motivieren, die E-Mail nur digital zu lesen und weiter zu bearbeiten, anstatt sie zu drucken. Zahlreiche Einsparungen ergeben sich auch durch die Verwendung von digitaler Korrespondenz über E-Mails, SMS oder Social-Media-Kanäle statt die Verwendung von Briefen. Und wenn doch Papier in der Firma bedruckt wurde oder bei der Firma ankommt, lassen sich für interne Zwecke häufig die Rückseiten der jeweiligen Ausdrucke für Notizen oder für neue notwendige Brief- oder Dokumentenentwürfe nutzen. Gleichwohl sind dabei jedoch die Anforderungen des Datenschutzes zu beachten. Damit wird nicht nur der Papierverbrauch reduziert, sondern auch die für die Herstellung notwendige Energie sowie Holz und andere Fasern. Für die noch lange notwendige Verwendung von Papier für eine am Kunden orientierte Korrespondenz (häufig sind weiter Papierdokumente erwünscht) bietet sich die Verwendung von Recycling-Papier an. Die gilt auch für Teile der Ordner, die Briefumschläge und für die Kartons, die für die Verpackung von Paketen der Steuerkanzlei verwendet werden. Damit wird bereits gebrauchtes Papier wiederverwendet und die Notwendigkeit für zusätzlichen Holzeinschlag gemindert. Nachfolgende Abbildung zeigt, welche Wirkungen die Verwendung von Recyclingpapier auf Energiebedarf, Wasserbedarf und die Abwasserverschmutzung haben.^[2] Zusätzlich werden rd. 7,5 kg Holz, die sonst i. d. R. importiert werden, eingespart.

Abb. 2: Vergleich des Ressourcenbedarfs von 500 Blatt Papier

Eine weitere Maßnahme liegt in der Verwendung von E-Books statt von Druckwerken. Damit lassen sich große Mengen an Papier einsparen. Ein weiterer Vorteil dieser Lösung liegt in der Aktualität bzw. der möglichen Aktualisierung des Inhalts der E-Books bzw. der in Datenbanken verfügbaren Informationen.

Merksatz: Die Steuerkanzlei kann konsequent papierarm ausgestaltet werden. Das spart Ressourcen und Kosten.

Die überschüssigen Bücher sollten nicht weggeworfen werden, sondern idealerweise einer Zweitnutzung über die mittlerweile zahlreichen Portale wie z. B. www.momox.de^[3] oder www.buchmaxe.de erfolgen. Es gibt zwar auch Tauschportale, diese bieten sich aber nur für den Tausch von Büchern der Beschäftigten der Steuerkanzlei an (vgl. z. B. das Tauschportal https://www.tauschbillet.de^[4] oder https://ead.schenk-tauschkiste.de^[5]

Mit der Minderung des Papierverbrauchs geht auch eine Minderung des Tonerverbrauchs einher. Derzeit werden in Deutschland ca. 55 Mio. Tonerpatronen und 8 Mio. Tonerkartuschen verbraucht.^[6] Ein weiterer Hebel ist die Einstellung des Druckers auf den Entwurf-Modus. Der Drucker braucht in dieser Einstellung weniger Tinte/Toner und druckt gut leserliche Dokumente. Zudem sollten Drucker und Kopierer standardmäßig auf doppelseitiges Drucken eingestellt werden (Duplex-Funktion). Auch lassen sich unbedruckte Rückseiten zumindest als Notizzettel noch einmal verwenden. Damit sparen Sie eine Menge Papier, Kosten und helfen somit, die Wälder zu erhalten.

Folgende weitere Maßnahmen haben sich bewährt:

• Drucken Sie 2 oder 4 Blätter einer PowerPoint Präsentation auf eine A4 Seite.
• Nutzen Sie beim Kopieren die Verkleinerungsfunktion. Indem Sie beim Kopieren die Verkleinerungstaste nutzen, können Sie gleichzeitig Strom, Toner und Papier sparen.
• Bestellen Sie Werbung durch den Hinweis auf dem Briefkasten "Keine Werbung" ab.
• Nutzen Sie Stifte, bei denen die Minen bzw. Patronen (oder die Tinte) nachgefüllt werden können.
• Kaufen Sie unlackierte Blei- und Farbstifte.

[1] Vgl. BT-Drucks. 19/13658 S. 8.

[2] Vgl. Institut für Energie- und Umweltforschung Heidelberg GmbH, Ökologischer Vergleich von Büropapieren in Abhängigkeit vom Faserstoff, 2006.

[3] Letztes Abrufdatum: 8.1.2021.

[4] Letztes Abrufdatum: 8.1.2021.

[5] Letztes Abrufdatum: 8.1.2021.

[6] Vgl. https://www.geo.de/natur/nachhaltigkeit/19599-rtkl-drucker-und-toner-es-gibt-etwas-viel-besseres-als-dr...