Anzeigepflichten des Arbeitgebers / Lohnsteuer

Nico Herr

1 Abruf der ELStAM

1.1 Einmalige Registrierung als Arbeitgeber im ELSTER-Portal

Seit 2014 ist das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) verpflichtend anzuwenden. Voraussetzung für den Abruf der ELStAM ist, dass sich der Arbeitgeber mit der aktuellen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte registriert (sog. Elster-Authentifizierung). Der Registrierungsprozess erfolgt in 2 Schritten (mit einer E-Mail und einem PIN-Brief), dauert etwa eine Woche und muss innerhalb von 90 Tagen abgeschlossen sein. Arbeitgeber, die ihre Lohnabrechnungen durch einen Dritten erstellen lassen, z. B. durch einen Steuerberater, benötigen keine eigene Registrierung. Hier reicht es aus, wenn sich der Dritte registriert, da dieser als Datenübermittler fungiert. Nach erfolgreicher Authentifizierung erhält der Arbeitgeber ein elektronisches Zertifikat. Mithilfe des Zertifikats ist nachvollziehbar, wer wann welche ELStAM abgerufen hat.^{^[1]}

[1] https://www.elster.de.

1.2 An- und Abmeldung des Arbeitnehmers

Für die Lohnsteuerberechnung muss der Arbeitgeber neu eingestellte Arbeitnehmer bei der ELStAM-Datenbank anmelden und hiermit dessen ELStAM anfordern. Es sei denn, die Lohnsteuer wird ausschließlich pauschal erhoben.

Änderungen der ELStAM stellt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber monatlich in elektronischer Form bereit. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Änderungsliste monatlich anzufragen und abzurufen.^{^[1]} Er hat sie vor jeder Lohnabrechnung abzurufen. Wird das Dienstverhältnis mit dem Arbeitnehmer beendet, ist dies der Finanzverwaltung ebenfalls unverzüglich mitzuteilen.^{^[2]}

[1] § 39e Abs. 5 Satz 3 EStG.

[2] § 39e Abs. 4 Satz 5 EStG.

1.3 Ausblick: ELStAM-Verfahren für Grenzpendler

Für den ELStAM-Abruf wird eine Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID oder IdNr) des Arbeitnehmers benötigt. Unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer erhalten diese automatisch. Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer haben hingegen erst einmal keine Steuer-ID. Die Steuer-ID kann jedoch seitens des Grenzpendlers bei dem Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers beantragt werden.^{^[1]} Der Vordruck zur Beantragung der Steuer-ID ist im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung zu finden.^{^[2]}

Hinweis

Elektronischer Abruf ist für Grenzpendler noch nicht möglich

Der Abruf der ELStAM-Daten ist für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer seit 2020 möglich. Jedoch bleibt der Personenkreis der Grenzpendler bisher aus technischen Gründen noch vom ELStAM-Verfahren ausgeschlossen.

[1] § 39 Abs. 3 EStG

[2] https://www.formulare-bfinv.de.

2 Anzeige unzutreffenden Lohnsteuereinbehalts

Der Arbeitgeber muss gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt anzeigen, wenn er die Lohnsteuer nicht zutreffend einbehalten hat und er keine Korrektur durchführen möchte oder nicht durchführen kann.^{^[1]} Regelmäßig ist dies der Fall, wenn der Arbeitgeber zu wenig oder zu viel Lohnsteuer vom Bruttoarbeitslohn einbehalten hat.

Darüber hinaus sind fehlerhafte Lohnabrechnungen anzeigepflichtig, wenn eine nachträgliche Einbehaltung von Lohnsteuer nicht möglich ist, weil

dem Arbeitgeber ELStAM zum Abruf zur Verfügung gestellt werden, die auf einen Zeitpunkt vor Abruf dieser Lohnsteuerabzugsmerkmale zurückwirken oder
der Arbeitnehmer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mit Eintragungen vorlegt, die auf einen Zeitpunkt vor Vorlage dieser Bescheinigung zurückwirken oder
der Arbeitnehmer von diesem Arbeitgeber keinen Arbeitslohn mehr bezieht (z. B. weil inzwischen das Beschäftigungsverhältnis aufgelöst wurde) oder
der Arbeitgeber nach Ablauf des Kalenderjahres oder nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses bereits die Lohnsteuerbescheinigung ausgeschrieben hat.

Anzuzeigen sind ferner die Fälle,

in denen die nachträglich einzubehaltende Lohnsteuer den auszuzahlenden Arbeitslohn übersteigt oder
der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die von einem Dritten gewährten Bezüge bzw. Zuwendungen, z. B. Aktienoptionen der Muttergesellschaft, am Ende des jeweiligen Lohnzahlungszeitraums nicht oder erkennbar unrichtig angibt.

[1] § 41c Abs. 4 Satz 1 EStG,

s. Unzutreffender Lohnsteuerabzug: Pflichten des Arbeitgebers.

3 Schriftform der Anzeige

Die Anzeige über den unzutreffenden Lohnsteuereinbehalt muss schriftlich erfolgen und folgende Angaben enthalten^{^[1]}:

den Namen und die Anschrift des Arbeitnehmers,
die abgerufenen ELStAM oder
die auf der Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen Besteuerungs- bzw. Lohnsteuerabzugsmerkmale (Geburtsdatum, Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal und ggf. Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag) sowie
den Anzeigegrund und
die für die Berechnung einer Lohnsteuernachforderung erforderlichen Mitteilungen über Höhe und Art des Arbeitslohns (z. B. Auszug aus dem Lohnkonto).

[1] R 41c.2 LStR.

4 Haftungsbefreiende Wirkung der Anzeige

Durch die Anzeige wird der Arbeitgeber von einer haftungsweisen Inanspruchnahme für die zu wenig einbehaltene Lohnsteuer befreit. Aufgrund der Mitteilung des Arbeitgebers wird das Finanzamt die zu wenig einbehaltene Lohnsteuer unmittelbar vom Arbeitnehmer einfordern, regelmäßig wenn der nachzufordernde Betrag 10 EUR übersteigt.^{^[1]}

Praxis-Beispiel

Arbeitgeberhaftung bei unterlassener Anzeige

Erhält der Arbeitnehmer einen Sachlohn, z. B. einen Firmen-Pkw, ist dafür grundsä...

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