Arbeitspapiere / Sozialversicherung

1 Der Versicherungsnummernachweis

Zu den Arbeitspapieren gehört der Versicherungsnummernachweis. Der Versicherungsnummernachweis ersetzt seit dem 1.1.2023 den Sozialversicherungsausweis. Den Versicherungsnummernachweis erhält jeder Arbeitnehmer. Er wird bei erstmaliger Vergabe einer Versicherungsnummer von der Datenstelle der Rentenversicherung von Amts wegen ausgestellt. Er enthält

• die Versicherungsnummer,
• den Familiennamen und den Geburtsnamen,
• den Vornamen und
• das Ausstellungsdatum.

1.1 Vorlagepflicht

Arbeitgeber benötigen zur Erstellung der DEÜV-Meldungen die Versicherungsnummer des Beschäftigten.

Arbeitgeber haben seit dem 1.1.2023 vor Erstellung einer DEÜV-Anmeldung über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über ihre maschinelle Ausfüllhilfe das elektronische Verfahren zur Abfrage der Rentenversicherungsnummer mit dem Datensatz Versicherungsnummernabfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu nutzen.

In den Fällen, in denen keine Versicherungsnummer durch die Datenstelle der Rentenversicherung übermittelt werden kann, hat der Beschäftigte dem Arbeitgeber den Versicherungsnummernachweis bei Beginn der Beschäftigung vorzulegen.^[1]

1.2 Hinterlegung

Der Versicherungsnummernachweis muss nicht beim Arbeitgeber hinterlegt werden.

1.3 Ersatz

Wenn der Versicherungsnummernachweis zerstört oder unbrauchbar wurde bzw. abhanden gekommen ist, wird auf Antrag ein neuer ausgestellt. Der Beschäftigte muss den Verlust der zuständigen Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger mitteilen. Von Amts wegen wird ein neuer Versicherungsnummernachweis erstellt, wenn sich die Versicherungsnummer oder die Angaben zur Person ändern. Jeder Beschäftigte darf nur einen auf seinen Namen ausgestellten Ausweis besitzen.

2 Mitführung von Arbeitspapieren

Eine Pflicht zur Mitführung des Versicherungsnummernachweises besteht für den Arbeitnehmer nicht. Allerdings sind Arbeitnehmer bestimmter Branchen verpflichtet, amtliche Personaldokumente mitzuführen und bei Kontrollen der Zollverwaltung auf Verlangen vorzulegen.^[1] Solche Dokumente sind der Personalausweis, der Reisepass oder deren Ersatzdokumente.

Folgende Branchen sind davon betroffen:

• Baugewerbe,
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
• Personenbeförderungsgewerbe,
• Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe,
• Schaustellergewerbe,
• Forstwirtschaft,
• Gebäudereinigungsgewerbe,
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
• Fleischwirtschaft,
• Prostitutionsgewerbe,
• Wach- und Sicherheitsgewerbe.

2.1 Informationspflicht des Arbeitgebers

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Arbeitnehmer schriftlich über die Mitführungs- und Vorlagepflicht von Personaldokumenten zu informieren.^[1] Arbeitgeber, die vorsätzlich oder fahrlässig ihre Arbeitnehmer nicht über deren Pflichten informieren, handeln ordnungswidrig. Diese Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu 1.000 EUR geahndet werden.^[2]