Aufbauorganisation von Kleinbetrieben

Zusammenfassung

Jedes Unternehmen ist nach bestimmten Ordnungsgesichtspunkten aufgebaut. Es ist in betriebliche Funktionsbereiche eingeteilt und somit organisiert. Ziel der Organisation des Geschäftsbetriebes ist es u. a., den Betrieb an den Erfordernissen des jeweiligen Marktes und seiner Kunden auszurichten. Die Organisation hilft Unternehmensleitung und Beschäftigten, ihre Aufgaben effizient wahrnehmen zu können, indem sie nach für den Betrieb geltenden Regeln handeln. Art und Umfang der Organisation richten sich u. a. nach Betriebsgröße, Branche und Marktanforderungen.

1 Ziele der Aufbauorganisation

In jedem Betrieb muss klar und für alle Beschäftigten nachvollziehbar geregelt sein, wer welche Aufgaben wahrnimmt, und für deren Umsetzung verantwortlich ist. Beispielsweise muss festgelegt werden, wer für die Akquise von Aufträgen, wer für die Beschaffung von Rohstoffen, Waren und Dienstleistungen, wer für die Fertigung und das Lagerwesen oder wer für buchhalterische oder personelle Aufgaben verantwortlich ist. Auch eine Abgrenzung der Aufgaben voneinander ist unabdingbare Voraussetzung für das reibungslose Funktionieren des Betriebes. Hierdurch wird u. a. verhindert, dass Doppelarbeiten vorgenommen oder andere wichtige Arbeiten überhaupt nicht erledigt werden. Diese Strukturierung eines Unternehmens wird als Aufbauorganisation bezeichnet und erfasst systematisch alle Einflussgrößen, die sich auf betriebliche Entscheidungen auswirken können. Die Aufbauorganisation schafft also den Rahmen, innerhalb dessen sich ein Unternehmen am Markt bewegt.

Mit der Festlegung, wer welche Aufgaben und Arbeiten wahrnimmt, wird auch festgelegt, welcher Mitarbeiter über welche Qualifikation verfügen muss, um die Arbeiten in einem bestimmten Bereich bestmöglich erledigen zu können. Die Organisation hilft dem Unternehmen also auch bei der Personalrekrutierung, da festgehalten ist, in welcher Funktion welche Qualifikation erforderlich ist.

2 Vor allem die Unternehmensgröße bestimmt die Aufbauorganisation

Die Unternehmensgröße bestimmt die Spezialisierung

Je größer ein Unternehmen, desto detaillierter müssen Aufgaben und Tätigkeitsbereiche beschrieben und die Mitarbeiterqualifikation auf die Aufgaben abgestimmt sein. Großunternehmen sind meist so organisiert, dass einzelne Aufgaben von spezialisierten Abteilungen wahrgenommen werden; es herrscht eine weit gehende Arbeitsteilung vor. Es gibt für jede Art von Tätigkeit eigene Spezialisten, beispielsweise gibt es Fachleute für den Einkauf, das Lager, die Auftragsvorbereitung, die Produktion, die Qualitätssicherung, die Konstruktion, die Entwicklung, das Marketing, die strategische Planung, die operative Planung, den Verkauf (oft auch weiter unterteilt nach In- und Ausland, u. U. auch nach nationalen Regionen oder Kunden bzw. Kundengruppen), die Buchhaltung, die Kostenrechnung, die Rechtsabteilung oder das Personalwesen. Auch innerhalb dieser Bereiche kommt es häufig vor, dass sich die hier beschäftigten Mitarbeiter auf einzelne Themengebiete spezialisieren, in der Rechtsabteilung etwa Arbeits-, Steuer-, Vertrags- oder Handelsrecht.

Vorteile der Spezialisierung

Aufgrund des hohen Spezialisierungsgrades und des regelmäßig großen Know-hows der Beschäftigten in "ihrem" Bereich ist ein Großunternehmen meist in der Lage, sich Vorteile zu verschaffen. Einkäufer, die sich nur mit der Beschaffung eines einzelnen Rohstoffs oder einer Warengruppe auseinandersetzen müssen, können diese Güter meist preiswerter einkaufen, da sie ausreichend Zeit und Möglichkeiten haben, die Marktentwicklung eines Rohstoffes und das Verhalten der Anbieter genau zu beobachten und zu einem für das eigene Unternehmen günstigen Zeitpunkt aktiv zu werden. Sie pflegen intensive Geschäftsbeziehungen (Aufbau eines Informationsnetzwerkes), erhalten zahlreiche Informationen und sind so häufig in der Lage, günstigere Konditionen zu erzielen. Natürlich spielt hierbei auch die höhere Nachfragemacht eines Großunternehmens eine wichtige Rolle.

Nachteile der Spezialisierung

Ein gravierender Nachteil einer solch diversifizierten Organisation ist, dass es einen hohen Abstimmungsbedarf zwischen allen Bereichen und Abteilungen gibt. Es ist erforderlich, beginnend bei der Unternehmensleitung, über Bereiche und Abteilungen bis hin zu einzelnen Mitarbeitern Ziele, Strategien und Maßnahmen festzulegen und intensiv zu kommunizieren. Darüber hinaus müssen Informationskanäle und deren regelmäßige Nutzung häufig verbindlich vorgeschrieben werden, um einen geregelten Informationsfluss zu gewährleisten. Neben dem regelmäßig hohen Zeitaufwand für diese Arbeiten sind in vielen Fällen Reibungsverluste zu beklagen, wenn es nicht gelingt, den Informationsfluss fehlerfrei zu gestalten. Ein typisches Problem von Großunternehmen ist, dass ein Teil der Informationen nicht oder falsch weiter gegeben wird, sodass Fehlentscheidungen getroffen werden oder durch Rückfragen weitere Zeitverluste auftreten. Auch für den Bereich Kommunikation und Information gibt es daher in vielen Großunternehmen eigene Spezialisten.

3 Anforderungen an die Aufbauorganisation in Kleinbetrieben

Grundsätzlich benötigt jeder Betrieb eine Aufbauorganisation. ...