Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / 11.2 Rückstellung der Höhe nach

11.2.1 Berücksichtigungsfähige Kosten

Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten.^[1] Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen:

• Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung (Sach- und Personalkosten). Die Kosten für die fortlaufende Archivierung im laufenden Veranlagungszeitraum bis zum Bilanzstichtag sind nicht einzubeziehen.
• Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom) für Räumlichkeiten, die der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen dienen. Soweit im Zusammenhang mit der digitalen Speicherung noch ein Raumbedarf besteht (bspw. für einen anteiligen PC-Arbeitsplatz, bei größeren Betrieben für einen (anteiligen) Server oder für Lagerungszwecke), ist dieser entsprechend nur anteilig zu berücksichtigen. Dementsprechend dürfte bei kleineren und mittleren Betrieben nur noch ein geringer Platzbedarf bestehen.
• Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), es sei denn, diese sind bereits abgeschrieben.
• Anteilige Finanzierungskosten für den Server, den PC oder die Archivräume^[2]
• Der Zinsanteil aus Leasingraten (z. B. für die o. g. technischen Geräte oder für Archivräume), wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstands ist.^[3]

Nicht rückstellungsfähig sind:

• Die Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern.^[4]
• Die Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
• Die Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.
• die Finanzierungskosten bei Poolfinanzierung, wenn eine verursachungsgerechte Zuordnung zur Herstellung/Anschaffung durch Kostenschlüsselung nicht möglich ist oder die Kosten nicht angemessen sind^[5] und
• die Kosten für die Aufbewahrung von Mandantendaten sowie Handakten bei einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft (Hinweis auf BFH-Urteil v. 13.2.2019, XI R 42/17, BStBl 2020 II S. 671).

11.2.2 Berechnung der Rückstellung

Die Rückstellung kann nach 2 Methoden berechnet werden:

1. Möglichkeit: Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.

2. Möglichkeit: Die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten können mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden (arithmetisches Mittel der Jahre 1 bis 10).

11.2.3 Steuerberater dürfen keine Rückstellung bilden

Steuerberater können für die Kosten der Aufbewahrung von Mandantendaten und Handakten im DATEV-Rechenzentrum keine Rückstellung bilden. Laut BFH^[1] fehlt es an einer öffentlich-rechtlichen wie auch an einer zivilrechtlichen Verpflichtung zur Datenaufbewahrung durch den Steuerberater.

11.2.4 Abzinsung der Rückstellung

Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen. Für die Abzinsung ist der Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend.^[1] Da die Aufbewahrungspflicht aber mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt, ergibt sich hier kein Abzinsungszeitraum.

11.2.5 Handelsrechtlicher Höchstansatz

Die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz darf den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten.^[1] Der BFH hat diese Auffassung mit Urteil vom 11.10.2012 bestätigt.^[2]