Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / 3 Einzelne Aufbewahrungspflichten | Haufe Steuer Office Excellence | Steuern

Dr. Peter H. M. Rambach

3.1 Überschreitung der werktäglichen Höchstarbeitszeit

Arbeiten Arbeitnehmer über die werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinaus, sind Arbeitgeber verpflichtet Arbeitszeiten aufzuzeichnen und die dazugehörigen Nachweise aufzubewahren..^{^[1]} Außerdem müssen sie ein Verzeichnis über die Arbeitnehmer führen, die nach § 7 Abs. 7 ArbZG der Verlängerung der werktäglichen Arbeitszeit auch ohne Ausgleich aufgrund einer tarifvertraglichen Regelung oder aufgrund eines Tarifvertrags in einer betriebsverfassungsrechtlichen Regelung zugestimmt haben.^{^[2]} Diese Belege sind 2 Jahre lang aufzubewahren.^{^[3]}

Wichtig

Auch bei Vertrauensarbeitszeit und nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht besteht auch bei Arbeitnehmern mit Vertrauensarbeitszeit. Der Sinn und Zweck besteht darin, diese Aufzeichnungen z. B. bei aufsichtsbehördlichen Prüfungen oder auf Verlangen des Betriebsrats vorlegen zu können. Die Aufbewahrungspflicht für die Dauer von 2 Jahren besteht auch für ausgeschiedene Arbeitnehmer.

[1] § 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG.

[2] Durch einen Tarifvertrag kann abweichend von §§ 3, 5 und 6 Abs. 2 ArbZG die werktägliche Arbeitszeit auch ohne Ausgleich über 8 Stunden verlängert werden, wenn in die Arbeitszeit regelmäßig und in erheblichem Umfang Arbeitsbereitschaft oder Bereitschaftsdienst fällt. Tarifliche Öffnungsklauseln, wonach diese Abweichungen auch durch Betriebs- oder Dienstvereinbarung zugelassen werden können, sind möglich.

[3] § 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG.

3.2 Geringfügig Beschäftigte

Jeder Arbeitgeber, der Minijobber und kurzfristig Beschäftigte (= geringfügig Beschäftigte i. S. v. § 8 Abs. 1 SGB IV) beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Er hat diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.^{^[1]} Dies gilt nicht für Arbeitgeber von geringfügig Beschäftigten in Privathaushalten nach § 8a SGB IV.

Diese Arbeitgeber sind außerdem verpflichtet, die für die Kontrolle der Einhaltung der Verpflichtung zur Zahlung des Mindestlohns (§ 20 MiLoG) erforderlichen Unterlagen im Inland in deutscher Sprache für die gesamte Dauer der tatsächlichen Beschäftigung der Arbeitnehmer, mindestens für die Dauer der gesamten Dienstleistung, insgesamt jedoch nicht länger als 2 Jahre, bereitzuhalten.^{^[2]}

[1] § 17 Abs. 1 MiLoG.

[2] § 17 Abs. 2 MiLoG.

3.3 Schwarzarbeitsbekämpfungsbranchen

Auch Arbeitgeber in den Schwarzarbeitsbekämpfungsbranchen^{^[1]} sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Auch sie haben diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren^{^[2]}, soweit nicht die in der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) geregelten Ausnahmen vorliegen.^{^[3]} Gleiches gilt für Entleiher von Leiharbeitnehmer in diesen Branchen.^{^[4]}

[1] § 2a SchwarzArbG.

[2] § 17 Abs. 1 MiLoG.

[3] Zu den Einzelheiten, insbesondere den maßgeblichen monatlichen Arbeitsentgelten, vgl. § 1 der Verordnung zu den Dokumentationspflichten nach den §§ 16 und 17 MiLoG und den §§ 18 und 19 AEntG in Bezug auf bestimmte Arbeitnehmergruppen (Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung – MiLoDokV).

[4] § 17c Abs. 1 AÜG.

3.4 Im Straßenverkehr beschäftigte Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer, die als Fahrer oder Beifahrer bei Straßenverkehrstätigkeiten beschäftigt werden, hat der Arbeitgeber nach § 21a Abs. 7 ArbZG die Arbeitszeit i. S. d. Arbeitszeitgesetzes insgesamt aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen 2 Jahre aufzubewahren, um die Kontrolle der Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten zu erleichtern.^{^[1]}

[1] Diese Vorgaben gelten (nur) für Arbeitnehmer, die als Fahrer oder Beifahrer im Sinne der Verordnung (EG) 561/2006 v. 15.3.2006 (ABl L 102 S. 1) über die Harmonisierung bestimmter Sozialvorschriften im Straßenverkehr oder dem Übereinkommen über die Arbeit des im internationalen Straßenverkehr beschäftigten Fahrpersonals v. 1.7.1970 (AETR, BGBl 1974 II S. 1473) beschäftigt werden. Das sind insbesondere Fahrer von Lastkraftwagen im Güterverkehr mit einem zulässigen Gesamtgewicht von über 3,5 t und von Fahrzeugen zur Personenbeförderung mit mehr als 8 Fahrgastplätzen.

3.5 Jugendarbeitsschutzgesetz

Das JArbSchG sieht in den §§ 32 ff. JArbSchG die Pflicht zu ärztlichen Begutachtung der Jugendlichen^{^[1]} vor Aufnahme einer Tätigkeit und in deren Verlauf vor. Mithilfe dieser Untersuchungen soll gesundheitlichen Schädigungen der Jugendlichen durch die Beschäftigung vorgebeugt werden. Arbeitgeber von Jugendlichen haben die anlässlich der Untersuchungen erstellten ärztlichen Bescheinigungen bis zur Beendigung der Beschäftigung, längstens aber bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres eines Jugendlichen aufzubewahren.^{^[2]} Scheidet der Jugendliche aus dem Beschäftigungsverhältnis aus, hat ihm der Arbeitgeber die Bescheinigungen auszuhändigen.^{^[3]} Alle sonstigen nach dem JArbSchG relevanten Verzeichnisse und Unterlagen (vgl. z. B. §...

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