Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / 5 Datenzugriff der Finanzverwaltung

Die Finanzbehörde hat das Recht, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (DV-System) erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen.^[1]

Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Umfang der Außenprüfung^[2] nicht erweitert, er wird lediglich durch die Prüfungsanordnung^[3] bestimmt.

Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriff

Gegenstand der Prüfung sind die nach steuer- und außersteuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.^[4] Hierfür muss der Unternehmer insbesondere die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und aller Vor- und Nebensysteme für den Datenzugriff bereitstellen. Die Finanzbehörde kann verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank), und elektronische Dokumente und Unterlagen in einem maschinell lesbaren und auswertbaren Format zur Auswertung überlassen werden. Dies kann z. B. auf einem Datenträger oder durch Zurverfügungstellung der Daten über eine Datenaustauschplattform erfolgen, für die die Finanzbehörde einen Zugang eröffnet hat.^[5] Diese Daten können bereits mit der Prüfungsanordnung innerhalb einer angemessenen Frist vor dem Beginn der Prüfung eingefordert werden.^[6] Die Art der Außenprüfung ist hierbei unerheblich. Beispielsweise können die Daten der Finanzbuchhaltung auch Gegenstand der Lohnsteuer-Außenprüfung und Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder einer Lohnsteuer- bzw. Umsatzsteuer-Nachschau sein.

Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde nach dem Gesetz 3 gleichberechtigte Möglichkeiten zur Verfügung:

1. unmittelbarer Datenzugriff (Z1),
2. mittelbarer Datenzugriff (Z2) sowie
3. Datenträgerüberlassung (Z3).

Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung Gebrauch macht, steht im Ermessen der Verwaltung. Falls es erforderlich ist, kann sie auch nebeneinander mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen.

Unmittelbarer Datenzugriff

Die Finanzbehörde hat das Recht, selbst mittels eines Nur-Lesezugriffs mithilfe der betrieblichen Hard- und Software Einsicht in die elektronisch gespeicherten Daten zu nehmen. Dies schließt eine Fernabfrage (Online-Zugriff) auf das System des Steuerpflichtigen aus. Der Nur-Lesezugriff umfasst das Lesen und Analysieren der Daten unter Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten, z. B. Filtern und Sortieren.

Mittelbarer Datenzugriff

Das Finanzamt kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass er an ihrer Stelle die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten lässt, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können.

Hier gibt es jedoch Grenzen. Das Finanzamt kann lediglich eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im DV-System des Unternehmens oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangen.

Datenträgerüberlassung

Die Finanzverwaltung kann ferner verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten einschließlich

• der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie
• der internen und externen Verknüpfungen, z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank, und
• der elektronischen Dokumente und Unterlagen

auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden.