Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht / 2.3 Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

2.3.1 Überblick

Rz. 8

§ 257 Abs. 1 HGB zählt folgende aufbewahrungspflichtige Unterlagen auf:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Rz. 9

Gem. § 257 Abs. 4 HGB sind die in § 257 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4 HGB genannten Unterlagen 10 Jahre, die Übrigen nur 6 Jahre aufzubewahren. Bezüglich der Erweiterung dieses Katalogs an aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch die steuerrechtlichen Aufbewahrungsbestimmungen um "sonstige Unterlagen" siehe Rz. 56 ff.

2.3.2 Handelsbücher, Inventare usw.

Rz. 10

§ 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB erfasst das eigentliche Buchungswerk einschließlich des zur Buchführung gehörenden Jahresabschlusses, wie es sich aus der systemgerechten Verarbeitung (Buchung) der Buchungsbelege und dem periodengerecht aufgestellten Jahresabschluss ergibt. Dazu gehören notwendige Arbeitsanweisungen und andere Organisationsunterlagen, ohne die die Bücher und Abschlüsse sonst nicht verständlich und nicht nachprüfbar wären.

Rz. 11

Für Handelsbücher fehlt eine Legaldefinition; Begriff und Umfang ergeben sich aus den GoB. Als Handelsbücher i. w. S. können alle urkundlichen und nicht urkundlichen Informationsträger verstanden werden, die dazu bestimmt und geeignet sind, die Handelsgeschäfte des Kaufmanns und die Lage seines Vermögens sichtbar zu machen. Hierunter fallen unstreitig die Grund- und Hauptbücher. Grundbücher nehmen die Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge auf, in den Hauptbüchern wird sozusagen umsortiert und die Geschäftsvorfälle werden dort nach sachlichen Gesichtspunkten auf (Sach-)Konten gebucht. Bei Nebenbüchern gilt eine differenzierte Betrachtung. Hier kommt es darauf an, ob Grund- und Hauptbuch ihre gesetzlichen Aufgaben nur im Zusammenhang mit dem betreffenden Nebenbuch erfüllen können. Ist dies der Fall, muss auch das Nebenbuch 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt beispielsweise für Kassenbücher und Lagerbücher, Wechsel- und Scheckunterlagen, die Lohnbuchführung, die Kontenfunktion übernehmenden Belege einer Offenen-Posten-Buchhaltung im Kontokorrent sowie ggf. die Betriebsabrechnung.^[1]

Im Rahmen der Konzernrechnungslegung müssen Aufzeichnungen über die bei der Konsolidierung vorgenommenen Umbewertungen und ihre spätere Fortschreibung ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden.^[2]

Rz. 12

Inventare sind die schriftliche Niederlegung der Ergebnisse der körperlichen Bestandsaufnahme (Inventur) aller Vermögensgegenstände und Schulden.^[3] Sie enthalten auch die in einem zweiten Schritt durchgeführten Wertermittlungen für die aufgenommenen Gegenstände. In der Regel werden insbesondere die Vorräte körperlich festgestellt und in Aufnahmelisten (nach entsprechenden Inventuranweisungen) verzeichnet. Sofern Anlagekarteien oder Saldenlisten für Debitoren und Kreditoren solche Aufnahmelisten ersetzen, bilden sie einen Teil des aufbewahrungspflichtigen Inventars. Daneben müssen auch eingeholte Saldenbestätigungen (die eine Art Stichprobenprüfung der betreffenden Vermögensposten darstellen) aufbewahrt werden.

Rz. 13

Unter Eröffnungsbilanzen sind die gem. § 242 Abs. 1 HGB zu Beginn des Handelsgewerbes aufzustellenden Bilanzen zu verstehen. Diese sind von den zu Beginn des Geschäftsjahres aufzustellenden Eröffnungsbilanzen i. S. d. § 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB zu differenzieren, welche wertmäßig der Schlussbilanz des Vorjahres entsprechen und üblicherweise nicht förmlich erstellt werden, sondern als Eröffnungsbuchung auf den Bestandskonten bereits in den Handelsbüchern enthalten sind. Eine Aufbewahrungspflicht für Buchungen im Rahmen des neuen Jahres ergibt sich lediglich in den Fällen, in denen die Eröffnungsbilanz von der Schlussbilanz des Vorjahres aufgrund einer zulässigen oder erforderlichen Verletzung der Bilanzidentität (§ 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB) abweicht.^[4]

Rz. 14

Zum Jahresabschluss gehört die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung des jeweiligen Geschäftsjahres.^[5] Bei den Kapitalgesellschaften zählt auch der Anhang dazu.^[6] Aufbewahrungspflichtig sind die vom Kaufmann unterzeichneten Jahresabschlüsse. Prüfungspflichtige Gesellschaften müssen ein Exemplar des Jahresabschlusses mit dem Testat (oder dem Vermerk der Verweigerung des Testats) aufbewahren. Für die vom Abschlussprüfer gefertigten Prüfungsberichte kann unmittelbar aus § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB keine Aufbewahrungspflicht abgeleitet werden. Der Prüfungsbericht trägt jedoch wesentlich dazu bei, das Verständnis für den Jahresabschluss zu vertiefen, sodass eine freiwillige Aufbewahrung empfohlen ist.^[7]

Rz. 15

Bestandteile des Konzernabschlusses sind die Konzernbilanz, die Konzern-Gewinn- und -Verlustrechnung, der Konzernanhang, die Kapitalflussrechnung, der Eigenkapitalspiegel und die ggf. erstellte Segmentberichterstattung.^[8] Auf...