Aufbewahrungspflichten und Datenschutz im Spannungsverhä ... / 5 Folgen eines Verstoßes

Gerade vor dem Hintergrund bereits wiederholt in Millionenhöhe verhängter Bußgelder wird ein gutes Aufbewahrungs- bzw. Löschmanagementkonzept für Arbeitnehmerdaten immer bedeutender. Abschreckende Beispiele sind hierbei Fälle mit Millionenbußgeldern bei der "Deutsche Wohnen" und "1&1". Zwar lagen den dortigen Fällen keine arbeitsrechtlichen Datenschutzverstöße zugrunde – die Parallelen zum Arbeitsrecht liegen jedoch auf der Hand: Wenn ein Unternehmen der Wohnungsbewirtschaftung mangels Implementierung und Umsetzung eines Löschkonzepts mit Bußgeldern sanktioniert wird, dürfte dies auch Unternehmen drohen, die noch Unterlagen von Bewerbern oder personenbezogene Daten zu ehemaligen Mitarbeitern gespeichert haben, ohne dass rechtliche Aufbewahrungspflichten dies gebieten.

Hinsichtlich der Sanktionen eines Verstoßes ist wie folgt zu differenzieren:

• Werden Dokumente aufbewahrt, obwohl sie nicht mehr aufbewahrt werden dürfen (Verstoß gegen Löschpflichten), so kann dies insbesondere einen Verstoß gegen das Datenschutzrecht darstellen (hierzu nachfolgend Abschn. 5.1).

• Werden Dokumente nicht aufbewahrt, obwohl sie aufzubewahren sind, richtet sich dies nach den jeweiligen spezialgesetzlichen Regelungen. Die Verstöße sind meist bußgeldbewehrt (hierzu nachfolgend Abschn. 5.2).

  Hinweis

  Personenbezogene Daten

  Auch personenbezogene Daten, die der Betriebsrat verarbeitet und bei sich speichert, unterliegen den Löschpflichten der DSGVO. Dabei ist zu beachten, dass auch soweit der Betriebsrat zur Erfüllung der in seiner Zuständigkeit liegenden Aufgaben personenbezogene Daten verarbeitet, der Arbeitgeber der für die Verarbeitung Verantwortliche i. S. d. datenschutzrechtlichen Vorschriften ist.

Folgende Sanktionen könne auf den Arbeitgeber bei Pflichtverletzung zukommen:

5.1 Verstoß gegen datenschutzrechtliche Löschpflichten (DSGVO und BDSG)

Maßgeblich im Bereich des Datenschutzrechts sind vor allem die Bestimmungen der Art. 82, 83 DSGVO.

Danach ziehen Ordnungswidrigkeitstatbestände^[1], die abhängig von dem jeweiligen formellen oder materiellen datenschutzrechtlichen Verstoß Bußgelder von bis zu 10 Mio. EUR oder 2 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes, bzw. bis zu 20 Mio. EUR oder 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes, nach sich – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Die Verhängung eines Bußgeldes und die Festlegung seiner Höhe findet nicht automatisch statt, sondern richtet sich vielmehr nach dem in Art. 83 Abs. 2 DSGVO enthaltenen Kriterienkatalog (z. B. Art, Schwere und Dauer des Verstoßes; Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung; vorsätzliche oder fahrlässige Begehung des Verstoßes, usw.).^[2]

Weiterhin haben die betroffenen Arbeitnehmer bei Verstößen gegebenenfalls einen Anspruch auf Schadensersatz. Umfasst sind sowohl materielle als auch immaterielle Schäden. Letztere ergeben sich vor allem aus einer etwaigen Verletzung der Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers und können zu erheblichen Schadensersatzsummen führen.

Praxis-Beispiel

Schadensersatz bei Foto- und Videoaufnahmen

Das LAG Baden-Württemberg hatte einem Arbeitnehmer wegen der unautorisierten Verwendung ihn betreffenden Bildmaterials in Video- und Fotoaufnahmen nach Ende des Anstellungsverhältnisses 10.000 EUR als Schadensersatz zugesprochen.^[3]

Neben den unionsrechtlichen Sanktionen sieht Art. 84 Abs. 1 DSGVO die Ausgestaltung weiterer Sanktionsvorschriften durch die Mitgliedstaaten vor. Diese müssen wirksam, verhältnismäßig und abschreckend sein. So steht bei vorsätzlicher Begehung das Vorliegen einer Straftat im Raum, die zu einer Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren führen kann.^[4]

Arbeitgeber sollten im Licht dieser schwerwiegenden Sanktionen sorgfältig darauf achten, die Zulässigkeit der Datenverarbeitung nach Art. 6 DSGVO und § 26 BDSG einzuhalten.^[5]

[1] Art. 83 Abs. 4–6 DSGVO.

[2] Willert in Weth/Herberger/Wächter/Sorge, XIII, Rz. 41.

[3] LAG Baden-Württemberg, Urteil v. 27.7.2023, 3 Sa 33/22, ArbRAktuell 2023 S. 522.

[4] § 42 BDSG.

[5] Willert in Weth/Herberger/Wächter/Sorge, XIII, Rz. 42.

5.2 Verstoß gegen gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Ein Verstoß gegen gesetzliche Aufbewahrungspflichten ist – abhängig von den spezialgesetzlichen Vorschriften – meist bußgeldbewehrt. Wichtige Beispiele hierfür sind:

• Verstöße gegen Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes werden mit einem Bußgeld von bis zu 500 EUR bestraft.^[1]
• Ein Verstoß gegen den Jugendarbeitsschutz ist mit bis zu 2.500 EUR bußgeldbewehrt.^[2]
• Ein Verstoß gegen das Mutterschutzgesetz ist ebenfalls mit einer Geldbuße von bis zu 2.500 EUR belegt.^[3]
• Verstöße gegen arbeitszeitrechtliche Aufbewahrungspflichten können mit einem Bußgeld von bis zu 15.000 EUR geahndet werden.^[4]
• Übertroffen wird dies noch vom Mindestlohngesetz, das mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 EUR droht.^[5]

Daneben ist zu beachten, dass die Verletzung der Aufbewahrungspflicht im steuerrechtlichen Bereich dazu führen kann, dass die Buchführung nicht als ordnungsgemäß anerkannt wird.^[6]

[1] § 16 Abs. 1 Nr. 6, Abs. 2 AÜG.

[2] § 59 Abs. 1 Nr. 9, 10 JArbSchG.

[3] § 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 2 MuSchG.

[4] § 22 Abs. 1 Nr. 9, Abs. 2 ArbZG.

[5] § 21 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 3 Mi...