Auftragsgrößenstruktur: Möglichkeiten der Optimierung - ... / 4.1 Arbeitsmappe "Zeit Ist"

Bei der Berechnung der Bearbeitungskosten ist die GmbH schrittweise vorgegangen. Zunächst wurde der Zeitaufwand erfasst, der für die Bearbeitung eines Auftrags in einer bestimmten Klasse regelmäßig anfällt. Die Zeiterfassung ist erforderlich, um im zweiten Schritt die eigentliche Kostenberechnung durchführen und die dominierenden Personalkosten hinreichend genau bestimmen zu können. Die Erfassung der Bearbeitungszeiten erfolgte mittels der Mappe "Zeit Ist" (s. Abb. 4).

Den Erhebungszeitraum (Zelle O4), das Bearbeitungsdatum (Zelle S4), die Auftragsklassen (Zellen B13–32) und die Bandbreite der Aufträge (Zellen C13–32) übernimmt das Arbeitsblatt automatisch der Mappe "Istanalyse" und lässt die Daten in der Regel unverändert. Es kann aber vorkommen, dass das Datum der Zeiterfassung vom Datum der vorgelagerten Istanalyse abweicht. Daher ist die Zelle in roter Schrift gehalten, um ein abweichendes Datum hinterlegen zu können.

Tragen Sie nun in die Zellen F12-M12 die Bandbreite der Bearbeitungszeiten in Minuten ein, innerhalb derer die meisten Aufträge erledigt werden. Die GmbH hat eine Bandbreite von 20–34 Minuten gewählt. Die Abstände zwischen den Bandbreiten betragen 2 Minuten. Innerhalb dieses Zeitraums werden über 99 % aller Aufträge bearbeitet.

Die Spalten 3 und 12 erfassen nach den Angaben der Auftragsbearbeitung und des Vertriebs – aktiv unterstützt vom Kostenrechner – die Aufträge, deren Bearbeitungszeiten kleiner bzw. größer ausgefallen sind als bei der Mehrzahl der Aufträge. Aus Vereinfachungsgründen und weil die Zahl der Aufträge, die unter bzw. über der gewählten Bandbreite liegen, im Normalfall sehr gering ausfällt, werden die Aufträge in diesen Spalten mit der Minutenzahl der jeweils vorherigen Spalten multipliziert. Im Fall der GmbH also mit 20 bzw. 34 Minuten. Die Anzahl Minuten übernehmen die Zellen E12 und O12 automatisch aus den Spalten F12 und M12; sie sind aber bei Bedarf veränderbar (Zellen mit roter Schrift). Die Zeiterfassung je Auftrag erfolgt dann in den Zellen E13–O32 (Spaltennummern 3–12). Spalte 13 errechnet den Mittelwert der Bearbeitungszeit je Klasse. Die Anzahl der erfassten Aufträge summiert Spalte 14 auf und stellt diese der Anzahl der in der Istanalyse erfassten Aufträge der Spalte 15 gegenüber. Im Idealfall, wie bei der GmbH, stimmen die Zahlen der Spalten 14 und 15 überein. Voraussetzung ist, dass die Isterhebung und die Zeitaufschreibung zeitgleich erfolgen. Eine absolute Übereinstimmung ist zwar kein Muss, es sollte aber darauf geachtet werden, dass sich die Zahlen zumindest in etwa entsprechen, damit es zu keinen größeren zufallsbedingten Abweichungen kommt. Im Textfeld der Zelle B34 hat der Kostenrechner eine kurze Erläuterung zur Vorgehensweise festgehalten.

Praxis-Tipp

Häufig haben die Personalkosten einen Anteil von 70–80 % an den Bearbeitungskosten, sodass sich die separate Erfassung der Zeiten aller Aufträge über einen bestimmten Zeitraum in jedem Fall lohnen sollte. Wenn es in Ihrem Betrieb aber zu unvertretbar hohem Erfassungsaufwand kommen sollte, genügt unter Umständen die Erfassung und Zuordnung der Bearbeitungszeit in Stichproben, z.B. Erfassung jedes zehnten oder zwanzigsten Auftrags. Vielfach ergibt sich so bereits ein hinreichend genaues Bild der erforderlichen Bearbeitungszeiten. Diese Schätzung sollten Sie dann im Abstand von drei oder sechs Monaten wiederholen, um Veränderungen festzustellen.

Je nach Branche oder Art der Tätigkeit können die Bearbeitungszeiten auch wesentlich größer oder kleiner sein als im vorliegenden Beispiel. Auch die Bandbreiten können selbstverständlich anders gewählt werden. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass die Eingabe der Zeiten unbedingt in Minuten erfolgt, damit die Mappe "Bearbeitungskosten" die Personalkosten richtig berechnet.

Abb. 4: Arbeitsmappe "Zeit Ist"

Praxis-Tipp

Bei der Zeiterfassung geht es nicht darum, die Bearbeitungszeiten für einen Auftrag möglichst exakt zu erfassen, sondern um die Feststellung, innerhalb welcher zeitlichen Bandbreite die Mehrzahl der Aufträge abgewickelt wird. Dazu genügt es in der Regel, dass Sie veranlassen, die Zeiten auf volle Minuten auf- bzw. abzurunden. Auch wenn der eine oder andere Auftrag so in eine andere Bandbreite fällt, entsteht meist keine Verschiebung, die Einfluss auf das Gesamtergebnis hat. Bezogen auf die Masse der Aufträge ergibt sich eine hinreichend genaue Erfassung der Bearbeitungszeiten. Auf Basis der so getätigten Zeiterfassung lassen sich später recht genaue Aussagen zur Höhe der Personalkosten treffen.