Auftragsgrößenstruktur: Möglichkeiten der Optimierung - ... / 7 Gegenüberstellung der Ergebnisse

Um einen schnellen und transparenten Ergebnisvergleich realisieren zu können, hat die GmbH die Mappen "Ergebnis" und "Grafik Ergebnis" konzipiert. Ziel ist es, sowohl den unmittelbar Beteiligten als auch den nicht direkt in die Arbeiten involvierten Entscheidungsträgern einen leichten Einstieg in die wichtigsten Ergebnisse der Auftragsstrukturanalyse zu ermöglichen.

7.1 Arbeitsmappe "Ergebnis"

Um den Erfolg der eingeleiteten Maßnahmen beurteilen zu können, ist es sinnvoll, die wichtigsten Unterschiede zwischen der Istanalyse bzw. der jeweils letzten Erhebung und der dann folgenden Wiederholung aufzuzeigen. Dies geschieht zunächst in der Mappe "Ergebnis" (s. Abb. 10) und anschließend in der Mappe "Grafik Ergebnis" (s. Abb. 11).

Abb. 10: Arbeitsmappe "Ergebnis"

In der Mappe müssen keine Eingaben getätigt werden. Alle Ergebnisse errechnen sich automatisch aus den bisherigen Einträgen. Der erste Block zeigt zunächst die wichtigsten Aussagen der Istanalyse und die entsprechenden Ergebnisse der jeweils letzten Wiederholung. Daneben ist in einem dritten Teil dargestellt, wie sich die Veränderungen bei der Auftragsstruktur auf das Betriebsergebnis auswirken. Zu sehen ist,

• dass sich im Fall der GmbH die Anzahl der Aufträge insbesondere in den ersten vier Klassen nachhaltig reduziert hat. Dafür ist der Anteil größerer Aufträge ab Klasse 8 gestiegen. Es wurden sogar drei weitere Größenklassen adressiert (Klassen 12–14).
• dass dies insgesamt positive Auswirkungen auf den Umsatz hat. Zwar ist er in einigen Klassen erwartungsgemäß zurückgegangen, aufgrund der gestiegenen Durchschnittswerte ist aber überwiegend eine Steigerung trotz Rückgang der Anzahl der Aufträge festzustellen.
• dass die Bearbeitungskosten in den ersten sieben Klassen teilweise deutlich zurückgehen, in den anderen Klassen dagegen leicht steigen. Unter dem Strich werden aber rund 70.000 EUR eingespart.
• dass das Ergebnis der GmbH durch die Verbesserung der Auftragsstruktur insgesamt um knapp 99.000 EUR gestiegen ist. Von diesem Wert müssen aber noch die Zusatzkosten für Werbung, Schulung und Beratung abgezogen werden (vgl. Mappe "Maßnahmen"). Dennoch verbleibt eine Ergebnisverbesserung von fast 37.000 EUR.
• dass ausgewählte Kennzahlen, anhand derer sich die Auswirkungen der Maßnahmen ebenfalls beurteilen lassen, die Darstellung abrunden.

Von besonderer Bedeutung für die Geschäftsleitung der GmbH ist zum einen der durchschnittliche Auftragswert, der deutlich zulegen konnte. Zum anderen ist das Verhältnis von Bearbeitungskosten zu erzieltem Umsatz ebenfalls nachhaltig gesunken. Dies bedeutet, dass nach Abschluss der Maßnahmen weniger Aufwand erforderlich ist, um einen Euro Umsatz zu erwirtschaften. Auch in dieser Mappe können in Zelle B56 ergänzende Kommentare eingegeben werden (blaue Schrift).

Praxis-Tipp

Die regelmäßige Überprüfung der Entwicklung Ihrer Auftragsstruktur sollte sich zu einem Teil des Tagesgeschäfts entwickeln. Dabei genügt es durchaus, wenn Sie eine Aktualisierung in Abständen von sechs oder zwölf Monaten vornehmen. So können Sie erkennen, ob und in welchem Umfang es Fort- oder Rückschritte gegeben hat und entsprechend handeln. Oft muss nur die Auftragserfassung an sich aktualisiert werden. Auf eine neue Zeit- und Kostenberechnung können Sie verzichten, wenn es in Ihrem Betrieb inzwischen keine deutlichen Veränderungen gegeben hat.

7.2 Arbeitsmappe "Grafik Ergebnis"

Die Mappe "Grafik Ergebnis" visualisiert die Ergebnisse der Gegenüberstellung (s. Abb. 11). Dies geschieht automatisch; es müssen keine manuellen Eingaben vorgenommen werden. Nur wenn Kommentare erwünscht sind, können diese in Zelle B40 eingegeben werden.

Praxis-Tipp

Vielfach ist es schwierig, den Entscheidungsträgern die Zusammenhänge zwischen Auftrags- und Kostenstruktur nahe zu bringen. Hier kann Ihnen die grafische Analyse wertvolle Hilfestellung leisten. Vor allem, wenn Sie darlegen wollen, dass in erheblichem Maß Arbeitszeit eingespart werden kann, die Sie zur Akquise größerer und Gewinn bringender Aufträge verwenden können (oder bereits konnten). Unterlegen Sie ggf. zusätzlich anhand von Rechenbeispielen, welche Ratio- und Umsatzpotenziale sich hinter einer Verbesserung der Auftragsgrößenstruktur verbergen. Gleichzeitig sollten Sie aber darauf achten, dass Sie nicht zu hohe Erwartungen wecken, da nicht alle Maßnahmen erfahrungsgemäß zum Erfolg führen werden. Sie müssen auch mit Rückschlägen rechnen.

Abb. 11: Arbeitsmappe "Grafik Ergebnis"

In der grafischen Analyse lässt sich sehr gut erkennen, dass im Fall der GmbH durch den Rückgang der Auftragshäufigkeit vor allem in den ersten vier Klassen die Bearbeitungskosten stark zurückgegangen sind (hier als positiver Wert dargestellt) und somit zur Verbesserung des Ergebnisses beigetragen haben. Parallel dazu hat sich der Umsatz in diesen Klassen teilweise rückläufig entwickelt (hier als negativer Wert dargestellt). Dennoch tragen fast alle Klassen zu einer Verbesserung des Gesamtergebnisses bei. Ab der Klasse 8 steigt auch der Umsatz deutlich an; die Kosten entwickeln sich stabil. Der Gewinnzuwachs ...