Auftragskalkulation mit Zwischen- und Nachkalkulation / 1 Gründe für mangelnde Rentabilität

Das Beispielunternehmen, das hier vorgestellt wird, bietet sowohl Waren als auch Dienstleistungen an. Das kann z. B. ein Handwerksunternehmen sein, das Fertigware einkauft und beim Kunden installiert als auch Rohware bezieht und in der eigenen Werkstatt weiterbearbeitet. Oder es kann sich um einen EDV-Dienstleister handeln, der sowohl Fertigware in Form von Kompletthardware und Software einkauft als auch diese nach Kundenwunsch individuell anfertigt und daneben auch reine Dienstleistungen wie Schulung und Einweisung sowie Individualprogrammierung durchführt. Die Excel-Vorlage lässt sich auf sehr vielfältige Unternehmensbranchen übertragen.

Das Tool kann sehr hilfreich sein, wenn ein Unternehmen zwar die einzelnen Aufträge mit ausreichendem Gewinn plant, es sich jedoch am Jahresende herausstellt, dass vom getätigten Gesamtjahresumsatz keine befriedigende Umsatzrentabilität übrig bleibt. Als mögliche primäre Ursachen kommen infrage:

• Die im Angebot geplanten Arbeitsstunden für den Projekt-Bereich wurden überschritten. Das Angebot kann aufgrund eines vom Kunden erstellten und ausgeschriebenen Leistungsverzeichnisses geplant werden, oder der Kunde schildert seine Wünsche und der potenzielle Auftragnehmer erstellt die Leistungsaufstellung (inklusive Material und Arbeitszeit) nach Sichtung der beim Kunden vor Ort herrschenden Gegebenheiten selber. Hier kann es entweder bereits in der Kalkulationsphase vorkommen, dass die anfallenden Arbeiten in ihrer Menge unterschätzt werden. Oder die ausführenden Mitarbeiter benötigen zu lange, z. B. aufgrund einer nicht effektiven Arbeitsausführung.
• Es wird nicht ausreichend auf gegebenenfalls zusätzlich anfallende Arbeiten geachtet. Mögliche Ursachen: Zusatzarbeiten wurden nicht als solche erkannt und vermeintlich als im vereinbarten Leistungsentgelt bereits enthalten angesehen, die Mitarbeiter haben sich keine explizite Beauftragung seitens des Kunden geben lassen oder der Kommunikationsfluss zwischen Ausführung und Büro ist mangelhaft.
• Der Verlust entsteht im Werkstattbereich, da dort die Arbeitszeiten regelmäßig überschritten bzw. der Arbeitsaufwand als zu niedrig in der Planung berücksichtigt wurde.

Um die Ursachen zu finden, muss jeder Auftrag einer Vor- und Nachkalkulation so unterzogen werden, dass 2 getrennte Bereiche separat abgebildet werden. Der eine Bereich bezieht sich auf das reine Projektgeschäft, wobei hierbei die immer wieder anfallenden Zusatzarbeiten (im Handwerk: Regie- oder Stundenlohnarbeiten) ebenfalls separat erfasst werden können. Der andere Bereich ist die reine Werkstattleistung. Wie Sie das Excel-Tool für die Ursachenforschung einsetzen, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.