Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 1.5 Kassenaufzeichnungen

1.5.1 Einzelaufzeichnungen

Auch für Kassen gilt: Die Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.^[1] Dies gilt grundsätzlich sowohl für offene Ladenkassen als auch für elektronische Kassensysteme.

Sofern Warenverkäufe an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung abgegeben und nicht mittels elektronischer Kasse aufgezeichnet werden, besteht keine Einzelaufzeichnungspflicht.^[2]

Gleiches gilt unter denselben Voraussetzungen für Dienstleistungen, wenn der Kundenkontakt auf die Bestellung und den Bezahlvorgang beschränkt ist, nicht jedoch wenn er der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausführung individuelle Einfluß nehmen kann (Stichwort Friseur).^[3]

[1] § 146 Abs. 1 Satz 1 AO.

[2] § 146 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 AO.

[3] AEAO zu § 146 AO, Tz. 2.2.6.

1.5.2 Tägliche Kassenaufzeichnungen nötig

Steuerpflichtige haben Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten.^[1] Dazu sind bei offenen Ladenkassen die Kasseneinnahmen wie folgt zu ermitteln:

	Gezählter Kassenendbestand
–	gezählter Kassenendbestand des Vortags
+	Barentnahmen
–	Bareinlagen
+	von der Kasse geleistete Einzahlungen aufs Bankkonto
–	in die Kasse eingezahlte Abhebungen vom Bankkonto
+	Ausgaben (lt. Belegen)
=	Tageseinnahmen

Bei elektronischen Kassen ist der tatsächliche Kassenbestand mit dem rechnerischen Bestand lt. Kassenstreifen / elektronischen Daten abzustimmen. Aufzubewahren sind alle elektronisch erstellten Unterlagen, z. B. alle Einzelbuchungen, Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte usw. Die Aufbewahrung hat in elektronischer Form zu erfolgen^[2]. Auf die fortlaufende Nummerierung der Endbons ist zu achten.

Achtung

Tagesendsummenbons reichen nicht (mehr) zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit

Die Kasseneinnahmen sind grundsätzlich einzeln zu erfassen, d. h. jeder Geschäftsvorfall muss separat aufgezeichnet werden. Die Zusammenfassung und Aufbewahrung in Tagesendsummen ist nicht (mehr) zulässig. Nur wenn kein elektronisches Kassensystem eingesetzt wird (sog. "offene Ladenkasse") entfällt im Einzelhandel die Pflicht zur Einzelaufzeichnung beim "Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung".^[3]

Wichtig

Kassen-Nachschau ohne vorherige Anmeldung

Finanzbeamte können ohne vorherige Anmeldung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsräume betreten und die Kassenführung überprüfen.^[4]

Vorhaltepflichtig sind neben den o. g. Punkten auch die Programmieranweisungen.

[1] § 146 Abs. 1 Satz 2 AO.

[2] § 146a Abs. 1 Satz 4 AO.

[3] § 146 Abs. 1 Satz 3 AO.

[4] § 146b Abs. 1 Satz 1 AO.

1.5.3 Zertifizierte Kassen

Seit dem 1.1.2020 müssen elektronische Kassen gem. § 146a Abs. 1 AO zertifiziert sein. So müssen elektronische Kassen zwingend ausgestattet sein mit

• Sicherheitsmodul,
• Speichermedium und
• einheitlicher digitaler Schnittstelle.

Elektronische Speicherkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, durften nur bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden.^[1]

[1] Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO.

1.5.4 Belegausgabepflicht

Werden Umsätze mit elektronischen Kassen aufgezeichnet, muss dem Kunden seit dem 1.1.2020 sofort ein Beleg ausgestellt werden.^[1] Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen kann das Finanzamt – auf Antrag (!) – von der Belegausgabepflicht befreien, sofern im Einzelfall eine persönliche oder sachliche Härte vorliegt.^[2] Die mit der Belegausgabe verbundenen Kosten gelten nicht als Härte.^[3]

[1] § 146a Abs. 2 Satz 1 AO.

[2] § 146a Abs. 2 Satz 2 AO.

[3] AEAO zu § 146a AO, Tz. 2.5.9.