Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 6 Aufzeichnungspflichten bei Betriebseinnahmen ...

Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Wolfgang Macht

6.1 Wareneingang: Es muss ein eigenes Buch geführt werden

Besondere Aufzeichnungen sind (u. U.) für den Wareneingang vorgeschrieben.

Der Wareneingang umfasst alle

Handelswaren,
Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (unabhängig davon, ob sie zur Herstellung von Fertigprodukten oder Weiterveräußerung verwendet werden),
Waren zur Be- oder Verarbeitung.

Dabei ist es unerheblich, ob die Waren für eigene oder fremde Rechnung^{^[1]} angeschafft werden.

Die Aufzeichnungen müssen die folgenden Angaben enthalten:^{^[2]}

Den Wareneingang aufzeichnen müssen:	Art der Aufzeichungen:
Land- und Forstwirte	entfällt
Gewerbetreibende
Tag des Wareneingangs oder Rechnungsdatum	Wareneingangsbuch, Liste oder geordnete Belegablage
Name und Anschrift des Lieferanten
Handelsübliche Bezeichnung der Ware
Preis
Beleghinweis
Selbstständig Tätige	entfällt

Tab. 10: Aufzeichnungspflichten beim Wareneingang

[1] Kommission: §§ 383 ff. HGB, Handelsmakler, Handelsvertreter: §§ 93 ff. HGB.

[2] § 143 Abs. 3 AO, § 146 Abs. 5 AO.

6.2 Warenausgang: Es ist auch ein eigenes Buch nötig

Auch für den Warenausgang sind (u. U.) besondere Aufzeichnungen zu führen.

Den Warenausgang aufzeichnen müssen:^{^[1]}
Buchführungspflichtige Land- und Forstwirte (Großhandel)	wie Großhandel
Gewerbetreibende – im Verkauf an Endverbraucher (= Einzelhandel)	entfällt
Gewerbetreibende – im Rahmen des Wiederverkaufs (= Großhandel)	auch Nichtbuchführungspflichtige
Selbstständig Tätige	entfällt

Tab. 11: Aufzeichnungspflichtige

Aufzuzeichnen sind beim Warenausgang:^{^[2]}	Art der Aufzeichnungen:
Tag des Warenausgangs oder Rechnungsdatum	Warenausgangsbuch
Name und Anschrift des Abnehmers	Liste oder geordnete Belegablage
Handelsübliche Bezeichnung der Ware
Preis
Beleghinweis
Alle Ziel-, Kredit-, Tausch- und Kompensationsgeschäfte	Debitorenkonto, Vermerke auf Aus- und Eingangsrechnungen
Alle Preisnachlässe	Debitorenkonto, Vermerke auf Aus- und Eingangsrechnungen

Tab. 12: Aufzeichnungspflichten beim Warenausgang

Praxis-Tipp

Preisnachlässe aufzeichnen

Zum Nachweis geringerer Aufschläge bzw. eines niedrigeren Gewinns sollten in jedem Fall – auch im Verkauf an Endverbraucher – Preisnachlässe aufgezeichnet werden (Liste, Sammeln von Etiketten, auf welchen Reduzierungen vermerkt sind).

[1] § 144 Abs. 1 u. Abs. 5 AO.

[2] § 144 Abs. 2 AO, § 144 Abs. 3 AO, § 146 Abs. 5 AO.

6.3 Nicht bzw. beschränkt abziehbare Betriebsausgaben: Gesondert zu buchen

Folgende Ausgaben erkennt das Finanzamt in jedem Fall nur als abziehbare Betriebsausgaben an, wenn diese auf gesonderten Konten gebucht bzw. gesondert aufgezeichnet worden sind:^{^[1]}

Ausgabeart	Aufzeichnung	Art der Aufzeichnung
Geschenke (Anschaffungs- / Herstellungskosten bis zu 35 EUR)^{^[2]}	Empfängernachweis (Name, Firma, Datum)^{^[3]}	für jede Gruppe ein gesondertes Konto, eine Spalte bzw. Liste oder ein Konto, eine Spalte, Liste, wenn Gruppenart ersichtlich
Bewirtungskosten (zu 70 %)^{^[4]}	Ort, Tag, Personen, Bewirtungsanlass; Rechnungen beifügen	für jede Gruppe ein gesondertes Konto, eine Spalte bzw. Liste oder ein Konto, eine Spalte, Liste, wenn Gruppenart ersichtlich
Aufwendungen für Gästehäuser zur Bewirtung und Beherbergung von Geschäftsfreunden an einem Ort außerhalb des Orts eines Betriebs des Unternehmers^{^[5]}	von abziehbaren Kosten sonstiger Gästehäuser (an Betriebssitzen) trennen	für jede Gruppe ein gesondertes Konto, eine Spalte bzw. Liste oder ein Konto, eine Spalte, Liste, wenn Gruppenart ersichtlich
Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segeljachten oder Motorjachten etc. und für damit zusammenhängende Bewirtungen^{^[6]}		für jede Gruppe ein gesondertes Konto, eine Spalte bzw. Liste oder ein Konto, eine Spalte, Liste, wenn Gruppenart ersichtlich
Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (unbeschränkt nur abzugsfähig, wenn Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung) (laufende Kosten und Kosten der Ausstattung)^{^[7]}	Kostenaufstellung und Aufzeichnungen über Nutzungszeit	für jede Gruppe ein gesondertes Konto, eine Spalte bzw. Liste oder ein Konto, eine Spalte, Liste, wenn Gruppenart ersichtlich
Sonstige unangemessene Aufwendungen, die die Lebensführung des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren^{^[8]}

Tab. 13: Aufzeichnungspflichten bei Betriebsausgaben

Als Geschenk gelten Zuwendungen, die betrieblich oder fast ausschließlich betrieblich veranlasst sind. Dabei ist es unerheblich, ob ein Gegenstand mit oder ohne Werbeaufdruck zugewendet wird.^{^[9]}

Kein Geschenk liegt vor, wenn es sich um einen (Streu-) Werbeartikel (Gegenstand mit Name / Firmenbezeichnung oder sonstigem Werbehinweis) handelt, der nicht individualisiert und / oder an einen bestimmten Empfängerkreis verteilt wird.^{^[10]}

[1] § 4 Abs. 7 EStG; R 4.11 EStR und H 4.11 EStH.

[2] § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG.

[3] Erleichterungen s. Text unterhalb der Tabelle.

[4] § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG.

[5] § 4 Abs. 5 Nr. 3 EStG

[6] § 4 Abs. 5 Nr. 4 EStG.

[7] § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG; BMF, Schreiben v. 6.10.2017, IV C 6 – S 2145/07/10002 :019.

[8] § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG.

[9] FG Baden-Württemberg, Urteil v. 12.4.2016, 6 K 2005/11.

[10] OFD Frankfurt am Main, Verfügung v. 27.2.2019, S 2145 A – 005 St 210.