Außenstände: Wie man als Unternehmer an sein Geld kommt / 2 Sofortmaßnahmen – Debitoren- und Kundenanalyse

2.1 Detaillierte Debitorenliste erstellen

Erste Voraussetzung zur Beeinflussung der Debitoren ist die genaue Kenntnis über Art und Höhe der jeweiligen Debitoren-Einzelposten. Jeder Einzelposten ist nach dem einzelnen Kunden, seiner Höhe und dem Entstehungstag aufzuschlüsseln. Diese Aufstellung kann durch weitere Daten ergänzt werden, z. B. Zahlungsziele, Sicherungsmittel usw. In kleineren Unternehmen wird diese Ermittlung vielfach noch manuell, ggf. mithilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen (z. B. Microsoft Excel), vorgenommen, immer häufiger jedoch – wie auch in mittleren und großen Unternehmen – mithilfe von Datenverarbeitungsprogrammen. Achten Sie bei der Auswahl von Finanzbuchführungsprogrammen darauf, dass eine detaillierte Auswertung der Debitoren (sowohl als Bildschirmauskunft wie als Listenausdruck) unbedingt vorhanden ist.

2.2 Kennzahlen helfen bei der Einschätzung der Situation

Um zu einer schnellen Einschätzung der aktuellen Debitorensituation in Unternehmen zu gelangen, ist die Verwendung von Kennzahlen hilfreich. Mögliche und praxisrelevante Kennzahlen sind beispielsweise die Debitorenumschlagshäufigkeit und das durchschnittliche Zahlungsziel in Monaten, die so ermittelt werden:

• Debitorenumschlagshäufigkeit = durchschnittlicher Umsatz : durchschnittliche Debitoren
• durchschnittliches Zahlungsziel in Monaten = durchschnittliche Debitoren : durchschnittlicher Umsatz

Um zu besseren Erkenntnissen zu gelangen, werden gleitende Mittelwerte angesetzt. Dabei werden die monatlichen Endbestände der Debitoren sowie die monatlichen Umsätze ermittelt. Die Werte von 3 aufeinander folgenden Monaten werden addiert und daraus der durchschnittliche Wert gebildet.

Praxis-Beispiel

Ermittlung von Kennzahlen

1. Debitorenumschlagshäufigkeit

Die Ermittlung der Debitorenumschlagshäufigkeit zeigt das Zahlungsverhalten der Kunden des Unternehmens an. Sie wird für eine bestimmte Periode (z. B. Monat, Quartal, etc.) durchgeführt. Mit der Kennzahl erhält das Unternehmen Auskunft über die Anzahl der Tage, die die Kunden vom Rechnungsausgang bis zum Zahlungseingang des Rechnungsbetrages in Anspruch nehmen. Dabei entspricht der Saldo den durchschnittlichen Außenständen (= offene Debitorenposten) zum Periodenende der gewählten Periode. In der Praxis wird häufig auch ein 3-Monats-Durchschnitt ermittelt.

Mit dieser Kennzahl wird die Effizienz des betrieblichen Mahnwesens bzw. Debitorenmanagement gemessen. Das Mahnwesen bzw. Debitorenmanagement des Unternehmens ist umso effizienter, je größer die Kennziffer der Umschlagshäufigkeit ist.

	Debitoren			Umsatz in TEUR
Monat	Monatsende	3 Monate	Durchschnitt	Monatsende	3 Monate	Durchschnitt
November	250			369
Dezember	269			371
Januar	294	813	271,0	392	1.132	377,3
Februar	280	843	281,0	370	1.133	377,7

Aus den vorgenannten Werten ergibt sich eine durchschnittliche Debitorenumschlagshäufigkeit von:

Monat Januar:	377,3: 271,0 = 1,39
Monat Februar:	377,7: 281,0 = 1,34

Die durchschnittliche Debitorenumschlagshäufigkeit ist geringfügig gesunken. Dies bedeutet eine leichte Verschlechterung.

2. Durchschnittliches Zahlungsziel

Für die Berechung der Zahlungszieltage werden die Salden bzw. der 3-Monats-Durchschnitt zum Umsatz der gleichen Periode bzw. des 3-Monats-Durchschnitts in Bezug gesetzt. Die Zahlungszieltage errechnen sich aus der Formel:

DSO =	Perioden-Saldo bzw.3-Monats-Durchschnitt	× 30
	Periodenumsatz bzw.3-Monats-Durchschnitt

Monat Januar:	271,0: 377,3 × 30 = 21,55 Tage
Monat Februar:	281,0: 377,7 × 30 = 22,20 Tage

Das durchschnittliche Zahlungsziel hat sich geringfügig erhöht und damit verschlechtert.

In der Praxis findet man auch den Begriff DSO-Analyse (DOS = Days Sales Outstanding).

Um die Risiken (Wagnisverluste) aus uneinbringlichen und zweifelhaften Forderungen zu erkennen, kann man weiterhin folgende Kennzahlen bilden:

1. (Zweifelhafte Debitoren × 100) : (durchschnittlicher) Umsatz

Steigt die Kennzahl, so bedeutet dies, dass mit höheren Zahlungsausfällen zu rechnen ist. Dies lässt sich dann anschließend durch die folgende Kennzahl belegen:

2. (Uneinbringliche Debitoren × 100) : (durchschnittlicher) Umsatz

Gegenmaßnahmen müssen bereits ergriffen werden, wenn sich die 1. Kennzahl verschlechtert oder über dem Durchschnitt vergleichbarer Unternehmen liegt.

2.3 ABC-Analyse der Kunden – je höher der Anteil an der Gesamtforderung, desto höher das Ausfallrisiko

Ein weiteres Hilfsmittel zur Analyse der Debitoren bietet die ABC-Analyse. Die ABC-Analyse ist ein Ordnungsverfahren, mit dem eine große Anzahl von Daten bewertet werden kann. Durch die Auflistung der Debitoren der Einzelkunden lassen sich deren prozentuale Anteile an den Gesamtdebitoren ermitteln:

Je größer der Anteil eines Einzeldebitors (A-Debitor) an den Gesamtdebitoren ist, desto höher ist das Ausfallrisiko einzuschätzen.

Praxis-Tipp

Für jeden Kunden ein eigenes Kundenkonto anlegen

Aus Sicht der Debitorenanalyse sollten Sie in der Buchhaltung keine Diversen-Konten führen, sondern grundsätzlich für jeden Kunden ein eigenes Konto einrichten.

Der Erkenntniswert lässt sich weiter steigern, wenn zu den Debitoren auch die Umsätze der Einzelkunden herangezogen werden. Darüber hinaus lässt sich noch der Debitorenfaktor ermitteln, d...