Benford- und Chi-Quadrat-Test / Prüfungsvorbereitung des Betriebsprüfers mit IDEA

Die Prüfungsvorbereitung des Prüfers erfolgt auch mit IDEA auf die klassische Art, weil der Prüfer i. d. R. die Fibu-Daten-CD erst bei Prüfungsbeginn annimmt. Wird eine Betriebsprüfung anberaumt, wird i. d. R. vorab ein Fragebogen zugeschickt. Dieser kann auf freiwilliger Basis ausgefüllt und dem Prüfer zurückgegeben werden. Werden die Fragen beantwortet, werden darin Angaben über das Buchhaltungs- und Archivierungssystem gemacht, den Umfang und Stand der elektronischen Bearbeitung in der Unternehmensorganisation usw. Dieser Fragebogen beinhaltet jedoch keine Daten, die einer elektronischen Plausibilitätsprüfung (Benford- bzw. Chi-Quadrat-Test) unterworfen werden können.

Für die Vorbereitung stehen somit den Prüfern sämtlicher Prüfungsdienste lediglich die aktenkundigen Daten zur Verfügung (Bilanzen, GuV, Einnahmen-Überschussrechnungen, Anlagespiegel, Steueranmeldungen und die entsprechenden Steuererklärungen). Anhand dieser Daten kann der Prüfer seine Vorbereitung lediglich in "klassischer Form" ausführen. Allerdings können diese klassischen Überprüfungsmethoden elektronisch abgearbeitet werden. Für versierte Excel-Anwender ist es unproblematisch, diesbezüglich Makros zu erstellen.

Die aktenkundigen Daten werden im Rahmen der Vorbereitung manuell im jeweiligen Tabellenkalkulationsprogramm erfasst (klassisch eingetippt). Diese Daten sind für die mathematischen Plausibilitätsprüfungen nicht tauglich.

Prüfungsbeginn

Die elektronische Prüfung beginnt mit dem Import der Buchhaltungsdaten in das Analyseprogramm IDEA. Mit vollzogenem Import können sämtliche Analysemöglichkeiten der Software durchgearbeitet werden.

Sowohl Datenimport wie auch jegliche Analyseschritte werden von IDEA protokolliert und sind auch im Nachhinein nachvollziehbar. Ein Anrecht auf Aushändigung dieses Protokolls hat der Unternehmer jedoch nicht.

Anwendung der mathematischen Plausibilitätsroutinen

Für die Prüfer sämtlicher Prüfungsdienste gibt es keine Richtlinie oder sonstige Vorschrift, wann, bei wem und wie er die mathematischen Überprüfungsroutinen anzuwenden hat. Die Anwendung sowohl von Benford- als auch Chi-Quadrat-Tests bleibt dem Prüfer nach eigenem Ermessen und individueller Notwendigkeit überlassen.

Erscheint das Unternehmen unauffällig, wird der Prüfer i. d. R. zu Beginn das Journal oder die Kontenblattbuchungen prüfen. Dabei werden i. d. R. zuerst alle Soll- und Haben-Buchungen beiden Plausibilitätsroutinen unterzogen. Treten hierbei Auffälligkeiten zutage, tastet sich der Prüfer mit den entsprechenden Plausibilitätskontrollen weiter. Er wird sehen, ob er einen bestimmten Bereich "einkreisen" kann oder ob die auffälligen Werte sich über die komplette Buchhaltung erstrecken, in dem dass verschiedene Kontenkreise mittels IDEA extrahiert, verglichen usw. und durch Benford- und/oder Chi-Quadrat-Tests überprüft werden. Am Ende dieser "Prozedur" steht die normale Belegsichtung und -prüfung.

Erscheint ein Betrieb schon bei der Vorbereitung in bestimmten Bereichen überprüfungswürdig, wird der Prüfer diese Punkte zuerst manuell überprüfen. Hat er seine Auffälligkeiten falsifiziert oder verifiziert, wird er i. d. R. die verbliebenen Datensätze und Bereiche ebenfalls einer allgemeinen Plausibilitätskontrolle unterziehen.

Individuelle (mathematische) Plausibilitäten

Individuell kann bedeuten, dass bestimmte Sparten mit den spezifischen Bereichen einer Plausibilitätsprüfung unterzogen werden. Individuell kann aber auch bedeuten, dass von verschiedenen Sparten bestimmte Bereiche (z.B. Bareinnahmen) zu überprüfen sind.

I. d. R. wird ein Prüfer in Betriebssparten mit maßgebenden oder ausschließlichen Bareinnahmen diese mittels des Benford-Tests auf Plausibilität überprüfen. Wendet er jedoch den Benford-Test auf die Daten des Kassenkontos in der Finanzbuchhaltung an, ist das Ergebnis i. d. R. auffällig. Das rührt daher, dass im Kassenkonto der Finanzbuchhaltung die Tageseinnahmen summarisch eingebucht werden. Hat das Unternehmen einen relativ konstanten Geschäftsgang, greift die Benford'sche Ziffernverteilung nicht. Es kommt zu einem auffälligen Ergebnis.

Ein anders Ergebnis liefert die Überprüfung des elektronischen Kassenbuchs. Das unterliegt mit den vielfältigsten Einnahmen der Benford'schen Regel und darf zu keinen Auffälligkeiten führen. Bei Auffälligkeiten wird das gesamte Kassenbuch i. d. R. auf Kassenfehlbeträge abgesucht.

Will oder kann der Prüfer nicht die primären (Ur-)Einnahmedaten mittels eines Benford-Tests überprüfen, steht ihm die Möglichkeit offen, daraus abgeleitete Werte mittels eines Chi-Quadrat-Tests zu überprüfen. Im Klartext wird der Prüfer in einer solchen Situation das Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerkonto dem Chi-Quadrat-Test unterwerfen, um so mögliche Auffälligkeiten zu überprüfen.

Jeder einzelne Kontenbereich und jedes einzelne Konto kann beiden Plausibilitätsprüfungen unterzogen werden. Insofern kann der Prüfer auch seine Prüfungsschwerpunkte relativ einfach und schnell abprüfen.