Beratungsfeld Vermögensberatung / 2.2 Grundsätzlicher Ablauf von Beratungsaufträgen – der Beratungskreislauf

Beratung ist grundsätzlich als Kreislauf zu verstehen. Je nach Beratungsanlass sind dabei die einzelnen Schritte unterschiedlich stark ausgeprägt.

Grafik 2: Beratungskreislauf

2.2.1 Kompetenz-Vertrauen schaffen und Ziele setzen

Um einen Auftrag zu generieren, muss der Mandant Vertrauen in die Kompetenz des Steuerberaters zur Fragestellung haben. Neben dem persönlichen Knowhow und dem persönlichen Auftreten, kann dies durch Maßnahmen des Marketings unterstützt werden wie z. B. die Erstellung von Flyern mit dem Beratungsangebot.

Die Festlegung des Beratungsziels ist wesentliche Grundlage des Auftrags. Wenn man nicht weiß, wohin man will, wird man nicht ankommen können. Die Zieldefinition ist auch wichtig, um den Umfang des Auftrags einschätzen zu können und zu begrenzen. Im Rahmen der Auftragsdefinition sollte darauf geachtet werden, dass keine Erwartungslücke hinsichtlich des Auftragsumfangs zwischen Mandant und Steuerberater entsteht.

Praxis-Beispiel

Verantwortlichkeit für die Bewertung von Vermögensgegenständen

Mandanten erwarten teilweise, dass der Steuerberater die Verantwortung für die Bewertung der Vermögensgegenstände auch gegenüber fremden Dritten wie z. B. Banken übernimmt. Dies kann der Steuerberater im Rahmen eines normalen Honorars für eine private Vermögens- und Finanzplanung jedoch nicht leisten. Selbstverständlich kann für jede Immobilie ein gesondertes Wertgutachten erstellt werden. Kosten und Nutzen stehen aber im Regelfall für den Mandanten in keinem angemessenen Verhältnis. Normalerweise genügt es daher völlig, die durch den Mandanten angegebenen Vermögenswerte nach bestem Wissen einer logischen Prüfung zu unterziehen. Eine Dritthaftung durch den Steuerberater kann dennoch nicht übernommen werden. Dieser Aspekt ist – wenn er im Vorfeld offensiv angesprochen wird – völlig unproblematisch. Probleme können nur dann entstehen, wenn die unterschiedlichen Erwartungshaltungen nach Berichtsausfertigung zu Tage treten.

Darüber hinaus sollte der Umfang der Leistung genau bestimmt sein, damit der Mandant den Nutzen kennt und weiß, was er für das vereinbarte Honorar erwarten darf: Damit kann der Steuerberater das Honorar zutreffend kalkulieren. Die Checkliste zur Auftragsdefinition gibt Hinweise darauf, welche besonderen Aspekte zu beachten sind.

2.2.2 Ist-Zustand erfassen

Die Datenerhebung ist im Regelfall die zeitintensivste Arbeitsphase einer Planung.^[1] Unter dem Gesichtspunkt einer effizienten und wirtschaftlichen Erstellung ist deshalb ein besonders hohes Augenmerk auf die organisatorischen Aspekte zu legen. Deshalb sollte zu jedem Beratungsthema eine Checkliste der notwendigen Daten vorliegen. Die zu berücksichtigenden Daten lassen sich grundsätzlich in zwei Kategorien einteilen:

a) Planungseckdaten

Planungseckdaten legen die Rahmenbedingungen der Planungsrechnung fest. Es handelt sich hierbei im Wesentlichen um Einschätzungen, die für die logische Fortentwicklung der Planung benötigt werden. Diese Daten sind gemeinsam mit dem Mandanten zu ermitteln. Wesentliche Planungseckdaten sind bei den meisten Beratungsanlässen:

• Inflationserwartung
• Planungshorizont
• Einschätzung der zukünftigen Zinsentwicklung
• Einschätzung von zukünftigen Wertentwicklung z. B. Immobilien

Bei der Ermittlung der Planungseckdaten sollte der Steuerberater darauf achten, dass er diese Daten vor Beginn der Datenerfassung gemeinsam mit dem Mandanten festlegt. Dadurch stellt er sicher, dass sich der Mandant mit den späteren Planungsergebnissen identifizieren kann.

Im Hinblick auf die spezielle Definition der Dienstleistung aus Sicht des Steuerberaters ist es besonders wichtig, dass es sich hier um globale Einschätzungen handelt.

b) Vermögens-, Finanz- und Steuerdaten des Mandanten

Diese Daten ergeben sich sowohl aus Wertnachweisen wie Darlehensverträgen, Versicherungsscheinen, Mietverträgen etc., als auch aus Einschätzungen des Mandanten wie z. B. die Einschätzung der zu erwartenden Instandhaltungskosten einer bestimmten Immobilie im Planungszeitraum.

Bei der Ermittlung dieser Daten sind interne Quellen wie Einkommensteuererklärungen und Dauerakten heranzuziehen. Zusätzlich werden auch Informationen aus externen Quellen wie aktuelle Ablaufwerte von Kapital-Lebensversicherungen benötigt. Eine gute Organisation und die Kenntnis über die typischen Informationsquellen bestimmter Daten können dabei eine wesentliche Effizienzsteigerung bewirken.

Ebenso ist eine weitgehende Digitalisierung in der Kanzlei hilfreich. So lassen sich viele Dokumente wie Versicherungsverträge, Darlehensverträge in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ablegen und verwalten, die dann wiederum direkt digital in der Finanzplanungssoftware verarbeitet werden können. Damit werden die Datenerfassung und die Erfassungskontrolle wesentlich einfacher und effizienter.

Die Datenerfassung sollte idealtypisch erst beginnen, wenn alle notwendigen Daten vorhanden sind. Dies gestaltet sich i. d. R. wesentlich effizienter, als eine sukzessive Erfassung. Voraussetzung ist hierbei eine gute Kenntnis über die benötigten Daten. Diese Kenntnis hat sehr viel mit der Routin...