Berichte pyramidal strukturieren: Management Reports emp ... / 3.2.2 Schluss mit dem Standard – unterschiedliche Ergebnisse spezifisch konkretisieren oder begründen

Unterschiedliche Ergebnisse benötigen unterschiedliche Kommunikation

Die bisherigen Beispiele haben die Kernaussage stets konkretisiert. Die parallelen Teilaussagen haben genauer erläutert, wie sich die Umsätze entwickelt haben. Diese Konkretisierung ist hilfreich, wenn das Publikum die Aussage grundsätzlich positiv oder neutral aufnimmt. Das mag bei der Kernaussage noch der Fall sein. Spätestens bei der unbefriedigenden Performance der Molkereiprodukte wird es mit dem Wohlwollen des Empfängers ein Ende haben. Hierzu fragt der Empfänger zunächst warum?

Mit zwei pyramidalen Argumentationsprinzipien spezifisch kommunizieren

Weiteres Herunterbrechen der Aussage in parallele Teilaussagen hilft zur Begründung nicht weiter. Man mag damit das Problem immer genauer lokalisieren. Eine logisch schlüssige Begründung ergibt sich daraus aber nicht. Deshalb kennt die pyramidale Struktur zwei grundsätzliche Konstruktionsmöglichkeiten: Während die pyramidale Gruppe mit ihren parallelen Teilaussagen die Kernaussage konkretisiert, dient die pyramidale Kette der zwingenden Beweisführung (s. Abb. 5).

Abb. 5: Die pyramidale Struktur nutzt zwei logische Muster, um die Kernaussage spezifisch zu untermauern

Mit der pyramidalen Kette die Kernaussage zwingend begründen

Die pyramidale Kette leitet aus zwei Teilaussagen eine neue ab. Es entsteht eine dritte Aussage, die die Kernaussage oben bestätigt. Der Empfänger nimmt die Kernaussage zunächst als Behauptung wahr. Erst am Ende der Kette ist der Beweis erbracht. Für die Kette muss der Controller seine etablierten parallelen Denkmuster zurückstellen.

Gemeinsamen Bezug herstellen und eindeutige Schlussfolgerung ableiten

Die Entwicklung pyramidaler Ketten ist logisch höchst anspruchsvoll: Zwei Teilaussagen müssen so geschickt miteinander verknüpft werden, dass sich die Schlussfolgerung logisch zwingend ergibt. Es dürfen keine anderen Schlussfolgerungen möglich sein. Genauso logisch, wie eins plus zwei gleich drei ergibt, müssen die beiden Prämissen zur Schlussfolgerung führen. Ein klarer Bezug zwischen beiden Teilaussagen ist Voraussetzung für eine zwingende Kette. Doch es gibt unzählige Kombinationen von zwei Aussagen, aus denen sich logisch gar keine oder nicht die gewünschte Schlussfolgerung ergibt (s. Abb. 6).

Die einzelnen Teilaussagen weiter untermauern

Selbst wenn dem Autor eine zwingende Verknüpfung gelingt, bleibt die Kette dennoch höchst anfällig: Kann das Publikum auch nur eine der beiden Prämissen nicht nachvollziehen oder gar widerlegen, bricht die Schlussfolgerung in sich zusammen. Daher bedürfen auch die Teilaussagen weiterer Detaillierung, um einem kritischen Publikum standzuhalten. Hierfür unterfüttert der Controller seine Aussagen wiederum mit beweiskräftigen Rohdaten. Bei komplexen Themen entstehen sehr umfangreiche Kombinationen von Gruppen und Ketten (s. Abb. 7).

Abb. 6: Die pyramidale Kette verknüpft zwei Teilaussagen, um die Kernaussage zu begründen

Abb. 7: Für umfangreiche Kommunikationsvorhaben werden Gruppen und Ketten kombiniert