Berichtswesen / 4 Gestaltung von Berichtssystemen

Die einzelnen Berichte sind zu einem System zu integrieren. Ein Berichtssystem ist die an dem betrieblichen Informationsbedarf ausgerichtete geordnete Struktur aller Berichte. Die Struktur des Berichtssystems muss der Struktur des Planungs- und Kontrollsystems des Unternehmens angepasst sein. Im Grunde bildet das Berichtssystem das Planungs- und Kontrollsystem ab. Der Informationsfluss in Form von Managementberichten begleitet den Planungs- und Kontrollprozess.

Das Berichtssystem kann nach einem oder mehreren Ordnungsprinzipien aufgebaut sein. Der Aufbau des Berichtssystems berücksichtigt in der Regel folgende drei Aspekte:

• Zeitliche Frequenz (wöchentliche, monatliche oder jährliche Berichte),
• Phasen im Managementprozess (Planungs- oder Kontrollberichte),
• Organisationsebenen (Berichte für unteres, mittleres oder Top-Management).^[1]

Ein in der Unternehmenspraxis durchaus etabliertes Instrument zur Definition des Berichtssystems sowie der dazugehörigen Standards für die Berichtserstellung ist ein sog. Reporting-Handbuch. In diesem unternehmensinternen Dokument werden bspw. Ziele der Berichterstellung, Datenquellen und IT-Systeme, Berichtstypen, Erstellungsfrequenzen, Standards im Hinblick auf die Darstellung und Visualisierung von Informationen und Berichtsvorlagen beschrieben und festgelegt.^[2]

Nach der Abhängigkeit vom Auslöser des Berichtes können drei Klassen von Berichtssystemen unterschieden werden:

• generatoraktive,
• benutzeraktive sowie
• Dialogsysteme.

Generatoraktive Berichtssysteme

Bei den generatoraktiven Systemen gehen die Art und die Struktur der Berichte vom Berichtswesen selber aus. Es bestimmt Berichtsinhalt, -form und -zeitpunkt. Derartige Systeme stellen eine konstante, umfassende sowie systematische Informationsbereitstellung sicher und schaffen so den Führungskräften in den verschiedenen Unternehmensbereichen einen einheitlichen Informationsstand. Generatoraktive Berichtssysteme eignen sich für Standard- und Abweichungsberichte.

Benutzeraktive Berichtssysteme

In benutzeraktiven Systemen löst der Verwender durch Anfragen an das System die Berichtserstellung aus. Diese Form ist daher vor allem für Bedarfsberichte geeignet. Die Herausforderung besteht hierbei darin, die Infrastruktur zu schaffen, damit die individuellen Bedarfe in kürzestmöglicher Zeit zu minimalen Kosten befriedigt werden.

Dialogsysteme

Dialogsysteme stellen eine Kombination aus generator- und benutzeraktiven Systemen dar, wobei das Schwergewicht auf der Eigenschaft benutzeraktiv liegt. Die moderne Dialogführung erfolgt EDV-gestützt via Bildschirm (Lotsensysteme). Der Benutzer wird mittels Dialog mit dem Generator, der beratende Hilfestellung bietet, durch den gesamten Prozess der Informationserzeugung und -aufbereitung geführt. Die Kommunikation zwischen Generator und Benutzer erfolgt zumeist in Form eines Mensch-Computer-Dialoges. Je nach Niveaustufe kann der Dialogführung ein Expertensystem hinterlegt werden. Die Dialogsysteme beginnen bei einfachen Abfragesystemen mit Standardabfragen und gehen bis hin zu komplizierten Informationserzeugungsprozessen, unter Nutzung komplexer Datenbanken und anspruchsvoller Prognose- und Entscheidungsmodelle.^[3]

[1] Vgl. Horváth/Gleich/Seiter, 2015, S. 331.

[2] Vgl. Botthof, 2018, S. 21 ff.

[3] Vgl. Küpper et al., 2013, S. 233 ff.