Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 2.1 Einheitlichen Wissens- und Informationsstandstand sicherstellen

In der Praxis ist häufig zu beobachten, dass sich Führungskräfte nicht mit allen Aspekten der Betriebswirtschaft und der Unternehmenssteuerung auskennen. Selbst wenn dies der Fall ist, werden gleiche Begriffe häufig unterschiedlich interpretiert. Wenn man das Berichtswesen nicht nur als zentrales Informationsmedium, sondern auch als wichtiges Kommunikationswerkzeug im Unternehmen begreift, bietet sich hier die Chance, mit einfachen Mitteln bei allen Beteiligten einen gleichen Wissensstand herzustellen.

Glossar

Dazu kann beispielsweise an das Ende eines klassischen Papierberichts oder auf einer bestimmten Seite in einem elektronischen Bericht ein Glossar wichtiger Begriffe, deren Bedeutung und Aussagekraft eingerichtet werden. Zu vielen Begriffen aus der Betriebswirtschaft, aber auch zu Abgrenzungen innerhalb des Betriebes, gibt es unterschiedliche Darstellungsmöglichkeiten. Als Beispiele sollen hier nur die Zusammensetzung des Cashflow, die Berechnung der Produktivität, der Zeitraum, in dem ein Produkt noch als "neu am Markt" gilt oder die Einordnung von Produkten als "Cash-Cows", "Dying-Dogs" usw. im Rahmen der Portfolio-Analyse, genannt werden. Aber auch damit jeder weiß, was beispielsweise der Unterschied zwischen Eigenkapital-, Gesamtkapital- und Umsatzrendite ist, lohnt sich die Einrichtung eines erklärenden Glosssars.

Das Glossar bietet damit nicht nur die Möglichkeit, einen gleichen Kenntnisstand herzustellen. Es kann gleichzeitig als Ausgangspunkt für wichtige Diskussionen über Abweichungsursachen und Steuerungsmaßnahmen dienen (Wodurch kann eine Verbesserung der Eigenkapitalrendite erreicht werden? Welche Stellgrößen müssen wie verändert werden, wenn man den Cashflow verbessern möchte? Ist eine Erhöhung des Outputs in jedem Fall sinnvoll? Usw.).

Damit alle vom Gleichen reden

Vor allem diejenigen Mitarbeiter, die sich nicht regelmäßig mit betriebswirtschaftlichen Aspekten beschäftigen, profitieren von solchen Diskus­sionen überproportional. Das Glossar kann darüber hinaus auch wertvolle Hilfestellung leisten, wenn es darum geht, mögliche Berichtsinhalte mit externen Partnern abzustimmen, weil man auch hier nicht immer "die gleiche Sprache spricht", wie am Beispiel des Cashflows zu sehen ist: In einem Unternehmen wird lediglich mit einer einfachen Form gearbeitet, bei der der Jahresüberschuss der Ausgangspunkt der Betrachtung ist und nur Abschreibungen, Rückstellungen und Investitionen berücksichtigt werden. In einem anderen Betrieb oder bei der Hausbank wird mit einer umfangreicheren Formel gearbeitet, bei der auch Wertberichtigungen zu Forderungen, Einstellungen in den Sonderposten mit Rücklageanteil oder Veränderungen des Bestandes an Verbindlichkeiten einbezogen werden. Das Glossar kann somit Ausgangspunkt für eine schrittweise Einigung bzw. Annäherung sein.

Wie sich ein Glossar für das Berichtswesen einfach umsetzen lässt, ist in der folgenden Abbildung 1 in einem kurzen Auszug zu sehen.

Abb. 1: Beispiel für ein Glossar (Auszug)

Erweiterung um Anhang

Oft lohnt sich auch die Erstellung eines weiteren Anhangs, in dem alle im Bericht vorkommenden Abkürzungen aufgelistet werden. So lassen sich Redundanzen und eventuelle Missverständnisse beim Lesen und Interpretieren der Berichte vermeiden (Bedeutet MK nun Materialkosten oder doch Mehrkosten? Heißt QM Qualitätsmanagement oder Qualitätsmangel? Usw.). Die Verwendung von eindeutigen und jedem Empfänger bekannten Abkürzungen schafft zudem Platz auf den einzelnen Berichten für wichtigere Darstellungen. Allerdings sollte sich die Verwendung von Abkürzungen allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit grundsätzlich in engen Grenzen halten.