Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung

Einführung

Berichtswesen und Kennzahlen haben die Aufgabe, Geschäftsleitung, Führungskräfte, Mitarbeiter und interessierte Dritte über ausgewählte und wichtige Sachverhalte des Betriebes gezielt zu informieren. Dabei wird vor allem in kleinen und mittelständischen Betrieben zu einem großen Teil auf selbst erstellte Lösungen mit Microsoft-Produkten, etwa Excel und/oder Powerpoint, zurückgegriffen. Aber auch professionelle Standard-Berichtssoftware kommt immer stärker zum Einsatz.

Unabhängig davon, welche Lösung vom Unternehmen verwendet wird, verführt der Leistungsumfang der Werkzeuge dazu, Berichte, Darstellungen und Abbildungen unbeabsichtigt mit Zusatzinformationen, Clip-Arts oder anderen grafischen Elementen zu überfrachten. Zwar zeigt der Ersteller der Berichte auf eindrucksvolle Art und Weise, dass er den Umgang mit der jeweiligen Software beherrscht. In der Folge geht aber ein Großteil der eigentlich wichtigen Aussagen verloren und erreicht die Empfänger nicht.

Ein gutes Berichtswesen zeichnet sich im Wesentlichen durch drei Dinge aus: Erstens: strikte Ausrichtung an den Wünschen der Empfänger. Zweitens: Neben der Darstellung der Entwicklung in der Vergangenheit werden mögliche Abweichungen, geeignete Steuerungsmaßnahmen und ein Ausblick auf die voraussichtliche Entwicklung bis zum Ende der laufenden Periode gezeigt. Drittes: Beschränkung auf möglichst wenige zentrale Aussagen und Darstellungen.

Um diese Zielsetzung zu erreichen und die Empfänger dazu zu bewegen, die bereitgestellten Informationen intensiv zu nutzen und mit ihnen zu arbeiten, sollten Kostenrechnung und Controlling mit den Adressaten gemeinsam an der Konzeption eines spezifischen Berichtswesen arbeiten.

1 Ziele, Aufgaben und Anforderungen

Neben Planung, Überwachung und Steuerung ist das Berichtswesen, Reporting oder Monitoring eine zentrale Aufgabe der Kostenrechnung und des Controllings. Das Kernziel des Berichtswesens ist die individuelle Information interner und externer Berichtsempfänger. Interne Empfänger sind Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter. Als externe Adressaten kommen vor allem Banken, Lieferanten oder Berater in Betracht. Das klassische Berichtswesen ist darauf ausgerichtet, überwiegend interne Adressaten mit Informationen zu versorgen. Die Ausrichtung auf externe Empfänger erfordert häufig eine andere Strukturierung und Aufbereitung der Daten. Vor allem im Rahmen von BASEL II werden die Banken und in einigen Fällen auch externe Rating-Agenturen als wichtige externe Adressaten künftig eine größere Rolle spielen.

1.1 Ziele und Aufgaben

Das Berichtswesen ist das zentrale betriebliche Informations- und Kommunikationselement von Kostenrechnung und Controlling. In ihm werden zunächst die wichtigsten Entwicklungen und Sachverhalte des Unternehmens aus der jeweils abgelaufenen Periode, etwa des vergangenen Monats, dargestellt. Mindestens ebenso wichtig wie die Präsentation dieser Daten ist der Ausblick auf die Zukunft: Was bedeutet eine bestimmte Entwicklung in der Vergangenheit für die Zukunft? Was kann getan werden, um eine gute Entwicklung weiter zu unterstützen bzw. was ist erforderlich, um einen negativen Trend abzumildern oder zu beenden? Hat es in der Vergangenheit in dieser Sache schon einmal Schwierigkeiten gegeben und wie wurde damit umgegangen? Gibt es Entwicklungen in unterschiedlichen Bereichen, die sich gegenseitig (positiv oder negativ) beeinflussen? Usw.

Das Berichtswesen ist grundsätzlich ein hoch individuelles Instrument und orientiert sich streng an den Erfordernissen eines einzelnen Betriebes und den Wünschen seiner Führungsmannschaft. Es sollte die Adressaten auch nicht ausschließlich mittels Papier oder EDV mit Informationen versorgen, sondern es sollte unbedingt regelmäßig durch Präsentationen abgerundet und ergänzt werden. Für die Durchführung der Präsentationen sind ebenfalls Kostenrechnung oder Controlling verantwortlich. Erst durch den ständigen und systematischen Kontakt zu den Adressaten ist es möglich, das Reporting so zu gestalten und zu verändern, wie es von Geschäftsleitung und Führungskräften verlangt wird. Das Ziel der regelmäßigen Information ist es schließlich nicht nur, Schwachstellen und Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen. Genauso entscheidend ist das Gelingen, in einem ständigen gemeinsamen Dialog aller Bereiche Maßnahmen zu finden und umzusetzen, um die Schwachpunkte beseitigen und die vorhandenen Stärken ausbauen zu können. Außerdem soll das Reporting helfen, Trends und Entwicklungen möglichst früh zu erkennen, um ggf. präventiv tätig zu werden.

Praxis-Beispiel

Verkaufszahlen

Wenn beispielsweise die Verkaufszahlen und/oder Preise bei einem Produkt rückläufig sind, wissen Vertrieb und Geschäftsleitung zwar meistens davon. Allerdings ist es nicht selbstverständlich, dass die Entwicklung davon automatisch Kenntnis erhält und sich mit den Vertriebsleuten und der Produktion zusammensetzt, um rechtzeitig ein Nachfolgeprodukt zu entwickeln oder das bestehende Erzeugnis in seinen Leistungsmerkmalen nachhaltig zu verbessern.

1.2 Anforderungen und Rahmenbedingungen

Um die Ziele erreichen zu könn...