Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, HGB ... / 3.1 Einreichungsfrist (Abs. 1a Satz 1)

Rz. 90

Die offenlegungspflichtigen Unterlagen nach Abs. 1 Satz 1 sind spätestens ein Jahr nach dem Abschluss des Gj, auf das sie sich beziehen, an die das Unternehmensregister führende Stelle zu übermitteln. Sofern die Unterlagen nach Abs. 1 Nr. 2 (Rz 49) nicht innerhalb dieser Frist vorliegen, sind sie "unverzüglich" nach ihrem Vorliegen offenzulegen.

Rz. 91

"Unverzüglich" ist unter Rückgriff auf § 121 Abs. 1 Satz 1 BGB i. S. v. "ohne schuldhaftes Zögern" auszulegen. Da die gesetzlichen Vertreter verpflichtet sind, für eine ordnungsgemäße Organisation des Rechnungswesens zu sorgen, sind strenge Anforderungen zu stellen. Es ist zu erwarten, dass diese Organisationsmaßnahmen dazu führen, dass zeitnah zur Vorlage an die Gesellschafter offengelegt wird. In der Praxis wird diese Frist häufig überschritten. So sollen noch im Jahr 2011 rund 57 % der Unt ihre Abschlüsse erst im ersten Quartal des übernächsten Gj erfüllen.

Rz. 92

Fraglich ist, wie diese Regelung auszulegen ist, wenn die Umstellung eines Gj erfolgt. Hier kann der nächste Abschlussstichtag durchaus deutlich früher als innerhalb der nächsten zwölf Monate erreicht werden. M. E. ist davon auszugehen, dass in diesen Fällen auf das ursprüngliche Ende des folgenden Gj unter Vernachlässigung der Änderung des Abschlussstichtags abzustellen ist. Andernfalls könnte eine so zeitnahe Einreichung verlangt werden, dass die gesetzlichen Vertreter gar nicht in der Lage wären, diese Pflicht zu erfüllen. Außerdem ist kein Grund ersichtlich, warum die Umstellung eines Gj und die damit verbundene Einführung eines Rumpf-Gj zu einer veränderten Offenlegung führen sollte. Unabhängig davon fallen die in Rz 49 genannten Dokumente, die sich auf das Rumpf-Gj beziehen, auch unter die Offenlegungspflicht.

Rz. 93

Die im Gesetz genannten Fristen sind nicht verlängerbar. Vielmehr führt deren Überschreitung zu Sanktionen (Rz 176 ff.). Hierbei ist es möglich, Sanktionen auch dann zu verhängen, wenn zwar die absolute Frist von zwölf Monaten (bei Abs. 4: von vier Monaten) gewahrt ist, aber keine "unverzügliche" Vorlage vorgenommen wird. Allerdings dürfte in diesen Fällen dem Bundesamt für Justiz der Nachweis der verspäteten Vorlage schwerer fallen. Damit wird der Zielsetzung des Gesetzgebers nach einer zeitnahen Information Rechnung getragen. Dies gilt insb. auch in den Fällen, in denen der Steuerberater mit der Erstellung und Offenlegung der Bilanz beauftragt wurde und für steuerliche Zwecke eine Fristverlängerung gewährt wird.^[1] Seit den Änderungen durch das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens (Rz 47) werden solche Verlängerungen nur noch unter den Voraussetzungen des § 110 AO gewährt, sodass diese Frage für die Praxis deutlich an Bedeutung verloren hat.

Rz. 94

Die in der Praxis zu beobachtende Tendenz der vollständigen Ausschöpfung der Zwölf-Monatsfrist kann vor dem Hintergrund der Zielsetzung der Norm als diskutabel eingestuft werden, da diese auf eine zeitnahe Offenlegung abzielt. Gleichwohl ist sie nach dem Gesetzeswortlaut zulässig und mit dem Handlungsmaßstab eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters zu vereinbaren.^[2]

Rz. 95

§ 236 AktG enthält eine Spezialvorschrift, die in Fällen der vereinfachten Kapitalherabsetzung nach §§ 229ff. AktG vorsieht, dass der Jahresabschluss erst offenzulegen ist, wenn die vereinfachte Kapitalherabsetzung gem. § 324 AktG im Handelsregister (HR) eingetragen ist. Damit sollen unterschiedliche Informationen über die Höhe des Eigenkapitals vermieden werden. Durch diese Regelung kann es auch zu einer Überschreitung der Zwölf-Monatsfrist (in den Fällen des Abs. 4: der Vier-Monatsfrist) kommen. Wird zusammen mit der Kapitalherabsetzung eine Kapitalerhöhung beschlossen, darf die Offenlegung erst vorgenommen werden, wenn auch diese im HR eingetragen ist. Damit wird dem Umstand Rechnung getragen, dass diese Kapitalmaßnahmen erst mit ihrer Eintragung im HR wirksam werden.

Rz. 96

Nach seinem Wortlaut suspendiert § 236 AktG die Offenlegung "des Jahresabschlusses". Sinn und Zweck der Regelung gebieten es, diesen Begriff für Zwecke dieser Norm in Abweichung von dem in Rz 60 ff. dargestellten Verständnis weiter zu interpretieren.^[3] Deshalb müssen hierunter alle offenlegungspflichtigen Unterlagen verstanden werden, in denen das Eigenkapital ausgewiesen wird. Andernfalls würde die vom Gesetzgeber intendierte Zielsetzung nicht erreicht.

Rz. 97

Für die GmbH enthält § 58a Abs. 4 GmbHG eine dem § 236 AktG entsprechende Regelung für den Fall der vereinfachten Kapitalherabsetzung gem. §§ 58a ff. GmbHG. § 58f Abs. 3 GmbHG sieht einen Aufschub für die vereinfachte Kapitalherabsetzung mit anschließender Kapitalerhöhung vor.

Rz. 98

Durch das BilRUG ist insoweit eine Änderung vorgenommen worden, weil sich das "unverzüglich" (Rz 91) nicht mehr auf alle offenlegungspflichtigen Unterlagen bezieht, sondern nur auf den Fall, dass Unterlagen i. S. v. Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 nicht innerhalb der Frist nach Abs. 1a Satz 1 vorgelegt werden können.

Rz. 99

Sofern ein ...