Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, HGB ... / 5.2 Ort der Buchführung

Rz. 60

Das HGB trifft keine Regelung, an welchem Ort die nach §§ 238ff. HGB vorgeschriebene Buchführung erfolgen muss. Deshalb bestehen handelsrechtlich keine Bedenken, die Buchführung bei Dritten oder im Ausland vornehmen zu lassen, wenn dort die handelsrechtlichen und sonstigen deutschen gesetzlichen Vorschriften sowie die GoB eingehalten werden.

Rz. 61

Zur Sicherung der Besteuerung hat jedoch der Steuergesetzgeber in § 146 Abs. 2 Satz 1 AO vorgeschrieben, dass die Handelsbücher grds. in Deutschland zu führen und aufzubewahren sind. Dies gilt nach § 146 Abs. 2 Satz 2 AO nicht für ausländische Betriebsstätten, wenn nach ausländischem Recht Bücher zu führen sind und der Kfm. dieser Pflicht nachkommt.^[1] Mit dem Jahressteuergesetz 2009 hatte der Gesetzgeber diese Vorschrift gelockert und § 146 Abs. 2a AO eingefügt, nach dem – auf Antrag – die elektronischen Bücher und sonstigen elektronischen Aufzeichnungen in einem anderen EU-/EWR-Staat geführt werden dürfen, wenn mit diesem Staat eine Amtshilfevereinbarung besteht und der Zugriff der FinVerw auf die Buchführungsdaten sichergestellt ist.^[2] Mit dem Jahressteuergesetz 2010 hat der Gesetzgeber auch die Verlagerung der elektronischen Bücher und sonstigen elektronischen Aufzeichnungen in Länder außerhalb der EU/EWR zugelassen und die Zustimmung der ausländischen Stelle zum Datenzugriff gestrichen.

Die Vorschrift erlaubte und erlaubt nur die Verlagerung der elektronischen Bücher und der sonstigen elektronischen Aufzeichnungen, nicht jedoch die Verlagerung der Papierdokumentation. Immerhin ermöglicht die Vorschrift es damit bspw. internationalen Konzernen, ihre weltweite Buchführung auf einem ausländischen Server zu speichern.

Praxis-Beispiel

Ein ausländischer, börsennotierter Konzern setzt eine internationale Buchführungssoftware ein, die bei den Tochtergesellschaften einheitlich zum Einsatz kommt. Sämtliche Daten der elektronischen Buchführung liegen auf einem Server in den USA, die Buchhalter der weltweiten Tochtergesellschaften greifen über einen Cloud-Zugang darauf zu. Handelsrechtlich bestehen gegen eine Lagerung der elektronischen Buchhaltungsdaten in den USA normalerweise keine Bedenken.

Steuerlich darf die Lagerung der elektronischen Buchführung in den USA nur mit Zustimmung des Finanzamts erfolgen. Papierbelege müssen weiter in Deutschland aufbewahrt werden. Deren Lagerung in den USA ist steuerlich unzulässig; mit dem ersetzenden Scannen bzw. den elektronischen Rechnungen wird diese Beschränkung faktisch bedeutungslos.

[1] Vgl. Störk/Lewe, in Beck Bil-Komm., 13. Aufl. 2022, § 238 HGB Rz 138 ff.

[2] Vgl. Lange/Regnier, DB 2009, S. 1256 f.