Beschäftigtendatenschutz: Social Media und E-Mail-Nutzung / 2.3 Rechtslage bei Verbot der privaten Nutzung

Ist die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts durch das Unternehmen verboten und wird die Einhaltung des Verbots stichprobenartig kontrolliert, finden die Vorschriften des TTDSG und damit das Fernmeldegeheimnis keine Anwendung.

Folglich sind bei der Überwachung und Kontrolle "nur" die datenschutzrechtlichen Vorschriften einzuhalten. Dabei ist insbesondere dem in § 26 Abs. 1 BDSG statuierten Prinzips der "Erforderlichkeit" in höchstem Maße Rechnung zu tragen. Nur wenn eine Einsichtnahme in den E-Mail-Verkehr das "letzte Mittel" darstellt, darf diese erfolgen.

Kontrolle ohne Einwilligung der Mitarbeiter

Sollte eine Kontrolle des E-Mail-Accounts notwendig werden, ohne dass eine Einwilligung vom Betroffenen eingeholt werden kann bzw. konnte, so sollten die folgenden Punkte bei der Kontrolle Beachtung finden.

Checkliste zum rechtskonformen Umgang mit einer Kontrolle des E-Mail-Accounts

Die folgende Checkliste berücksichtigt die möglichen Lösungsansätze zu einem rechtskonformen Umgang mit einer Kontrolle des E-Mail-Accounts. Sie kann aber mangels einer obergerichtlichen Entscheidung letztlich keine abschließende Rechtssicherheit bieten, sondern lediglich das Vorgehen mit dem geringst möglichen Risiko aufzeigen.

• Vor Öffnung des Accounts Rücksprache zum individuellen Fall mit dem Datenschutzbeauftragten und ggf. dem Compliance-Beauftragten halten
• Prüfung der Dringlichkeit: Kann eine Rückkehr des Betroffenen wirklich nicht abgewartet werden? Kann er auch nicht erreicht werden, um eine zumindest mündliche Einwilligung zu erlangen?
• Öffnung des Accounts mindestens im 4-Augen-Prinzip unter Beteiligung des Datenschutzbeauftragten und/oder des Betriebsrats und der Unternehmensleitung
• Sichtung der Inhalte sollte erfolgen (a) unter Vermeidung der Öffnung trotz Verbots enthaltener, offensichtlich privater E-Mails und (b) unter möglicher Beschränkung auf das Thema, das Anlass der Öffnung ist
• Verwendung – also Weiterleitung bzw. Ausdrucken – nur von dienstlichen E-Mails, die im Kontext mit der dringlichen Angelegenheit stehen

Bei der anschließenden Verarbeitung der gewonnenen Daten ist darauf zu achten, dass die "gewonnenen Erkenntnisse" nur und ausschließlich für den Zweck, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, verarbeitet werden. Sollen die Daten beispielsweise im Rahmen eines Kündigungsverfahrens genutzt werden, dürfen diese nur hierfür verarbeitet werden und sind nach Abschluss des Kündigungsverfahrens (z. B. bei Einigung oder Rechtskraft eines Urteils) entsprechend zu löschen oder zu vernichten.