Best Practice: Erstgespräch zum Einstieg in die digitale Buchhaltung

Zusammenfassung

Durch die mediale Verbreitung der Themen Digitalisierung bzw. digitale Transformation und der Notwendigkeit diesen Weg zu gehen, ist es noch leichter als vor 2-3 Jahren die Mandanten vom Einsatz digitaler Werkzeuge zu überzeugen. Oft werden moderne Lösungen gezielt angefragt.

Vorbereiten mit einem Erstgespräch

In einem ersten Termin, oft auch per Videokonferenz, lernen wir den Mandanten und dessen Unternehmen kennen, wir fragen nach den kaufmännischen Prozessen, um einen Überblick zu erhalten, wo Daten für die Buchhaltung bereits in digitaler Form (WaWi-Programm oder DMS) vorliegen und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Dies dient der Vorbereitung auf den Nachfolgetermin, bei dem die kaufmännischen Prozesse und Abläufe im Unternehmen genau analysiert werden, um die bestmögliche Lösung zu finden. Eines der Hauptziele ist es, Medienbrüche zu erkennen und zukünftig zu vermeiden.

Analyse der Prozesse beim Mandanten

Hat sich der Mandant entschieden, unsere Kanzlei zu beauftragen, findet ein "Kick-off-Meeting" vor Ort statt. Bei diesem 1-2 stündigen Termin werden die dortigen Mitarbeiter eingebunden, die mit der Vorbereitung/Aufbereitung der Buchhaltung, dem Zahlungsverkehr und dem Personalwesen betraut sind.

Die Besprechung der Abläufe, wie z. B. die Rechnungsprüfung, Erfassung/Vorbereitung der Zahlungsträger etc., gibt Aufschluss darüber, wo es noch Medienbrüche gibt, z. B. wenn digital erhaltene Rechnungen oder bereits digitalisierte Rechnungen noch im Original oder als gedruckte Version durch die einzelnen Abteilungen zur Prüfung und Freigabe laufen oder wenn Zahlungsträger im Online-Banking noch vollständig händisch erfasst werden.

Zudem schauen wir uns an, wo Schnittstellen genutzt werden können – gerade, wenn bereits ein Warenwirtschafts- oder Rechnungsschreibungsprogramm im Einsatz ist. In diesen Fällen ist zu vermeiden, dass die Daten nachträglich nochmals händisch erfasst werden müssen. Dies ist fehleranfällig und unnötig. Da unsere Kanzlei DATEV nutzt, gibt es häufig bereits programmseitig Schnittstellen, die nach der Eingabe einiger weniger Parameter direkt genutzt werden können.

Für den Fall, dass es einmal keine Schnittstelle gibt, bietet die DATEV eine Schnittstelle im ASCII-Format, insoweit können auch Exporte aus Datenbanken so formatiert werden, dass diese in DATEV eingespielt werden können. Wir haben uns hierfür ein eigenes Tool programmiert. Es gibt aber auch Anbieter am Markt, die hierfür Lösungen anbieten. Das Problem der fehlenden Belegbilder lässt sich mit Programmen wie z. B. "Beleg2Buchung" von der DATEV lösen.

Im Idealfall bietet das Programm, z. B. lexoffice oder candis, die Möglichkeit, DATEV Connect Online zu nutzen. Bei dieser Schnittstelle kann der Mandant per Smartcard oder SmartLogin die Buchungen direkt mit dem verknüpften Belegbild übergeben.

Alle Programme/Abläufe werden grob skizziert dokumentiert, sodass kanzleiintern eine Abstimmung mit unserer EDV-Abteilung erfolgen kann, welche Lösungen zielführend sind. Dieses Grundgerüst dient auch als Basis bei der späteren Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

Besprechung und Auswahl passender Lösungen

Haben wir uns einen Überblick verschafft, besprechen wir zunächst intern die verschiedenen Software-Möglichkeiten und Anwendungsszenarien. Ziel hierbei ist immer, dass möglichst ohne erneute Medienbrüche gearbeitet wird, sprich digitale Daten sollen dort abgegriffen werden, wo sie entstehen. Dadurch lassen sich die Prozesse verschlanken, sodass der Mandant nicht das Gefühl hat, er oder seine Mitarbeiter müssten mehr Zeit investieren.

Denn oft ist die Sorge in den Erstgesprächen, dass mehr Zeit investiert werden muss. I. d. R. ist aber genau das Gegenteil der Teil der Fall, z. B. durch die Nutzung der per OCR ausgelesenen Belegdaten für die automatische Erstellung von Zahlungsträgern.

Wir haben uns ca. 1 Jahr intensiv mit den bereits bestehenden Lösungen rund um das von uns genutzte Programm Unternehmen Online beschäftigt, denn u. E. sollte sich der Mandant nicht an die Lösung anpassen müssen, sondern die Lösung sollte zu den Abläufen des Mandanten passen. Hierdurch können wir den Mandanten verschiedene ergänzende Lösungen bieten, bei denen wir wissen, wie diese funktionieren.

Hier ein paar Beispiele:

• Digitalisierung von Belegen: DATEV Belegtransfer, candis, dropscan
• Abruf digitaler Belege: invoicefetcher, getmyinvoices
• Archivierung digitaler Belege: DATEV Unternehmen Online, CompuDMS (CompuSME), Docuware
• Erstellung von Rechnungen/Angeboten/WaWi: DATEV Auftragswesen online, lexoffice, easybill, sevdesk, scopevisio
• Zahlungsverkehr (mit Belegzuordnung): DATEV Bank online, lexoffice
• Auswertungen: DATEV Controlling Report mobil, kontool

Für die Kommunikation mit dem Mandanten nutzen wir i. d. R. GoToMeeting. Für die Fernwartung nutzen wir entweder das Programm Teamviewer oder das Fernbetreuungs-Modul der DATEV.

Bestellung und Administration von Unternehmen Online

Steht das Konzept, bestellt das EDV-Team das Programm DATEV Unternehmen Online, sowie die gewünschte Anzahl an mIdentitys (Hardware-Token) bzw. SmartLogins (App). Hierbei arbeiten wir mit ProCheck Listen und Arbeitshilfen, um z. B. die Vergabe von Rec...