Betriebliches Vorschlagswesen: Mitarbeiterideen systemat ... / 2.3 Schritt 3: Vorschläge in Bezug auf Nutzen und Umsetzbarkeit bewerten

Der Ideenkoordinator muss in Rücksprache mit Einreicher und ggf. Vorgesetztem jeden Vorschlag zeitnah bewerten. Zeitnah bedeutet, dass die Bewertung möglichst innerhalb von höchstens 5–10 Arbeitstagen erfolgt, um dem Mitarbeiter zu zeigen, dass etwas passiert.

Verfügen die genannten Personen nicht über ausreichendes Fachwissen, sind sie in der Bewertung unterschiedlicher Meinung und können keinen Konsens erzielen oder handelt es sich um zu komplexe Vorschläge, sollte die Idee in größeren Betrieben an ein Gremium zur Bewertung und Entscheidung weitergeleitet werden. In diesem Gremium sollten Beschäftigte aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens sitzen, um eine ausgewogene Bewertung treffen zu können. In kleinen Unternehmen muss der Geschäftsführer oder Inhaber diese Rolle übernehmen und entscheiden; ggf. muss in sehr komplexen Fällen zusätzlich ein Gutachten eingeholt werden.

Wird das Gremium eingeschaltet, verlängert sich die Bearbeitungszeit. Da im Gremium mehrere Personen aus unterschiedlichen Bereichen sitzen sollten, ist es in der Regel wenig effektiv, es fallweise zusammenzurufen. Bewährt haben sich feste Intervalle in Abständen von z. B. 2–3 Monaten, bei denen dann alle bis dahin vorliegenden Vorschläge behandelt werden.

Wird das Gremium benötigt, bedeutet das für den Einreicher, dass er einen abschließenden Bescheid im Extremfall erst nach mehreren Monaten erhält. Auch diese Zusammenhänge müssen im Vorfeld klar kommuniziert werden. So weiß jeder, dass eine längere Bearbeitungszeit nicht auf fehlenden Willen zurückzuführen ist. Am besten ist es den Einreicher darüber zu informieren, wenn der Vorschlag an das Gremium geht oder ein Gutachten eingeholt werden muss. Gleichzeitig sollte man dem Einreicher den nächsten Sitzungs- und Entscheidungstermin des Gremiums bzw. das voraussichtliche Datum für die Gutachtenerstellung mitteilen, um unnötige Nachfragen oder Demotivation zu vermeiden. Das gilt auch, wenn man aus anderen Gründen die intern vereinbarte Frist für eine Antwort nicht einhalten kann.

Praxis-Tipp

Externen Sachverständigen unkompliziert beiziehen

Mit der Begutachtung betraute Mitarbeiter/Vorgesetze sollten berechtigt sein, im Zweifel einen Sachverständigen für die weitere Prüfung hinzuzuziehen, ohne sich umständlich um Genehmigungen kümmern zu müssen.

Achtung: Hierzu sollten Unternehmen zwingend die Kosten- und Budgetfragen klären. Zusatzaufwand sollte lediglich für die Begutachtung und weitere Bearbeitung der Vorschläge beim Ideenkoordinator oder im Gremium entstehen. Nicht zuletzt muss die Relation von Kosten und zu erwartendem Nutzen gegeben sein.

2.3.1 Kosten-Nutzen-Einschätzung vornehmen

Jeder Vorschlag kann mithilfe einer einfachen Kosten-Nutzen-Übersicht bewertet werden. Dazu bietet es sich an, sowohl für den Nutzen als auch die Kosten zunächst mit einem einfachen "Ja-Nein-Schema" zu arbeiten.

2.3.2 Nutzen beschreiben

Der Nutzen kann z. B. mithilfe der Punkte Problemrelevanz, Dringlichkeit oder konkreten Nutzen-Wirkungen spezifiziert werden. Innerhalb dieser "Überschriften" können Kriterien definiert werden, mit denen eine Konkretisierung möglich ist. Bei der Nutzenwirkung können das z. B. Einsparungen bei Personal- oder Materialkosten oder Mehrumsätze sein.

2.3.3 Nutzenklassen zur schnelleren Wiederauffindbarkeit aufstellen

Außerdem sollten Sie prüfen, ob sich die Vorschläge sinnvoll in "Nutzenklassen"einteilen lassen, wie z. B. Erlösverbesserungen, Einsparungen, Verkürzung von Bearbeitungszeiten, Prozessverbesserungen, Sicherheit oder Mitarbeiterzufriedenheit. Mithilfe der Einteilung sind eine leichtere Suche und ein besseres Auffinden von Vorschlägen in der Ideendatenbank möglich.

2.3.4 Kosten und Aufwand beschreiben

Die Kosten- bzw. Aufwandseinschätzung kann z. B. mithilfe der Punkte Realisierbarkeit, Vereinbarkeit mit Vorschriften, Kosten/Investitionen sowie Umsetzungsanforderungen vorgenommen werden. Auch hier sollten Sie mit Kriterien für die weitere Konkretisierung arbeiten. Bei den Kosten können Sie z. B. Personal-, Material- oder andere Kosten separat aufführen.

2.3.5 Für die grundlegende Einordnung genügen Schätzungen

Für eine erste Bewertung ist es meist nicht erforderlich mit konkreten EUR-Werten zu arbeiten, sondern es genügt eine grundlegende Einschätzung vorzunehmen. Dabei gilt: Je mehr "Ja-Antworten", desto eher sollte es eine Umsetzungsempfehlung für einen Vorschlag geben. Bei einem positiven (Erst-)Bescheid sollten Sie versuchen, den Nutzen Schritt für Schritt zu konkretisieren und ihn auch in Geldeinheiten zu bewerten. Bei besonders werthaltigen oder komplexen Vorschlägen müssen Sie zusätzlich prüfen, ob es eine detaillierte Bewertung oder eine Investitionsrechnung geben soll. Fehlen Daten und Informationen, um eine Bewertung abzuschließen, sollten Sie versuchen diese systematisch nachzuerheben.

Eine Beispielbewertung zeigt das Tabellenblatt "Bewertung" der Excel-Anwendung Betriebliches Vorschlagswesen.