Betriebliches Vorschlagswesen: Mitarbeiterideen systemat ... / 5 Praxisfall + Lösung

5.1 Problemstellung

Peter Dahmen ist Inhaber eines Maschinenbauunternehmens mit 30 Mitarbeitern. Zu seinen Kunden gehören v. a. Firmen aus der Automobil-, Elektro- und Medizintechnikbranche. Sein Betrieb läuft gut, auch weil ihn seine Mitarbeiter immer wieder auf Möglichkeiten aufmerksam machen, wie er z. B. die Produktqualität oder die Kundenbetreuung verbessern kann. Ein Beschäftigter spricht ihn konkret darauf an, ob es nicht möglich sei dieses Engagement der Beschäftigten zu fördern und zu honorieren. Dieser Auffassung seien auch andere Kollegen. Dahmen überlegt, ob es möglich ist ein einfaches Vorschlagswesen einzuführen. Er will ein Konzept entwickeln, von dem alle Beteiligten profitieren. Daher bittet er den kritischen Mitarbeiter und 2 weitere Beschäftigte, sich mit ihm gemeinsam um eine Lösung zu kümmern. Die Beteiligung der Mitarbeiter ist Dahmen wichtig, weil es aus seiner Sicht so leichter ist,ein Konzept zu entwickeln, das alle im Betrieb akzeptieren.

5.2 Lösung

Nach mehreren Treffen wurde folgende Lösung erarbeitet: Innerhalb von 4 Wochen soll ein standardisiertes Formular entworfen werden, das jeder Mitarbeiter, der Verbesserungsvorschläge hat und hierfür eine Prämie erhalten will, ausfüllen muss. Es soll zwei Vorschlagskategorien geben:

• eine mit einem zählbaren monetären Nutzen,
• eine mit einem nicht-monetären Nutzen.

Unabhängig davon, in welche Kategorie ein Vorschlag fällt, soll dieser prämiert werden. Die Beschäftigten sollen bei monetär zu bewertenden Vorschlägen 2 % der jährlich erzielbaren Einsparungen bzw. Umsatz- oder Gewinnverbesserungen erhalten, mindestens 20 EUR maximal 500 EUR. Der monetäre Nutzen soll vereinfacht wie folgt berechnet werden:

Einsparung/Umsatz- oder Gewinnsteigerung minus Kosten für die Umsetzung.

Da sich der nicht-monetäre Nutzen nur schätzen lässt, soll hier ein einfaches Punktwertverfahren zur Anwendung kommen. Die eingereichten Vorschläge werden vom Team in drei Nutzenkategorien eingeteilt: Gering, Mittel, Hoch. Für jeden Vorschlag wird eine unterschiedlich hohe Basisprämie von 20, 50 und 100 EUR gezahlt. Für die Einstufung der Anwendungsmöglichkeit gibt es 1, 2 und 2,5 Punkte. Auch die Umsetzbarkeit und der Realisierungsaufwand werden mit gering, mittel und hoch eingeschätzt. Hier werden je 2, 1,5 und 1 Punkt vergeben.

Die Prämienberechnung ergibt sich, wenn die Basisprämien mit den erreichten Punktwerten multipliziert werden. Im besten Fall kann ein Mitarbeiter bei den nicht-monetären Vorschlägen also ebenfalls 1.000 EUR erreichen (100 × 2,5 × 2 × 2).

Abb. 4: Maximal mögliche nicht monetäre Prämie im Betrieb Dahmen

Alle Beteiligten sind sich darüber klar, dass es in beiden Kategorien kaum zu einem absolut genauen Wert kommen kann, weil immer auch auf Schätzungen zurückgegriffen werden muss. Daher wird beschlossen, dass bei der Prämienberechnung und -bewertung Einigkeit im Team herrschen muss; alle müssen den Berechnungen zustimmen, ansonsten muss neu kalkuliert werden.

Der Geschäftsführer und 2 Mitarbeiter wollen sich alle 2 Monate am 1. Freitag zusammensetzen und über eine Prämierung der eingereichten Vorschläge entscheiden.

Außerdem sollen alle Mitarbeiter, deren Vorschläge nicht prämiert worden sind und die mindestens 5 Vorschläge eingereicht haben, einen "Initiativbonus" von 100 EUR pro Jahr erhalten.

Alle prämierten Vorschläge werden unter Nennung des Vorschlagenden und des Sparvolumens einmal pro Quartal als E-Mail-Bericht an alle Beschäftigten verschickt. Diese Maßnahme soll nicht nur zeigen, dass es sich für die Mitarbeiter lohnt, gute Vorschläge einzureichen. Sie soll auch dazu beitragen, dass sich das Thema in den Köpfen der Beschäftigten langfristig festsetzt.

Zudem wird eine Vorschlagsdatenbank eingerichtet, in die alle zur Bewertung eingereichten Vorschläge aufgenommen werden.