Betriebs- und Geschäftsausstattung / 3 Abgrenzungsfragen: Welche Kriterien geprüft werden müssen

3.1 Reparatur/Instandhaltung

Aufwendungen für Betriebs- und Geschäftsausstattung können aktivierungspflichtig sein oder als Betriebsausgaben behandelt werden; z. B. im klassischen Fall des Erhaltungsaufwands. Werden Teile eines Vermögensgegenstands der Betriebs- und Geschäftsausstattung ersetzt, wird nach ständiger Rechtsprechung Erhaltungsaufwand angenommen. Dies wäre z. B. beim Austausch eines (defekten) Motors eines höhenverstellbaren Bürotisches der Fall.

Hinweis

Spezielle Aufwandskonten für Reparaturen und Instandhaltungen

Die meisten Kontenrahmen sehen für Reparatur- und Instandhaltungsaufwendungen von Betriebs- und Geschäftsausstattungen spezielle Aufwandskonten vor. In den gängigsten DATEV-Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sind dies insbesondere die Konten 4805 (SKR 03) und 6470 (SKR 04) mit der Kontobeschriftung "Reparaturen und Instandhaltungen von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung".

Wird jedoch durch die Aufwendungen die Substanz einer Betriebs- oder Geschäftsausstattung vermehrt (Erweiterung) oder gegenüber dem ursprünglichen Zustand erheblich verbessert (Ausbau), können grundsätzlich nachträgliche Anschaffungskosten vorliegen. Bei einem Bürotisch wäre dies bspw. der Fall, wenn dieser nachträglich mit einer Funktion ausgestattet wird, die ihn höhenverstellbar macht – auch wenn dies Büromöbel-bautechnisch vermutlich herausfordernd und wirtschaftlich unrentabel wäre.

3.2 Anlagevermögen oder Umlaufvermögen

Bei aktivierungspflichtigen Anschaffungen im Bereich der Betriebs- und Geschäftsausstattung ist die Frage der Zugehörigkeit zum Anlage- oder Umlaufvermögen zu beantworten. Diese Entscheidung ist nach der Zweckbestimmung des Gegenstands zu treffen. Betriebs- und Geschäftsausstattungen, die dazu bestimmt sind, dem Geschäftsbetrieb des Unternehmens auf Dauer zu dienen, sind grundsätzlich dem Anlagevermögen zuzuordnen.^[1] Dies dürfte bei den meisten Vermögensgegenständen der Betriebs- und Geschäftsausstattung der Fall sein. Allerdings ist auch eine Zuordnung zum Umlaufvermögen (theoretisch) denkbar; nämlich dann, wenn kleinere Vermögensgegenstände der allgemeinen Betriebs- und Geschäftsausstattung vorliegen, bei denen mit deren Einsatz in der Praxis ein sofortiger Verbrauch angenommen wird. Dann werden diese wie Betriebsstoffe eingestuft und sind als Vorräte im Umlaufvermögen zu erfassen.

Praxis-Beispiel

Betriebs- und Geschäftsausstattung im Anlagevermögen

Die Tischkauf AG kauft für das Unternehmen einen höhenverstellbaren Schreibtisch für 1.500 EUR, der im Büro des Vorstands verwendet werden soll. Da der aktivierungspflichtige Vermögensgegenstand dauernd dem Geschäftsbetrieb dienen wird, ist er dem Anlagevermögen zuzuordnen und dort zu aktivieren.

Praxis-Beispiel

Betriebs- und Geschäftsausstattung im Umlaufvermögen

Das Bauunternehmen B. Baumeister GmbH erwirbt für die laufenden Baustellen mehrere Schaufeln und Schubkarren. Grundsätzlich dienen diese Gegenstände dauerhaft dem Geschäftsbetrieb. Da es sich um kleinere Vermögensgegenstände der allgemeinen Betriebs- und Geschäftsausstattung handelt, wird bei deren Gebrauch ein Verbrauch angenommen und sie werden unter den Vorräten im Umlaufvermögen aktiviert.

[1] § 247 Abs. 2 HGB.

3.3 Technische Anlagen und Maschinen

In der Praxis kann es gelegentlich Abgrenzungsprobleme bei Betriebs- und Geschäftsausstattung mit der Bilanzposition "technische Anlagen und Maschinen"^[1] geben. Grundsätzlich gehören Vermögensgegenstände, die unmittelbar dem betrieblichen Produktionsprozess dienen, zu den "technischen Anlagen und Maschinen". Dies ist bei einer Produktionsanlage wie einer Stanzmaschine eindeutig und klar. Der Übergang zur mittelbaren Nutzung im Produktionsprozess ist – wie so oft im buchhalterischen Leben – schleichend. Insbesondere im Zuge der immer stärkeren Vernetzung der Produktionsanlagen mit den betrieblichen IT-Systemen sind diese Abgrenzungsfragen keine Seltenheit.

[1] § 266 Abs. 2 A.II.2 HGB.

3.4 Andere Anlagen

In früheren Bilanz-Zeiten gab es nach damaligem Recht nur die Bilanzposition "Betriebs- und Geschäftsausstattung"; erst später kamen die "anderen Anlagen" hinzu. Der handelsrechtliche Gesetzgeber wollte damit eine Auffangposition für Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens schaffen, die nicht unter "Grundstücke und Bauten" oder "technische Anlagen und Maschinen" fallen und nur einen mittelbaren Bezug zur Leistungserstellung haben.

Eine strikte Trennung zwischen "andere Anlagen" und "Betriebs- und Geschäftsausstattung" ist grundsätzlich nicht erforderlich, da beide in die gleiche Bilanzposition fließen. Eine gesetzliche Definition gibt es daher nicht. Der Rechnungswesen-Praktiker kann sich nur behelfen, indem er die Vermögensgegenstände, die keine technischen Anlagen und Maschinen (dienen unmittelbar der Leistungserbringung) sind und keine Betriebs- und Geschäftsausstattung darstellen, den "anderen Anlagen" zuordnet.

Praxis-Beispiel

Andere Anlagen

Unter "andere Anlagen" können folgende Vermögensgegenstände fallen:

• Fahrzeuge
• Löscheinrichtungen
• Klimaanlagen
• Heizungsanlagen
• IT-Systeme (nicht für Anlagen und Maschinen erforderlich)
• Zutritts- und Überwachungssysteme