Betriebsabrechnungsbogen mit integriertem Kalkulationssc ... / 1.2 Grundsätzliche Vorgehensweise

Zunächst müssen die Jahres- oder Periodenwerte je Gemeinkostenart als Summe geplant oder geschätzt werden. Ggf. können die Gemeinkosten noch nach ihren variablen und fixen Anteilen untergliedert werden.

Hilfskostenstellen haben lediglich unterstützenden Charakter und bieten allgemeine Leistungen für den gesamten Betrieb an. Hilfskostenstellen können z. B. Kantine, Empfang, Kfz-Stelle oder Sicherheitsdienst sein. Es gibt eine weitere Gruppe von Hilfskostenstellen, die so genannten Fertigungs-Hilfskostenstellen, die in der Regel nur Leistungen (meist Arbeitstunden) für Produktionsbereiche erbringen, z. B. Werkstatt oder Konstruktion.

Die Gemeinkosten der Hilfskostenstellen werden – ebenfalls mit an der Verursachung orientierten Bezugsgrößen oder Verteilschlüsseln – vollständig auf die Hauptkostenstellen verrechnet. Diesen Vorgang bezeichnet man als innerbetriebliche Leistungsverrechnung (ILV). Es gibt unterschiedliche Verfahren zur Umsetzung der ILV, z. B. das Stufenleiter- oder das iterative Verfahren. Beim Stufenleiterverfahren werden die Gemeinkosten einer Hilfskostenstelle, z. B. der Kantine, lediglich "in eine Richtung" von links nach rechts auf alle anderen Kostenstellen verteilt. Es wird nicht berücksichtigt, dass die Kantine auch Leistungen von einer anderen Hilfskostenstelle in Anspruch genommen haben kann. Diese gegenseitige Leistungsverflechtung wird beim iterativen Verfahren berücksichtigt. Damit wird bei der Kostenverteilung zwar eine höhere Genauigkeit erreicht, es entsteht aber ein höherer Arbeitsaufwand und ggf. Änderungsaufwand. Außerdem sind die Leistungsbeziehungen sind nicht immer sofort nachzuvollziehen.

Als Verteilschlüssel für die Kantine und dem Empfang könnte z. B. die Anzahl der Mitarbeiter gewählt werden. Nach Verteilung der Gemeinkosten haben sich die Hilfskostenstellen auf "0" entlastet, d. h., alle Kosten der Hilfs- wurden auf die Hauptkostenstellen verteilt bzw. umgelegt. Die Gemeinkosten der Hauptkostenstellen erhöhen sich entsprechend in Höhe der Verrechnungen.

Sind alle Gemeinkosten auf die Hauptkostenstellen verteilt, müssen die Gemeinkosten dieser Kostenstellen anteilig auf die Kalkulationsobjekte verteilt werden. Das geschieht mit so genannten Zuschlagssätzen. Es gibt i. d. R. folgende Zuschlagssätze:

• Materialgemeinkostenzuschlagssatz für den Einkauf (Formel: Gemeinkosten des Einkaufs * 100 / Summe der Materialkoten),
• ein oder mehrere Fertigungsgemeinkostenzuschlagssätze für die Produktionsbereiche (Formel: Gemeinkosten einer Produktionsstelle * 100 / Summe der Fertigungslöhne der Kostenstellen),
• je einen Vertriebs- und Verwaltungsgemeinkostenzuschlagssatz (Formeln: Gemeinkosten des Vertriebs (bzw. der Verwaltung * 100 / Herstellkosten des Umsatzes. Herstellkosten des Umsatzes = Summe Materialeinzelkosten + Summe Fertigungslöhne + Gemeinkosten Einkauf + Gemeinkosten der Produktionsstellen + evtl. Bestandsminderungen – evtl. Bestandserhöhungen).

Je nach Struktur und Organisation eines Unternehmens kann es weitere Zuschlagssätze geben; wenn man bspw. eine eigene Kostenstelle "Entwicklung" als Hauptkostenstelle hat, lässt sich hierfür ebenfalls ein Zuschlagssatz bilden.

Mit den Zuschlagssätzen ist es jetzt möglich, im Rahmen der Zuschlagskalkulation die Selbstkosten eines Kostenträgers zu berechnen. Um einen Marktpreis zu erhalten, müssen noch Gewinnzuschlag, mögliche Nachlässe und die Mehrwertsteuer berücksichtigt werden.