Betriebswirtschaftliche Beratung als neues Beratungsfeld / 2.1 Kurzanalyse des Mandantenbetriebs

2.1.1 Ziele der Kurzanalyse

Angesichts wirtschaftlich schwieriger Rahmenbedingungen und einer verschärften Konkurrenzsituation in vielen Branchen wird es für Unternehmen immer wichtiger, Chancen und Risiken der aktuellen Unternehmensentwicklung systematisch und frühzeitig zu erkennen. Die Kurzanalyse soll durch eine strukturierte Vorgehensweise mit vertretbarem Zeit- und Arbeitsaufwand

• einen schnellen Einblick in die Unternehmenssituation liefern,
• Schwachstellen und Fehlentwicklungen aufdecken,
• ungenutzte Chancen und Potenziale erkennen,
• Ansatzpunkte für individuelle Verbesserungsmaßnahmen liefern.

2.1.2 Vorbereitung der Kurzanalyse

Um die Analyse rationell durchführen zu können, ist zunächst eine gute Vorbereitung erforderlich. Die Beachtung der folgenden Punkte erleichtert und beschleunigt die anschließende Durchführung der Unternehmensanalyse.

Zusammenstellung von Unterlagen

Je nach Art und Umfang der Analyse ist die Zusammenstellung folgender Unterlagen erforderlich:

• Informationen über die Branchensituation, Branchenaussichten und Branchen-Kennzahlen (vom Berufsverband, Banken oder Fachverlagen der betreffenden Branche, z. B. über DATEV lexinform)
• Organisationsplan des Unternehmens (Organigramm)
• Gesellschaftsvertrag
• Werbemittel des Unternehmens (Firmenbroschüre, Flyer, Prospekte, Annoncen, Homepage)
• Unternehmensplanung (operativ und strategisch)
• Jahresabschlüsse und Steuererklärungen
• BWA
• Investitionsplan
• Auswertung von Kundenbefragungen
• Auswertung von Mitarbeiterbefragungen

Betriebsbesichtigung

Im Vorfeld der Unternehmensanalyse kann ein kurzer Rundgang durch den Mandantenbetrieb sinnvoll sein, um das Unternehmen und dessen Mitarbeiter besser kennen zu lernen und das "Betriebsklima" zu erkunden. Anlässlich des Rundgangs ist oft schnell erkennbar, wie der Inhaber bzw. die Geschäftsleitung mit Mitarbeitern umgeht, die anlässlich des Rundgangs angetroffen werden. Dies lässt bereits erste Rückschlüsse auf den Führungsstil im Unternehmen zu.

Kunden- und Mitarbeiterbefragung

Zur Vorbereitung der Kurzanalyse kann es sinnvoll sein, eine Kundenbefragung und eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, um aktuellen Verbesserungsbedarf zu erkennen. Erfahrungsgemäß sind Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten intern oft ansatzweise bekannt, aber bisher nicht systematisch zusammengetragen und beseitigt worden – oft aus Zeitmangel oder aus persönlichen Gründen.

2.1.3 Durchführung der Kurzanalyse

Die Durchführung der Kurzanalyse kann in 3 Varianten erfolgen:

Variante 1: Analyse durch den Steuerberater (mit anschließender Besprechung der Analyseergebnisse mit dem Mandanten)

Variante 2: Analyse durch den Mandanten (anhand der vom Steuerberater zur Verfügung gestellten Checklisten und Arbeitshilfen) mit anschließender Besprechung der Analyseergebnisse durch Steuerberater und Mandant.

Variante 3: Gemeinsame Analyse durch Steuerberater und Mandant in der Kanzlei, im Mandantenbetrieb oder einem externen Raum, der ungestörtes Arbeiten ermöglicht (z. B. Seminarhotel), evtl. unter Einbeziehung von Mitarbeitern aus dem Mandantenbetrieb und durch Bildung von Arbeitsgruppen zu den einzelnen Themengebieten.

Auch eine Kombination der drei Varianten ist möglich (z. B. Aufgabenteilung zwischen Steuerberater und Mandant nach Themengebieten mit anschließender Zusammenfassung und Besprechung der Ergebnisse oder Informationsbeschaffung durch den Mandanten mit anschließender Auswertung und Analyse durch den Steuerberater).

Praxis-Tipp

Die richtige Variante auswählen

Welche Variante im Einzelfall empfehlenswert ist, hängt von der Größe des Unternehmens, der verfügbaren Zeit bei Steuerberater und Mandant und von der für die Kurzanalyse verfügbaren Zeit ab.

Die Analyse kann sich auf das Unternehmen als Ganzes oder auf ausgewählte Unternehmensbereiche beziehen, z. B. diejenigen Bereiche, in denen das größte Verbesserungspotenzial bzw. der größte Handlungsbedarf vermutet wird.

2.1.4 Checklisten

Die Analyse erfolgt durch standardisierte Checklisten, die je nach Art und Umfang der Analyse individuell an die Verhältnisse des Unternehmens angepasst werden (durch Streichungen oder Ergänzungen).

Hinweis

Checklisten für die Beratung nutzen

Die Checklisten für die Kurzanalyse des Mandantenbetriebs können über die jeweiligen Links aufgerufen und in die Textverarbeitung (z. B. Word) übernommen werden. So können sie direkt im Rahmen des Beratungsauftrags eingesetzt werden.

Rechtliche und personelle Verhältnisse

Zunächst sind die rechtlichen und personellen Verhältnisse zu klären. Dazu dient die folgende Checkliste

Checkliste: Rechtliche und personelle Verhältnisse

• Unter welchem Namen tritt das Unternehmen am Markt auf?
• Was ist Gegenstand des Unternehmens (Branche)? Welche Produkte und Dienstleistungen werden angeboten?
• Wann wurde das Unternehmen gegründet (bzw. vom jetzigen Inhaber übernommen)?
• Wer ist Inhaber bzw. Gesellschafter des Unternehmens?
• Wer ist Geschäftsführer des Unternehmens?
• Fanden in den letzten 3 Jahren Wechsel in der Geschäftsführung statt?
• Seit wann führt der derzeitige Inhaber/Geschäftsführer das Unternehmen?
• Seit wann arbeitet der derzeitige Inhaber/Geschäftsführer in d...