Bezugsgrößen: Richtige Bezugsgrößen für Betriebsabrechnu ... / 1 Aufgaben und Ziele von Bezugsgrößen

1.1 Hintergrund und Aufgabe der Bezugsgrößen

Soweit wie möglich sollen die Kosten, die für die Erstellung und den Verkauf der Leistungen eines Unternehmens entstehen, direkt einer Kostenstelle oder einem Kostenträger zugeordnet werden. Bei den Einzelkosten, wie z. B. Material, Lohn, Frachten oder Spezialwerkzeuge, ist eine solche Zuordnung direkt möglich und stellt für Sie im Normalfall kein großes Problem dar.

Schwieriger gestaltet sich meist die Verteilung der Gemeinkosten. Einige Kostenarten können Sie z. B. mit Hilfe von Belegen einer bestimmten Kostenstelle zurechnen, etwa Werkzeugkosten, wenn die Werkzeuge für eine bestimmte Kostenstelle beschafft worden sind, oder einen Teil der Gehälter, wenn einzelne Personen ausschließlich auf einer Kostenstelle arbeiten. In anderen Fällen ist es nicht möglich bzw. unwirtschaftlich, die Gemeinkosten einer Kostenstelle oder einem Kostenträger unmittelbar zuzurechnen, etwa bei Mieten, Büromaterial, Reinigungskosten oder Versicherungen. Hier helfen Ihnen die Bezugsgrößen, die Gemeinkosten zumindest weitgehend verursachungsgerecht und exakt auf Kostenstellen und Kostenträger zu verteilen.

Hauptaufgabe der Bezugsgrößen ist es, einen möglichst direkten Bezug zwischen den entstandenen Kosten und dem Verursacher herzustellen, um die entstandenen Gemeinkosten so genau wie möglich auf Kostenstellen und später auf Kostenträger verteilen zu können. Bei Kostenstellen ist die Bezugsgröße im Idealfall gleichzeitig auch der Maßstab für die Leistungserstellung.

Dabei kommt sowohl für die Verteilung der Gemeinkostenarten auf Kostenstellen als auch für die Verteilung der Gemeinkosten der Kostenstellen auf die Kostenträger eine Vielzahl unterschiedlicher Bezugsgrößen in Betracht. Ihre Aufgabe ist es, die für den jeweiligen Zweck am besten geeignete Bezugsgröße auszuwählen und so in letzter Konsequenz eine möglichst genaue Kalkulation der Produktpreise zu ermöglichen.

1.2 Einsatzmöglichkeiten

In der Kostenrechnung gibt es für Bezugsgrößen drei typische Einsatzmöglichkeiten.

Abb. 1: Einsatzbereiche von Bezugsgrößen

Zunächst müssen Sie die Gemeinkostenarten, die Sie nicht direkt einer Kostenstelle zuordnen können oder bei der der Aufwand für eine Verteilung zu groß ist, mittels Bezugsgrößen verteilen. Beispielsweise können Sie die Kosten für Mieten und Nebenkosten anhand der einer Kostenstelle zugeordneten Quadratmeter verteilen. Oder Sie verteilen die Kosten für Büromaterial mit Hilfe der Bezugsgröße "Anzahl Mitarbeiter".

Auch wenn es um die Verteilung der Gemeinkosten der allgemeinen bzw. Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen geht, benötigen Sie Bezugsgrößen. Die Kostenstelle "Fuhrpark" z. B. können Sie mit Hilfe der Bezugsgröße "Gefahrene Kilometer" verteilen. Für die Verteilung der Kosten der Arbeitsvorbereitung können Sie die Bezugsgröße "Geleistete Arbeitsstunden" wählen. Die Kosten für die Kantine können Sie mit Hilfe der Bezugsgröße "Anzahl Mitarbeiter" verteilen.

Nicht zuletzt werden die Gemeinkosten der Hauptkostenstellen mit Hilfe von Bezugsgrößen auf die Kostenträger verteilt. Im Materialbereich dienen die Materialkosten als Bezugsgröße, im Fertigungsbereich z. B. die Fertigungslöhne oder Maschinenstunden.

Auf Grund der Vielzahl von Gemeinkostenarten und der oft sehr unterschiedlichen Aufgaben der Kostenstellen in einem Unternehmen genügt es in der Regel nicht, mit einigen wenigen Bezugsgrößen zu arbeiten. In den meisten Fällen benötigen Sie daher eine relativ große Anzahl Bezugsgrößen. Dennoch sollten Sie versuchen, die Anzahl zu begrenzen, um Transparenz und Übersichtlichkeit zu erhalten. Auch die Mitarbeiter müssen die Zusammenhänge verstehen. Für die Akzeptanz der Bezugsgrößen und der späteren Kostenbelastung ist es wichtig, dass klar nachvollziehbar ist, warum z. B. eine Produktionskostenstelle mit Kosten in einer bestimmten Höhe für den Fuhrpark oder die IT belastet worden ist.

1.3 Arten von Bezugsgrößen

Direkte Bezugsgrößen können unmittelbar aus den Leistungen einer Kostenstelle abgeleitet werden. Sie sind exakt messbar, etwa Stückzahlen von Produkten, Arbeits- oder Maschinenstunden.

Bei indirekten Bezugsgrößen ist es hingegen notwendig, eine Schätzung vorzunehmen, weil eine Messung nicht möglich oder zu aufwändig und somit unwirtschaftlich ist. Beispiele sind die Kosten der Personalstelle oder des Empfangs. Hier könnten als Bezugsgröße z. B. die Anzahl Mitarbeiter pro Abteilung als Bezugsgröße gewählt werden. Dabei wird unterstellt, dass es einen direkten Zusammenhang zwischen den Kosten der Personalstelle bzw. des Empfangs und den Mitarbeitern gibt. Wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie immer eine direkte Bezugsgröße wählen, da der Zusammenhang zwischen Kostenverursachung und Kosten besser abzuleiten ist. Dies ist bei den indirekten Bezugsgrößen nicht immer der Fall.

Verhalten sich alle Gemeinkosten oder zumindest der größte Teil der Gemeinkosten einer Kostenstelle proportional zu einer einzigen Bezugsgröße, spricht man von einer homogenen Kostenverursachung bzw. von einer eindimensionalen Bezugsgröße. Hier können z. B. die hergestellten Stücke oder auch Gewic...