Bildungscontrolling: Weiterbildung optimal gestalten / 2 Bildungscontrolling vor und während der Bildungsmaßnahme

Um die Gestaltung der Weiterbildung zu optimieren, sind Bedarfe aus Unternehmens- und Mitarbeitersicht zu erheben. Zudem sind Lernziele zu formulieren und alle Beteiligten vor einer Bildungsmaßnahme entsprechend darauf vorzubereiten. Eine solche Vorbereitung ist für eine bessere Akzeptanz und Lern- sowie Transfererfolge wesentlich.

2.1 Bedarfsermittlung und Zielformulierung

Bildungsbedarf ist die Differenz zwischen gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens (= Soll) und den vorhandenen, gegenwärtigen Kompetenzen, i. S. von Wissen, Können und Einstellungen/Verhalten der Mitarbeiter (= Ist). Eine Bildungsbedarfsanalyse stellt quantitative und qualitative Informationen für die Planung, Steuerung und Kontrolle der unternehmensweiten Weiterbildungsaktivitäten bereit. Der Prozess ist systematisch und regelmäßig durchzuführen, da sich sowohl unternehmensseitige Anforderungen als Mitarbeiterschaft ändern. Sie berücksichtigt neben aktuellen Anforderungen des Arbeitsplatzes, des Teams und Unternehmens auch zukünftig absehbare Anforderungen, die sich aus organisatorischen und technologischen Entwicklungen ergeben.

Voraussetzung für die Erhebung zukünftiger Qualifikationsanforderungen ist das Wissen um

• betriebliche Erfordernisse auf organisationaler und strategischer Ebene, z. B. eine Internationalisierung oder Neuausrichtung des Geschäftsmodells oder kulturell angestrebte Veränderungen.
• heutige und zukünftige Anforderungen an Fach-, Methoden- und Sozialkompetenzen der Aufgaben.
• Nachfolgeplanung im Unternehmen.
• Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen der im Betrieb Beschäftigten, insbesondere die individuelle Karriereplanung.

Hinweis

Mitarbeitergespräche nutzen

Bildungsbedarf, Gründe wie Ziele von Bildungsmaßnahmen können sehr gut in Regelgesprächen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter festgestellt und festgehalten werden. Im Gespräch wird die vergangene Zeit reflektiert und wie gut den Anforderungen entsprochen werden konnte. Zudem werden anstehende Herausforderungen oder längerfristige Entwicklungswünsche besprochen. Darauf aufbauend können Lücken geschlossen und Potenziale genutzt werden.

Zur Konzeption wie auch beim Kauf einer Bildungsmaßnahme sind konkrete Ziele festzuhalten. In einem Gespräch soll vorab geklärt werden, weshalb die Bildungsmaßnahme veranlasst wird. Nur wenn Mitarbeiter, Führungskraft und den für Personalentwicklung Verantwortlichen klar ist, weshalb der Mitarbeiter an einer Bildungsmaßnahme teilnimmt, kann der Erfolg überprüft und damit sichergestellt werden. Gemeinsam kann bereits im Vorfeld besprochen werden, welchen Nutzen dies für die Praxis bietet und wie das erworbene Know-how in die Praxis umgesetzt werden kann. Mitarbeiter, die an Bildungsmaßnahmen teilnehmen und gar nicht wissen wieso, sind im Regelfall wenig motiviert.

Beispielfragen und -antworten im Rahmen einer Lernzielvereinbarung:

• Bietet Weiterbildung überhaupt eine mögliche Lösung?

  Liegt bspw. mangelnde Prozesseffizienz in der Schadenerfassung einer Versicherung an einem Fehler der neuen Software, dann bringt eine nochmalige Schulung keine Verbesserungen. Liegt diese jedoch bei den unzureichenden Kenntnissen der User im Umgang mit dem Tool, dann ist ein Investment in Weiterbildung für alle Seiten der richtige Ansatzpunkt.

• Was genau soll gelernt werden?

  Geht es im obigen Beispiel darum, das Programm generell kennenzulernen und dessen Möglichkeiten oder geht es um die Kenntnis und nachfolgende Anwendung ganz bestimmter Funktionalitäten.

• An was wird der Erfolg der Weiterbildungsmaßnahme festgemacht?

  Die Zufriedenheit der Mitarbeiter sollte immer ein Punkt der Output-Messung sein, sowohl mit Blick auf die Maßnahme selbst als auch generell. Über die Zufriedenheit hinaus wäre in diesem Beispiel die Kenntnis der Anwendungen angestrebt und deren Umsetzung. Damit soll letztendlich eine verbesserte Prozesseffizienz erreicht werden. Am Ende können Schäden differenzierter und schneller aufgenommen werden.

• Bis wann bzw. in welchem Zeitraum sind die Veränderungen angestrebt?

  Konkret sollte festgehalten werden, wann das Ergebnis erreicht sein soll. Entsprechend sind die Maßnahmen anzusetzen. Dies muss keine klassische Schulung sein. Auch Learning Nuggets zur Bedienung einzelner Funktionen (möglichst im Programm integriert), das Angebot einer Hotline, Shadowing eines versierten Kollegen und ähnliches sind – ggf. auch ergänzend – denkbar.

Eine konkrete Formulierung ermöglicht einen Soll-Ist-Vergleich. Die Ziele sind bei der Entwicklung und Auswahl der Maßnahme entsprechend zu beachten und sollten zudem denjenigen mitgeteilt werden, die Trainings erstellen und/oder durchführen. So können Inhalte und Methoden bei Bedarf spezifisch entwickelt oder zumindest angepasst werden.

Neben dem Mitarbeitergespräch können folgende Instrumente Einsatz in der Bedarfsermittlung und Zielformulierung finden:

• Bei fachlichen Aspekten können Selbsttests zur regelmäßigen Überprüfung des Wissensstandes oder der Fähigkeiten angeboten werden. Werden diese digital durchgeführt, kann automatisiert ein Abgleich zum o...