Buchführung / 3 Welche Grundsätze für die ordnungsmäßige Buchführung wichtig sind

3.1 HGB und aktuelle Auffassung der Finanzverwaltung

Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gewährleistet die sachliche Richtigkeit der Buchungen:^[1]

• Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.^[2]
• Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.^[3]
• Der Kaufmann muss eine lebende Sprache verwenden und muss die Bedeutung von etwaigen Abkürzungen erklären.^[4]
• Die Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.^[5]
• Eine Eintragung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch dürfen solche Veränderungen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.^[6]

• Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.^[7]

  Die GoBD sehen vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung – neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten – auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereitgestellt werden. Die angeforderten Strukturinformationen sind jedoch vor allem kleineren und mittleren Unternehmen häufig nicht bekannt. Da gerade die Datenträgerüberlassung dem geprüften Unternehmen erhebliche Probleme bereiten kann, werden Informationen zur Datenträgerüberlassung vom BMF als Hilfe bereitgestellt.^[8]

Hinweis

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung – BMF-Schreiben beachten

Die GoB erfordern i. d. R. die Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls – also auch jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnahme – in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners und soweit zumutbar, mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls. Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen.^[9]

§ 146 AO regelt Entsprechendes für die Steuerbilanz.^[10]

Wickelt der Steuerpflichtige Barverkäufe im Rahmen seiner gewerblichen Tätigkeit dergestalt ab, dass die Kunden den Kaufpreis unmittelbar nach Kaufvertragsschluss in bar begleichen, ist er zur Führung eines Kassenbuchs gem. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO verpflichtet.^[11]

[1] H 5.2 EStH 2021.

[2] § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB; BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001, Rz. 30 ff., BStBl 2019 I S. 1269.

[3] § 238 Abs. 1 Satz 3 HGB.

[4] § 239 Abs. 1 HGB.

[5] § 239 Abs. 2 HGB; BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001, Rz. 36 ff.

[6] § 239 Abs. 3 HGB; BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001, Rz. 58 ff.

[7] § 239 Abs. 4 Satz 2 HGB; BFH, Beschluss v. 26.9.2007, I B 53/07, BFH/NV 2008, S. 133.

[8] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, o. Az., betreffend Ergänzender Informationen zur Datenträgerüberlassung.

[9] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001, Rz. 43; BMF, Schreiben v. 28.11.2019, o. Az. betreffend "Ergänzender Informationen zur Datenträgerüberlassung"; OFD Karlsruhe, Verfügung v. 5.4.2023, S 0315-St 42, betr. Informationen für Unternehmen des Taxi- und Mietwagengewerbes zum Thema "Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung".

[10] FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 1.4.2014, 5 K 1227/13, EFG 2014 S. 1320: Buchführungspflicht von Fahrlehrern; FG Münster, Urteil v. 29.4.2021, 1 K 2214/17 E G U F, EFG 2021 S. 1260: Zur Schätzungsbefugnis bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung durch den Ansatz von Sicherheitszuschlägen.

[11] FG Hamburg, Beschluss v. 28.2.2020, 2 V 129/19, EFG 2020 S. 891.

3.2 Änderungen aufgrund der Neufassung der GoBD

Das neue Schreiben der Finanzverwaltung fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und soll so für die für Unternehmen wichtige Rechtsklarheit sorgen.^[1]

Das neue BMF-Schreiben gilt zwingend für Besteuerungszeiträume, die nach dem 31.12.2019 enden. Die Änderungen der GoBD sind nur punktuell. Die Struktur des bisherigen BMF-Schreibens incl. der Randziffern sind unverändert.

In Rz. 39 der GoBD hat die Finanzverwaltung die Ausnahmen von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung enger formuliert als zuvor, insbesondere aufgrund des neu gefassten § 146 Abs. 1 Satz 1 AO. Die Bestimmungen gelten auch für Dienstleistungen.

Rz. 48 der GoBD regelt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben gem. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden müssen.

Werden bei der Erstellung der Bücher Geschäftsvorfälle nicht la...