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Der Abschluss des Hauptbuches, also der Abschluss aller Sachkonten, führt zur Schlussbilanz und zur Gewinn- und Verlustrechnung. Sämtliche aktiven und passiven Bestandskonten werden auf das Schlussbilanzkonto abgeschlossen, sämtliche Erfolgskonten auf das GuV-Konto. Durch den Saldoübertrag sind alle Konten ausgeglichen – das Hauptbuch ist abgeschlossen. Konten ohne Saldo gehen weder in das Schlussbilanzkonto noch in das GuV-Konto ein.
Im Falle eines Periodengewinns findet man auf dem GuV-Konto einen Habensaldo vor, da der Gesamtbetrag der Erlöse auf der Habenseite den Gesamtbetrag der Aufwendungen auf der Sollseite übersteigt. Umgekehrt steht der Saldo bei einem Periodenverlust im Soll. Diesem Saldo in Höhe des Gewinnes oder Verlustes steht ein Aktivsaldo (Periodengewinn) oder ein Passivsaldo (Periodenverlust) auf der Schlussbilanz gegenüber. Dieser stellt die Veränderung des Eigenkapitals durch das Periodenergebnis dar.
Nach Buchner erfolgen die sog. formellen Abschlussbuchungen in 3 Schritten:[1]
Abschluss der Erfolgskonten über das GuV-Konto:
GuV-Konto an Aufwandskonto Ertragskonto an GuV-Konto Abschluss des GuV-Kontos über das Eigenkapitalkonto:
GuV-Konto an Eigenkapitalkonto (im Gewinnfall) oder Eigenkapitalkonto an GuV-Konto (im Verlustfall) Abschluss der Hauptbuchkonten mit Beständen über das SB-Konto[2]:
SB-Konto an Aktives Bestandskonto Passives Bestandskonto an SB-Konto
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