Dr. Anna Quitt, Prof. Dr. Michael Henke
Einkaufsplanung in crossfunktionalen Teams
Neben einer Kostenstrukturanalyse auf Warengruppenebene sowie der Auflistung von Standardeinkaufsmaßnahmen ist in der Planungsphase vor allem die Etablierung von crossfunktionalen Beschaffungsteams von hoher Relevanz. Der Einkauf kann nur dann optimale Bedingungen am Beschaffungsmarkt realisieren, wenn er im Vorfeld volle Transparenz nicht nur über die Belange der Beschaffung, sondern auch über die der Fachseite und des Controllings hat. Aus diesem Grund sollten crossfunktionale Teams, bestehend aus
- Einkauf (Kostenexperte),
- Fachseite (Nachfrageexperte) und
- Controlling (Budgetexperte),
auf regulärer Basis etabliert werden. Diese sollten nicht nur in der Planungs-, sondern auch in der Realisierungsphase Informationen und Wissen austauschen.
Strategievorgaben und Analysen
Die Inhalte und Kompetenzen einer funktionsübergreifenden Planungsrunde sind in Abb. 4 dargestellt. Bevor Planungsinhalte bottom up diskutiert werden, müssen Top-down-Strategievorgaben durch die Unternehmensleitung berücksichtigt werden. Darin ist zu einem gewissen Grad auch die Fachseite involviert. Ebenso ist die Fachseite für Informationen bzgl. Produktspezifikationen sowie Mengenangaben zuständig. Der Einkauf unterstützt die Fachseite in Technologie- und Innovationsbelangen und steuert eigenständig Informationen über die Lieferantenbasis sowie Preisentwicklungen bei. Diese funktionsübergreifenden Planungsrunden finden rollierend statt, um eine möglichst effiziente und vollständige Abdeckung sämtlicher Planungsbelange zu erzielen.
Abb. 4:Funktionsübergreifende Warengruppenplanung
Auf Basis dieser Informationen erstellt der Einkauf seine Warengruppenstrategien und operationalisiert diese durch konkrete Maßnahmen, wie Bündelung, Standardisierung oder Outsourcing. Jede dieser Maßnahmen muss anschließend mit ihrem konkreten Einsparungspotenzial beziffert werden – die sogenannten geplanten Budgeteffekte. Diese werden bei der weiteren Budgetplanung berücksichtigt, fallen aber nicht mehr unter den Tisch wie bisher, sondern werden mithilfe einer detaillierten Planungsdokumentation aus den jeweiligen Planungsrunden für spätere Messzwecke festgehalten.
Designregel 2: Planungsprozess sauber strukturieren
Damit der Einkauf von Anfang an in die Planung als gleichberechtigter Partner integriert wird,
- führen Sie eine Kostenstrukturanalyse für die jeweilige Warengruppe durch.
- definieren Sie Standardeinkaufsmaßnahmen, auf die Sie jederzeit zurückgreifen können.
- etablieren Sie funktionsübergreifende Beschaffungsteams, bestehend aus Vertretern des Einkaufs, der Fachseite und des Controllings.
- folgen Sie einer Planungsstruktur, die sämtliche Belange aus Strategie, Nachfrage und Beschaffung abdeckt.
- entwickeln Sie, basierend auf den erarbeiteten Planungsannahmen, Warengruppenstrategien.
- operationalisieren Sie diese Strategien durch konkrete Einkaufsmaßnahmen.
- beziffern Sie diese Maßnahmen mit dem jeweiligen geplanten Budgeteffekt.
- schaffen Sie dabei immer Raum für kontinuierliche Anpassung und Rückmeldung.