BWA: Praktische Tipps für die Umsetzung im Unternehmens-Alltag

Zusammenfassung

Überblick

Unternehmer sollten sich regelmäßig mit ihren finanziellen Kennzahlen befassen. Ausgangspunkt einer solchen Analyse ist die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Viele werfen jedoch nur einen kurzen Blick auf das vorläufige Ergebnis und lassen die zahlreichen Varianten der BWA-Analyse außer Acht. Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen den Einstieg in die BWA-Thematik erleichtern und helfen, einen Überblick über die verschiedenen Arten der BWA zu bekommen. Wichtig ist, dass die Buchhaltung die Datenbasis für die BWA liefert. Nur so ist die BWA am Ende ein aussagekräftiges Instrument für die finanzielle Planung und Analyse.

1 Warum die BWA-Analyse wichtig ist – vor allem in Krisenzeiten

So mancher kennt das: Im betrieblichen Alltag hat man den Eindruck, dass das Geschäft gut läuft. Die Auftragsbücher sind voll, die Kapazitäten ausgelastet. Am Jahresende dann die böse Überraschung: Das Ergebnis liegt weit unter den Erwartungen, die Personalkosten sind immens gestiegen, Kredite, die im Laufe des Jahres für Investitionen aufgenommen wurden, müssen bedient oder sogar erweitert werden. Aber nicht nur in wirtschaftlich guten Zeiten kann das Ergebnis am Jahresende überraschen. Überraschende Krisen können auch dafür sorgen, dass das Ergebnis am Jahresende nicht dem entspricht, was man zunächst erwartet hat. Was also tun, um frühzeitig auf unerwünschte Entwicklungen reagieren zu können? Die Antworten sind recht leicht zu finden – wenn man weiß, wo man suchen muss. Ein detaillierter Blick in die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) kann hier sehr hilfreich sein.

Allerdings ist es wichtig, dass sich Unternehmer regelmäßig mit ihren Zahlen befassen. Wer nur ab und zu oberflächlich auf die tabellarische Übersicht der BWA schaut und gar nicht genau weiß, was sich aus den Daten ableiten lässt, wird die BWA nicht als Frühwarnsystem nutzen können.^[1] Mit ein wenig Verständnis lassen sich jedoch die Zahlen gewinnbringend für den unternehmerischen Alltag interpretieren – die Qualität der eigenen Buchhaltung trägt dazu bei, dass die Daten tatsächlich Entscheidungsprozesse stützen können.

Die BWA beruht auf den Zahlen der Buchhaltung und gibt dem Unternehmer während des laufenden Wirtschaftsjahres aus verschiedenen Blickwickeln Auskunft über seine finanzielle Situation. Die BWA ist aus mehreren Gründen entscheidend für die Unternehmensplanung:

Praxis-Tipp

Was die BWA kann

Die BWA informiert…

… über alle wichtigen Unternehmenszahlen, zusammengefasst auf wenigen Seiten.

Die BWA kontrolliert…

… Erträge und Aufwendungen. Mit den Daten sind Unternehmer in der Lage, kurz- und mittelfristige Entscheidungen zu treffen.

Die BWA präsentiert…

… die finanzielle Situation des Unternehmens – z. B. bei einer Bank. Kreditzusagen können dadurch erleichtert werden.

Man sollte daher zunächst definieren, wie die BWA des eigenen Betriebs aussehen sollte – und welche Zahlen hier einfließen müssen.

BWA-Standards für jede Unternehmenslage

In diesem Artikel nehmen wir die Auswertungen der DATEV als Grundlage. Die Ausführungen sind aber ebenso auf die BWAs anderer Buchhaltungsprogramme, wie z. B. von Lexware, übertragbar. Der Unterschied besteht lediglich in der Bezeichnung der Auswertungen und evtl. punktuell unterschiedlichen Kontenzuordnungen. Es gibt verschiedene Standards für den Aufbau einer BWA. Diese beinhalten zum einen Vorschläge für verschiedene Branchen und zum anderen Darstellungsweisen, die unterschiedliche Leserzielgruppen berücksichtigen.

Die Grundauswertung ist die sogenannte Standard-BWA. Sie ist eine kurzfristige Erfolgsrechnung (Lexware: Kostenstatistik I), welche die vorhandenen Daten nach rein betriebswirtschaftlichen Aspekten bezüglich des Unternehmenserfolgs analysiert. Sie eignet sich für jedes Unternehmen, unabhängig von der Branchenzugehörigkeit und der Betriebsgröße. Sie ist daher im Zweifelsfall die BWA der Wahl.

[1] Vgl. Deffner, Schnelleinstieg BWA. Die Betriebswirtschaftliche Auswertung lesen, beurteilen und erstellen, 2014.

2 Vermögensschau, Erfolgsanalyse oder Vorjahresvergleich: Was die BWA alles kann

Die BWA wird oft als eine Art Guckloch auf den Jahresabschluss benutzt. Das vorläufige Ergebnis steht im Mittelpunkt der Betrachtung. In der Tat beantwortet die kurzfristige Erfolgsrechnung die Frage, was Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum – z. B. in einem Monat oder Quartal – verdient haben. Sie ist die Grundform der BWA und spiegelt den aktuellen Unternehmenserfolg wider.

Schon bei der Grundform der BWA müssen Unternehmer eine erste Entscheidung treffen:

• Wenn Sie Ihren Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, ist die Einnahmen-Ausgaben-BWA die richtige Wahl. Hier wird beispielsweise die Umsatzsteuer als Betriebseinnahme und die Vorsteuer als Betriebsausgabe berücksichtigt, da bei dieser BWA die Zahlungswirksamkeit der Vorgänge im Vordergrund steht.

• Außerdem gibt es Wahlmöglichkeiten beim Wareneinsatz:

  • Wer die Variante "Wareneinsatz = Wareneinkauf" nutzt, setzt den Wareneinsatz mit dem gleich, was als Wareneingang verbucht wurde. Ein verbuchter, tatsächlicher Warenverbrauch hat hingegen keine Auswirkung auf den Wareneinsatz und das Betriebsergebnis.
  • Eine...