Compliance im Arbeitsrecht / 2.2 Kontrolle von (auch) privaten Unterlagen, Dateien und E-Mails

Private Daten der Arbeitnehmer sind grundsätzlich dem Zugriffsrecht des Arbeitgebers entzogen. Hier überwiegt regelmäßig das Recht des Arbeitnehmers, seine Privatsphäre zu schützen, gegenüber dem Recht des Arbeitgebers, etwaige Compliance-Verstöße aufzudecken. Praxisrelevant ist hier vor allem die Frage, ob und inwieweit Dokumente, Dateien und Mails eingesehen werden können, bei denen äußerlich nicht entschieden werden kann, ob sie dienstlichen oder privaten Charakter haben. Probleme stellen sich insbesondere bei elektronischen Dokumenten und Mails, da es in der Praxis oft schwierig ist, äußerlich neutrale Daten und Dokumente im dienstlichen IT-System vorab zutreffend als privat oder dienstlich zu qualifizieren. Für die Zugriffsbefugnisse des Arbeitgebers ist daher zu unterscheiden, ob er den Arbeitnehmern die Privatnutzung der Telekommunikationssysteme gestattet hat oder nicht.

Überwachung der IT-Systeme und Telekommunikation bei bestehendem Privatnutzungsverbot

Der Arbeitgeber hat grundsätzlich das Recht, eigenständig zu entscheiden, ob und inwieweit er es den Arbeitnehmern gestattet, die von ihm zur Verfügung gestellten Telekommunikationseinrichtungen privat zu nutzen.^[1] Insoweit gilt nichts anderes als bei sonstigen im Eigentum des Arbeitgebers stehenden Gegenständen, über dessen Nutzung durch die Arbeitnehmer der Arbeitgeber auch autonom entscheiden kann. Dieser Grundsatz ist Ausfluss des verfassungsrechtlich garantierten Rechts am Eigentum nach Art. 14 GG.

Praxis-Tipp

Zugriff bei Privatnutzungsverbot

Hat der Arbeitgeber die private Nutzung der von ihm zur Verfügung gestellten IT-Systeme und Telekommunikationseinrichtungen untersagt, ist es ihm – zwar unter Beachtung der Voraussetzungen von § 26 BDSG, letztlich aber ohne Weiteres – gestattet, auf elektronische Dokumente und E-Mails zuzugreifen.^[2] Er darf dann davon ausgehen, dass sich die Arbeitnehmer an das Verbot halten und muss keine besonderen Vorkehrungen treffen, um private Dateien und Mails von einer Erfassung oder Auswertung zu schützen.^[3]

Überwachung der IT-Systeme und Telekommunikation bei (eingeschränkter) Privatnutzungserlaubnis

Ein vollständiges Verbot der privaten Nutzung der IT-Systeme und Telekommunikationseinrichtungen des Arbeitgebers ist in der Praxis aber zunehmend selten. Regelmäßig wird zumindest die eingeschränkte private Nutzung der IT-Systeme und Telekommunikationseinrichtungen im Unternehmen ausdrücklich gestattet oder durch die jedenfalls faktische Duldung über einen längeren Zeitraum ein Nutzungsrecht für die Arbeitnehmer geschaffen.^[4] Die Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers sind dann stark eingeschränkt und im Einzelnen in Literatur und Rechtsprechung umstritten.

Telekommunikationsrechtliche Anforderungen an die Kontrolle durch den Arbeitgeber

Erstens ergeben sich nach herrschender Ansicht Einschränkungen für die Kontrolle der Telekommunikation, somit vor allem E-Mails und Internetnutzung, durch das Telekommunikationsgesetz (TKG) und insbesondere durch die Anwendung des Fernmeldegeheimnisses nach § 88 TKG. Es ist zunehmend umstritten, ob das Telekommunikationsgesetz Anwendung findet, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung der Telekommunikationseinrichtungen im Unternehmen gestattet. Konkret geht es um die Frage, ob der Arbeitgeber Telekommunikationsanbieter nach § 3 TKG ist oder nicht.

Arbeitgeber ist Telekommunikationsanbieter im Sinne von § 3 Nr. 6 TKG

Nach § 3 Nr. 6 TKG ist Telekommunikationsanbieter, wer ganz oder teilweise geschäftsmäßige Telekommunikationsdienste erbringt. Geschäftsmäßigkeit im Sinne von § 3 Nr. 6 TKG setzt ein nachhaltiges Angebot von Telekommunikation für Dritte mit oder ohne Gewinnerzielungsabsicht voraus.

• Gegner der Anwendbarkeit von § 3 Nr. 6 TKG führen an, dass es an dieser Voraussetzung fehle, da der Arbeitgeber die Telekommunikationseinrichtungen regelmäßig nur gelegentlich bereitstelle, nämlich im Zusammenhang mit der Bereitstellung eines funktionsfähigen Arbeitsplatzes. Die private Nutzung sei nicht beabsichtigt, stelle vielmehr einen Nebeneffekt dar.^[5]
• Dagegen wird angeführt, dass der in § 3 Nr. 6 TKG verwandte Begriff der Nachhaltigkeit lediglich eine gewisse Dauerhaftigkeit des Angebotes voraussetzt^[6] und es nicht erforderlich ist, dass es sich um das Haupttätigkeitsgebiet des Arbeitnehmers handelt.^[7] Auch die regelmäßige Unentgeltlichkeit der Privatnutzung ist kein taugliches Kriterium für bzw. gegen die Anwendbarkeit des Telekommunikationsgesetzes.^[8]

Strafbarkeit der Missachtung des Fernmeldegeheimnisses

Die Missachtung des Fernmeldegeheimnisses ist gemäß § 206 StGB strafbar und wird mit Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren oder Geldstrafe geahndet.^[9] Es ist daher bis zur endgültigen Klärung, ob ein Arbeitgeber Telekommunikationsanbieter im Sinne von § 3 Nr. 6 TKG ist, empfehlenswert, in der Praxis von der Anwendbarkeit des Telekommunikationsgesetzes auszugehen.

Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG, Art. 10 GG und Anwendbarkeit auf sog. "ruhende E-Mails"

Unterliegt der Arbeitgeber dem Fernmelde...