Das Mitarbeitergespräch als Teil der Personalführung / 2 Der Begriff des Mitarbeitergesprächs

Der Begriff Mitarbeitergespräch wird in der betrieblichen Praxis in doppelter Bedeutung verwendet. Im engeren Sinne wird in einigen Unternehmen mit dem Begriff Mitarbeitergespräch das jährlich stattfindende Jahresgespräch oder dasBeurteilungsgespräch bezeichnet. Im Rahmen dieser Ausführungen wird die Definition weiter gefasst und der Begriff Mitarbeitergespräch als Oberbegriff für alle Gespräche verwendet, die der Vorgesetzte mit seinem Mitarbeiter führt.

Hinweis

Definition Mitarbeitergespräch

Zum Mitarbeitergespräch zählen alle Gespräche zwischen Vorgesetzten und nachgeordneten Mitarbeitern, die über die routinemäßige Alltagskommunikation hinausgehen und folglich einen ganz bestimmten vorher definierten Zweck verfolgen.

Kommunikation, die im direkten Zusammenhang mit der Erledigung der Arbeit steht, wie z. B. laufende Arbeitsanweisungen des Vorgesetzten oder das Einholen von Informationen durch den Mitarbeiter zur Erledigung seiner Arbeitsaufgabe, fallen im Rahmen dieser Ausführungen nicht unter den Begriff Mitarbeitergespräch. Das gut geführte Mitarbeitergespräch ist ein Zweckgespräch, das mit einer ganz bestimmten Absicht geführt wird. Damit geht es weit über die Routinekommunikation im Unternehmen hinaus.

Folgende Merkmale charakterisieren das Mitarbeitergespräch:

Mitarbeitergespräche können zu regelmäßigen, geplanten Terminen (z. B. Beurteilungs-, Zielvereinbarungs- oder Fördergespräche) sowie anlassbezogen (z. B. Feedbackgespräche) stattfinden.

Mitarbeitergespräche werden i. d. R. vom direkten disziplinarischen Vorgesetzten geführt. Nur in Ausnahmefällen wird diese Aufgabe vom nächst höheren Vorgesetzten oder von Mitarbeitern der Personalabteilung wahrgenommen.

Mitarbeitergespräche sind zumeist Vier-Augen-Gespräche. In Einzelfällen (z. B. bei Gesprächen mit disziplinarischem Inhalt) kann es vorkommen, dass der Vorgesetzte oder der Mitarbeiter eine weitere Person zum Gespräch hinzuzieht (z. B. den nächst höheren Vorgesetzten, einen Mitarbeiter der Personalabteilung, ein Mitglied des Betriebsrates). In bestimmten, vom Gesetz genannten Fällen, kann der Mitarbeiter die    Teilnahme eines Betriebsratsmitglieds verlangen (§ 84 Abs. 4 S. 3 BetrVG§ 82 Abs. 2 S. 2 BetrVG,§ 83 Abs. 1 S. 2 BetrVG,§ 84 Abs. 1 S. 2 BetrVG).

Mitarbeitergespräche haben immer einen bestimmten Sachinhalt und eine Zielsetzung.

Übersicht: Inhalt des Mitarbeitergesprächs

Sachinhalt	Zielsetzung
Informationen weitergeben, die für die Arbeit des Mitarbeiters erforderlich sind. Führungsentscheidungen und Arbeitsanweisungen erläutern. Informationen und Rückmeldungen über die Durchführung betrieblicher Maßnahmen gewinnen.	⇒ Information
Sachaufgaben besprechen, um den Mitarbeiter in der Erfüllung einer Aufgaben zu unterstützen. Unzureichende Leistungen kritisieren und verbessern. Mitarbeiter in betrieblichen und persönlichen Fragestellungen unterstützen.	⇒ Beratung
Ziele vereinbaren. Gute Leistungen anerkennen. Kompetenzen und Verantwortung übertragen. Mitarbeiter fördern und entwickeln.	⇒ Motivation
Kenntnisse des Mitarbeiters nutzen. Disziplinarische Fragestellungen lösen. Mitarbeiter im Prozess der Entscheidungsfindung beteiligen.	⇒ Problemlösung

Mit Blick auf die Inhalte wird deutlich: Mitarbeitergespräche sind Führungsaufgaben und daher nicht delegierbar. Allenfalls können Teile der Gesprächsvorbereitungen, wie z. B. das Zusammentragen und Aufbereiten von Informationen oder das Organisieren von Besprechungsräumen von anderen Mitarbeitern wahrgenommen werden.

Die nachfolgende Checkliste beinhaltet einen Überblick über die Vielzahl der Anlässe, die in einem Gespräch mit dem Mitarbeiter erörtert und beleuchtet werden können.

Checkliste: Mitarbeitergespräch, Gesprächstypen

Um Ihren Gesprächsbedarf zu konkretisieren und das Gespräch mental vorzubereiten, bietet sich folgender Fragenkatalog an:

• Hat der Mitarbeiter alle Informationen, die er zu Erfüllung seiner Arbeitsaufgabe benötigt?
• Weiß der Mitarbeiter, wie zufrieden ich mit seiner Leistung bin?
• Informiert mich mein Mitarbeiter über alle für mich wichtigen Belange?
• Weiß ich, wie zufrieden mein Mitarbeiter mit mir als seinem Vorgesetzten ist?
• Schiebe ich aktuell zu klärende Punkte vor mir her, die für die Zusammenarbeit wichtig sind?
• Hat es Missverständnisse in der letzten Zeit gegeben? Sind diese ausgeräumt?
• Gibt es Schwierigkeiten sachlicher und/oder persönlicher Art?
• Gibt es Störfaktoren in der Zusammenarbeit, die beseitigt werden müssen?
• Habe ich zu meinem Mitarbeiter ein gutes Verhältnis, einen "heißen Draht" oder ist das Verhältnis eher schlecht?
• Gibt es Qualifikationsbedarf beim Mitarbeiter?
• Stelle ich Leistungsdefizite und Motivationsrückstände fest?
• Motiviere ich den Mitarbeiter, sich bedarfsbezogen weiterzubilden?
• Kommen neue Anforderungen und neue Aufgabeninhalte auf den Mitarbeiter zu?
• Soll der Mitarbeiter andere Aufgaben übernehmen?
• Braucht der Mitarbeiter Unterstützung, weil er durch Krankheit beeinträchtigt ist?
• Habe ich als Vorgesetzter ein "offenes Ohr" für eventuell vorhandene berufliche oder persö...