Dashboard-Design und Storytelling-Frameworks erleichtern effektives Reporting

Zusammenfassung

Überblick

Dashboards sind ein gutes Mittel, um Entscheider zu informieren. Oftmals fehlt in Unternehmen jedoch ein funktionierendes Konzept, wie diese gestaltet werden sollen.

Durch einfache Usability-Regeln und gutes Information Design lässt sich die Aussagekraft deutlich erhöhen.

Für die einzelnen Anwendungsbereiche von Dashboards gibt es individuelle Frameworks für eine ideale Empfängerunterstützung.

In diesem Beitrag werden Empfehlungen gegeben, worauf man als Ersteller von Dashboards achten sollte. Werden diese Regeln befolgt, steigt die Akzeptanz bei den Empfängern, und Entscheidern wird es ermöglicht, bessere Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.

1 Definition eines Dashboards

Individuelle und autarke Analyse gewünscht

Dashboards oder auch Management Cockpits sind aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Entscheider auf allen Ebenen wünschen sich, ihre Zahlen und KPIs (Key Performance Indicators) jederzeit und überall verfügbar zu haben. Sowohl am Arbeitsplatz auf dem großen Bildschirm als auch in Meetings auf dem Tablet oder auf dem Weg ins Büro auf dem Handy. Die Zeiten, in denen die Zahlen und Daten auf endlosen Power Points vorgestellt wurden, sind vorbei. Moderne Entscheider möchten relevante Datensätze individuell und autark sehen und analysieren können. So können sie, sobald ihnen etwas auf- oder einfällt, gezielt die Verantwortlichen ansprechen und Dinge vorantreiben und verbessern.

Dashboards vordenken und abstimmen

Self-Service ist dabei ein Begriff, der immer wieder fällt. Den Entscheidern soll es möglich sein, sich eigenständig und unabhängig Daten zusammenzusuchen und daraus Entscheidungen abzuleiten. In der Praxis schlägt das in vielen Unternehmen fehl. Oftmals sind die Entscheider nicht in der Lage, sich selbstständig aus den komplexen Business-Intelligence-Systemen (BI-Systeme) Relevantes zu erschließen. Zum einen liegt das daran, dass schlicht die Toolkenntnis fehlt und die gewählten Darstellungen die Sachverhalte nicht geeignet widerspiegeln. Um dem entgegenzuwirken, sollten Dashboards für Entscheider vorgedacht und mit ihnen abgestimmt werden. Nur so bekommen sie die Daten in einer für sie sinnvollen und weiterverwertbaren Form.

Unternehmen brauchen ein Dashboard- und Storytelling-Konzept, welches es ihnen ermöglicht, sowohl standardisierte als auch flexible Dashboards nach verbindlichen Regeln zu erstellen. Welche BI-Tools im Unternehmen dafür zur Verfügung stehen, spielt dabei eine untergeordnete Rolle, da die meisten Design- und Storytelling-Regeln generisch sind. Im Folgenden werden einige Empfehlungen gegeben, worauf Ersteller von Dashboards achten sollten. Werden diese Regeln befolgt, steigt die Akzeptanz bei den Empfängern, und Entscheidern wird es ermöglicht, bessere Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.

2 Dashboard-Design und Usability

2.1 Titelkonzept und Nutzerführung durch Icons

Wie auch Comics werden Dashboards von links oben nach rechts unten gelesen (vgl. Abb. 1). Links oben sollten demnach immer die Kerninformationen stehen. Also das, was nötig ist, um den Inhalt des Dashboards auf einen Blick zu erfassen. Besonders gut eignet sich daher ein sog. Titelkonzept, über das jedes Dashboard und jede einzelne Dashboardseite verfügen sollte.

Abb. 1: Leserichtung

Es ist mindestens dreiteilig und besteht aus der Beschreibung des Inhalts (1. Zeile), aus der Nennung der Einheit, in der die Zahlen gezeigt werden (2. Zeile) und dem gezeigten Zeitraum (3. Zeile). Darüber hinaus können noch weitere Zeilen sinnvoll sein, wie z. B. wann das Dashboard ausgeführt wurde oder auch unternehmensspezifische Sonderangaben. Die oben genannten drei Zeilen stellen aber das Minimum dar. Ein Titelkonzept könnte demnach folgendermaßen aussehen:

1. Umsatz pro Standort
2. TEUR, %
3. Januar 2017

Visueller Anker für Entscheider

Der große Vorteil eines Titelkonzepts liegt darin, dass der Empfänger sofort eine Orientierung bekommt und weiß, wie die Diagramme und Tabellen im Dashboard zu lesen sind. Entscheider gewöhnen sich schnell an diese Art der Aufbereitung. Sie bekommen einen visuellen Anker, in dem ihnen schnell aufgezeigt wird, worum es eigentlich geht.

Einheitliche Icons erleichtern Navigation

Um die Usability für Entscheider zu vereinfachen, sollte man sich einmalig auf Icons festlegen, die in allen Dashboards gleich bleiben und immer dieselbe Bedeutung haben. Dadurch wird das Navigieren in Dashboards für den Empfänger deutlich vereinfacht, da er weiß, was passiert, wenn er ein Icon drückt. Gängige Icons, die auf jeden Fall Eingang in ein Dashboard finden sollten, sind in Abb. 2 exemplarisch aufgeführt.

Abb. 2: Gängige Menü-Icons

Vor allem die aufgeführten Plus- und Minus-Lupen erfahren große Akzeptanz bei den Empfängern, weil sie wissen, dass diese ihnen Zusatzinformationen zum dargestellten Sachverhalt geben. Sie sind aber nicht zu verwechseln mit Drill-Downs. Drill-Downs sollten ausgelöst werden, indem man auf ein Diagramm bzw. eine Kachel klickt. Der User sollte stets Feedback erhalten, wenn er eine Aktion auslöst (Abb. 3).

Abb. 3: Feedback durch Mouse-over-Anzeige

Auf Dekoration verzichten

Sind diese...