Datenanalyse mit Pivot-Tabellen: So verdichten Sie Buchh ... / 1 Das leisten Pivot-Tabellen und Pivot-Chart

Der Begriff Pivot kommt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt so viel wie Dreh- und Angelpunkt. Anders ausgedrückt: Pivot-Tabellen sind nichts anderes als interaktive Tabellen, die schnell umfangreiche Datenmengen zusammenfassen können. Interaktiv bedeutet, dass Sie Daten unter verschiedenen Gesichtspunkten umordnen, zusammenfassen, auswerten und betrachten können. Auf diese Weise ermöglicht Excel Ihnen eine komfortable und vielseitige Analyse. Durch einfaches Umstrukturieren haben Sie die Möglichkeit, Daten aus einem völlig anderen Blickwinkel zu betrachten. Egal, welche Informationen der Chef, die Bank oder Anteilseigner fordern, Sie sind in der Lage, in kürzester Zeit – teilweise binnen Sekunden – verschiedene Auswertungen nach Belieben ganz gezielt zu erstellen.

1.1 PivotTable

Nachfolgend die Funktionen von PivotTable im Überblick:

• Strukturieren großer Datenmengen mittels benutzerfreundlicher Methoden
• Berechnen von Teilergebnissen
• Zusammenfassen von Daten nach Kategorien und Unterkategorien
• Durchführen von benutzerdefinierten Berechnungen und Formeln
• Erweitern und Reduzieren von Datenebenen
• Verschieben von Zeilen in Spalten oder Spalten in Zeilen, um unterschiedliche Zusammenfassungen der Quelldaten zu generieren
• Filtern, Sortieren, Gruppieren von Teilmengen
• Bedingtes Formatieren von Teilmengen
• Drill-Down-Funktion, um zu ermitteln, aus welchen Ursprungswerten sich ein bestimmter Zahlenwert zusammensetzt
• Gestalten von PivotTable

Hinweis

Zahlreiche Änderungen

Anwender älterer Excel Versionen kennen zwar die grundsätzliche Vorgehensweise im Hinblick auf das Erstellen von PivotTable, werden aber feststellen, dass sich in diesem Zusammenhang zahlreiche Änderungen ergeben haben.

1.2 PivotCharts

Microsoft beschreibt PivotCharts wie folgt: "Ein PivotChart ist letztlich eine PivotTable in anderer Form. Es ist auch ein Excel-Diagramm wie jedes andere Diagramm, aber mit zusätzlichen Funktionalitäten."

Dem kann man im Grunde nicht viel hinzufügen. Ein PivotChart kann auf den ersten Blick aussehen, wie ein herkömmliches Diagramm, beispielsweise ein Säulen- oder Kreisdiagramm. Das Besondere an PivotChart liegt in der Ausstattung bzw. der Funktionalität:

Sobald Sie als Anwender das Diagramm markieren, stellt Excel Ihnen die Registerkarte PivotTable-Analyse zur Verfügung (s. Abb. 1):

Abb. 1: Ein Blick auf die Registerkarte PivotTable-Analyse

Mit Hilfe dieser Register können Sie u. a. folgende Aufgaben im Handumdrehen erledigen:

• Diagramm umgestalten
• Beschriftungen hinzufügen
• Daten strukturieren
• Perspektive ändern
• Felder filtern und reduzieren

Praxis-Tipp

PivotTable kopieren

PivotCharts sind in der Regel mit PivotTable verknüpft. Das bedeutet, wenn Sie Felder im Chart löschen, filtern oder reduzieren, führen Sie diese Änderungen gleichzeitig für die verknüpfte Pivot-Tabelle aus. Wenn Sie sowohl die Tabelle als auch das Diagramm benötigen, sollten Sie auf Nummer sicher gehen: Kopieren Sie die PivotTable bevor Sie das PivotChart erstellen. Sie haben dann die ursprüngliche Tabellenvariante und das Diagramm Ihrer Wahl zur Verfügung.

Soviel zur Theorie. Kommen wir nun zum praktischen Einsatz von PivotTable und PivotChart.