Datenanalyse mit Pivot-Tabellen: So verdichten Sie Buchh ... / 2 Praxisbeispiel: Buchhaltungsdaten zu Kostenanalysen verdichten

Häufig wird die Funktion Pivot am Beispiel von Umsatzzahlen erläutert. Wir haben uns für ein Bespiel aus einem anderen Unternehmensbereich entschieden. Dadurch wird deutlich, wie vielfältig Pivot einsetzbar ist, u. a. für das Zusammenstellen von Informationen für Geschäftsberichte.

2.1 Flexible Datenauswertung: So erfüllen Sie die Anforderungen der Geschäftsführung

Der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens der metallverarbeitenden Industrie möchte wissen, welche Kosten, wann und wo im Unternehmen angefallen sind. Er möchte sich nicht die Kostenstellenblätter der Kostenrechnung ansehen, sondern wünscht die Informationen auf der Basis der Buchhaltungsdaten – komprimiert in einer Tabelle. Da der Chef dafür bekannt ist, die Anforderungen immer wieder abzuändern, überlegen die Mitarbeiter, wie Sie die Aufgabe mit möglichst wenig Arbeitsaufwand erledigen können. Am Ende entscheidet man sich für den Einsatz von PivotTable und PivotChart.

Die Vorgehensweise ist folgende: Ein Mitarbeiter des Rechnungswesens exportiert die Dateien des Buchungsjournals in eine Excel Tabelle: Alle Eingangsrechnungen wurden zuvor auf Konten gebucht und bestimmten Kostenstellen zugeordnet. Zwar ermöglicht Excel grundsätzlich auch den Zugriff auf externe Datenbanken, der Einfachheit halber haben wir uns an dieser Stelle für die Tabellen-Variante entschieden. Ihr Vorteil: Sie können alle Arbeitsschritte Schritt für Schritt nachvollziehen.

Damit der Datenbestand übersichtlich bleibt, haben wir für Sie einen Auszug aus den Gesamtdaten erstellt (s. Abb. 2). Die Musterdatei enthält für jede Buchung folgende Informationen:

• Beleg-Nr.
• Kostenart
• Kontonummer
• Kostenkategorie
• Kostenstelle
• Monat
• Buchungsdatum
• MwSt-Satz
• Netto
• MwSt
• Brutto

Der Mitarbeiter des Rechnungswesens will die Daten mit Hilfe von Microsoft Excel so strukturieren, dass die einzelnen Kostenarten monatsweise aufgeführt werden. Darüber hinaus soll es möglich sein, ganz gezielt die Daten einer bestimmten Kostenstelle anzuzeigen, etwa wenn der Chef wissen will, welche Kosten in der Kostenstelle "Geschäftsführung" angefallen sind.

Abb. 2: Auszug aus der Datenliste

2.2 Schritt für Schritt zur gewünschten Auswertung

Um die Daten in der gewünschten Form zu verdichten, gehen Sie wie folgt vor:

Step by Step

Strukturierte Pivot-Tabelle

1. Setzen Sie die Eingabemarkierung in den Datenbestand und aktivieren Sie das Register Einfügen. Klicken Sie im Bereich Tabellen auf den Pfeil unter PivotChart und in der folgenden Auswahl auf PivotChart und PivotTable. Sie erhalten das Dialogfeld PivotTable erstellen (s. Abb. 3).

   Abb. 3: Das Dialogfeld PivotTable erstellen unterstützt Sie beim Strukturieren der Daten

2. Für den Fall, dass Sie sich in der Datenliste befinden, schlägt Excel automatisch den zu analysierenden Tabellenbereich vor. Über die Option Externe Datenquelle verwenden, haben Sie – wie bereits angesprochen – die Möglichkeit, auf eine andere Datenquelle zuzugreifen. Das ist für unser Beispiel nicht notwendig, da sich die Informationen bereits in einer Excel-Tabelle befinden.
3. Akzeptieren Sie den Vorschlag Neues Arbeitsblatt und bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.

4. Sie erhalten ein neues Tabellenblatt mit einer leeren Grundstruktur für Pivot-Tabellen. Die Grundstruktur arbeitet mit folgenden Feldern (s. Abb. 4):

   Abb. 4: Grundstruktur der Pivot-Tabelle mit Feldliste

   • Berichtsfelder: Felder aus einer Liste oder Tabelle, die in einer Pivot-Tabelle im Seitenformat ausgerichtet werden. Dadurch erhalten Sie eine mehrdimensionale Pivot-Tabelle, von der man jedoch nachher immer nur eine Seite sehen wird. Sie erlauben dem Anwender, quasi einen Filter über die Daten zu legen und bestimmte Werte bei Bedarf ein- bzw. auszublenden. In älteren Excel-Versionen hatten diese Felder den Namen "Seitenfelder". Bezogen auf das aktuelle Beispiel ermöglichen Berichtsfelder, dass Sie je nachdem, welche Kriterien Sie als Berichtsfelder definieren, einzelne Seiten für Kostenstellen oder Kostenarten erstellen können.
   • Zeilenfelder gruppieren die Daten horizontal. Anders ausgedrückt: Sie werden benötigt, um Felder als Zeilen auf der Berichtsseite anzuzeigen. Werden beispielsweise die Kostenarten Personal, Energie, Material untereinander aufgeführt, sind sie in Zeilenfeldern angelegt.
   • Spaltenfelder gruppieren die Daten vertikal und werden eingesetzt, um die Felder als Spalten auf einer Berichtsseite anzuzeigen. Stehen die Monate Januar, Februar, März etc. nebeneinander, spiegeln sie Spaltenfelder wider.
   • Wertefelder ersetzen die Datenfelder der Vorgängerversionen und nehmen in der Regel Zahlenwerte auf. Sie werden in erster Linie eingesetzt, um numerische Daten in einer Zusammenfassung anzuzeigen. Im Zusammenhang mit der Beispieldatei bietet es sich an, beispielsweise alle Nettoausgaben als Werte zu definieren.
5. Nun beginnt das eigentliche Strukturieren der Daten. Ziehen Sie die Schaltfläche Kostenart der PivotTable-Feldliste in den Bereich Zeilenfelder hierher ziehen.
6. Die Schaltfläche Monate müssen Sie im Bereich Spaltenfelder hierher ziehen positionieren und die Schaltfläche netto im Bereich Wertefelder hierher ziehen unterbringe...