Datenaustausch: Digitale Schnittstellen zur Buchhaltung / 1.1 Vorteile digitaler Schnittstellen

Warum ist es für den Buchhalter so interessant, die für seine Arbeit notwendigen Daten digital aus den anderen Unternehmensbereichen und von externen Partnern zu erhalten? Digitale Daten können automatisch verarbeitet werden. Das erspart der Buchhaltung manuelle Erfassungsarbeit in wesentlichem Umfang. Gleichzeitig wird die Verbuchung so schnell erledigt, dass gegenüber der manuellen Verarbeitung erheblich Zeit eingespart wird. Die Diskussion über einen Fast Close auch für Buchhaltungen von kleinen und mittleren Unternehmen wäre ohne digitale Schnittstellen zur Buchhaltung überflüssig, da nicht realisierbar.

Diese Vorteile müssen erkauft werden. Die Abhängigkeit der Buchhaltung von den digitalen Schnittstellen ist erheblich. Zunächst muss die Datenübernahme verlässlich funktionieren. Ein Ausfall kann gefährliche Verzögerungen mit sich bringen, fehlerhafte Daten führen zu inakzeptablen Fehlern in der Buchhaltung. Darum muss Aufwand für eine korrekte Verarbeitung an der Schnittstelle getrieben werden. Die Buchungsqualität ist nicht zuletzt von den Informationen aus anderen Unternehmensbereichen abhängig.

Hinweis

Digitalisierung in der Buchhaltung bietet Potenzial

Dem Trend zur Digitalisierung verwaltungstechnischer Abläufe kann sich auch die Buchhaltung nicht entziehen. Gerade die klaren und oft vorgegebenen Prozesse in der Debitoren-, der Kreditoren-, der Anlagen- und der Hauptbuchhaltung bieten wesentliches Potenzial zur digitalen Rationalisierung. Eine Voraussetzung für erfolgreiche digitale Geschäftsmodelle in der Buchhaltung sind zuverlässige Schnittstellen zu unternehmensinternen Bereichen und externen Partnern des Unternehmens.

So müssen z. B. bereits seit einigen Jahren alle Behörden von Bund und Ländern in der Lage sein, eine digitale Ausgangsrechnung im festgelegten Format (XRechnung) zu verarbeiten. Bei einem Auftragswert von mehr als 1.000 EUR müssen Rechnungen an Bundesbehörden als digitale Ausgangsrechnung im Format der XRechnung gestellt werden. Diese Standardschnittstelle für Ein- und Ausgangsrechnungen setzt sich auch außerhalb der Behördenkontakte immer mehr durch.

Wirtschaftlichkeit ist mit einer Individuallösung kaum zu erreichen. Die internen digitalen Schnittstellen in der Buchhaltung sollten im Standard integriert sein. Auch für den Datenaustausch der Buchhaltung mit externen Partnern weisen viele Standardanwendungen Lösungen auf. Die Nutzung von standardisierten Schnittstellen senkt nicht nur die Kosten für den Datenaustausch, es wird auch einfacher, die notwendigen Daten selbst digital zu erzeugen oder die Ergebnisse digital zu verarbeiten. Außerdem wird es einfacher, die noch folgenden Anforderungen an die Sicherheit, die Qualität und die Zuverlässigkeit, zu erfüllen.