Datenaustausch: Digitale Schnittstellen zur Buchhaltung / 5 Chancen und Risiken digitaler Schnittstellen

Wie jede Veränderung, wie jede Investition haben auch externe digitale Schnittstellen in der Buchhaltung Vor- und Nachteile. Diese gilt es zu kennen, um die Chancen zu nutzen und um die Risiken minimieren zu können.

5.1 Vorteile der digitalen externen Schnittstellen

In der Buchhaltung führen Veränderungen nicht automatisch zu Vorteilen, die monetär gemessen werden können. Das ist nur dann signifikant der Fall, wenn Arbeitszeit eingespart wird oder wenn externe Dienstleister nicht mehr benötigt werden. Das gilt auch für viele der folgenden Vorteile, deren Geldwert geschätzt werden muss:

• Bei der Verwendung digitaler Schnittstellen kann grundsätzlich viel Zeit eingespart werden. Dabei geht es zum einen um Transportzeit, die für analoge Dokumente notwendig wird. Zum anderen werden die Daten schneller übermittelt, weil analoge Daten häufig gesammelt werden, damit der Transport sich auch lohnt. Die Geschwindigkeit der Verarbeitung steigt und die Aktualität der Ergebnisse ebenfalls.
• Analoge Daten müssen erfasst werden, um sie in der digitalen Buchhaltungsanwendung verarbeiten zu können. Gleichgültig, ob dies manuell erfolgt oder über digitale Hilfsmittel (z. B. OCR-Leser), bei der Umsetzung entstehen immer Fehler. Eine externe digitale Schnittstelle arbeitet dagegen fehlerfrei, wenn die zugrundeliegenden Daten in Ordnung sind.
• Die digital in die Buchhaltungen kommenden Daten können auch digital mit den Anwendungen der Buchhaltung weiterverarbeitet werden. Die digitalen Daten, die an interne und externe Empfänger über digitale Schnittstellen verschickt werden, können direkt dem eigenen Datenbestand entnommen werden. Es entstehen autonome Anwendungen, die wichtige Abläufe in der Buchhaltung ohne manuelle Eingriffe selbstständig erledigen. Das verlangt zwar die Anpassung der Systeme in der Buchhaltung, spart aber wesentliche Arbeitszeit.
• Um Zeit und Kosten zu sparen, werden analoge Daten nur sehr ausgewählt entgegengenommen oder weitergeleitet. So fehlen häufig Hintergrundinformationen. Digitale Schnittstellen erweitern den Umfang der ausgetauschten Daten, da eine sinnvolle Ausweitung kaum zusätzlichen Aufwand bedeutet. Dadurch können Daten besser interpretiert werden, Nachfragen werden überflüssig.
• Immer dann, wenn als Alternative zu analogen Dokumenten Daten über digitale Schnittstellen ausgetauscht werden, können Kosten (z. B. für die Dokumentenerstellung, den Transport, das Erkennen der Informationen) eingespart werden. Die analoge Archivierung kann ebenfalls durch eine preiswertere digitale Archivierung ersetzt werden.
• Nicht zuletzt sind digitale Schnittstellen eine Voraussetzung für viele neue Anwendungen, die im Rahmen der weiteren Digitalisierung auf die Buchhaltung zukommen. Erfahrungen mit dem Umgang dieser Kommunikationswege sind von Vorteil, wenn sich heute noch unbekannte oder noch nicht getestete Anwendungen für den Einsatz in der Buchhaltung anbieten.

5.2 Risiken der digitalen externen Schnittstellen

Die Risiken in der Nutzung der digitalen Technik sind in der öffentlichen Wahrnehmung durch Sicherheitsbedenken geprägt. Diese zu lösen, ist Aufgabe der IT, sicher auch in Zusammenhang mit den Menschen, die sich entsprechend sicher verhalten müssen. Darüber hinaus gibt es spezielle Risiken, die in der Buchhaltung bei der Nutzung vor allem externer digitaler Schnittstellen berücksichtigt werden müssen:

• Alle digitalen Schnittstellen werden durch die Informationstechnik ermöglicht. Fällt diese aus oder arbeitet sie fehlerhaft, liefern auch die Schnittstellen nicht oder nicht einwandfrei. Die Abhängigkeit von der Technik steigt, auch von der Technik der externen Partner, die nicht kontrolliert werden kann. Je mehr die Digitalisierung voranschreitet, desto zuverlässiger wird die Technik, da unterschiedliche Kommunikationswege genutzt werden können, Alternativen also vorhanden sind. Dennoch ist die Problematik gerade bei der oft von Terminvorgaben bestimmten Arbeit der Buchhaltung zu berücksichtigen.
• Neben der Abhängigkeit von der Technik entsteht auch eine Abhängigkeit von den Partnern, mit denen die digitale Schnittstelle verbunden ist. Vor allem, wenn die Buchhaltung Daten empfängt, ist sie auf einen pünktlichen Eingang und auf Korrektheit der Werte angewiesen. Wenn der Partner auf der anderen Seite der Schnittstelle diese Problematik nicht erst nimmt, kann es zu Problemen kommen.
• Der Partner, der über die Schnittstelle Daten aus der Buchhaltung erhält, hat ebenfalls Ansprüche an Zeitpunkte und Dateninhalte. Wenn die Buchhaltung diese nicht oder nur schwer erfüllen kann, kommt es immer wieder zu Problemen.
• Die Datenqualität der externen digitalen Schnittstellen mit der Buchhaltung ist immer wieder ein Problem. Das Risiko ist hoch, dass Inhalte sich verändern und die Qualität schwankt. Je länger die Schnittstelle betrieben wird, desto eher werden Datenquellen extern ersetzt, ohne dass der Buchhalter dies erfährt. Hier können nur eine besonders sorgfältige Auswahl der Datenlieferanten und regelmäßige Kontrollen helfen.

• Eine optimale digitale Schnittstelle liefert Daten, die in der Buchhaltung sofort digital weiterv...