Datenqualität in der Kostenrechnung: Maßnahmen zur Verbe ... / 4.2 Ergebnisse analysieren

Wie die Daten selbst können auch die Ergebnisse der Verarbeitung auf Fehler analysiert werden. Dabei wird unterstellt, dass mangelhafte Datenqualität auch zu messbaren Fehlern in den Verarbeitungsergebnissen führen. Das ist in vielen Fällen sicherlich auch richtig, in anderen Situationen kann aber eine falsche Information durch gegenteilige Entwicklungen anderer Parameter überdeckt werden.

Ergebnisse vergleichen und prüfen

Um Fehler in den Ergebnissen aufzuspüren, werden diese mit erwarteten Ergebnissen verglichen. Dazu wird z. B. der Wert aus der letzten Periode, der Planwert oder ein Durchschnittswert verwendet. Die Vorgehensweise ist identisch mit der, die bei einem Vergleich der Daten selbst durchgeführt wird.

Das gilt auch für die Verwendung von Zeitreihen, um fehlerhafte Resultate in der Kostenrechnungsarbeit zu entdecken. Vor allem Kennzahlen lassen sich über einen längeren Zeitraum sehr gut überwachen. Wie bei der Datenanalyse gilt auch hier, dass Werte, die sich nicht in die notwendigen Strukturen pressen lassen, besser mit der Plausibilitätsprüfung überwacht werden.

Vorgehensweise

1. Zunächst wird in der Kostenrechnung die Verarbeitung der erhaltenen Daten wie gewohnt erledigt. Dabei werden die Ergebnisse berechnet.
2. Die so erhaltenen Werte werden auf Fehler untersucht, wobei die obigen Analysemethoden angewendet werden.
3. Werden Abweichungen erkannt und liegt ein Fehler vor, dann sind die Gründe für das fehlerhafte Ergebnis zu ermitteln.
4. Liegen die Gründe in fehlerhaften Daten, dann wurde mangelhafte Datenqualität festgestellt. Diese ist zu verbessern.

Vor- und Nachteile

Die Verwendung der Ergebnisse als Ausgangspunkt für die Entdeckung mangelhafter Datenqualität hat gegenüber dem Ansatz bei der Suche direkt in den Daten Vorteile, aber auch Nachteile.

• Die Daten aus den Fachabteilungen müssen in der Kostenrechnung verarbeitet werden. Die Ergebnisse werden von anderen Bereichen erwartet. Eine Prüfung der Daten vor der Verarbeitung kostet Zeit und kann zu Verzögerungen führen, auch wenn bei den meisten Kontrollen keine negative Datenqualität zu erwarten ist. Dieser Zeitdruck entfällt, wenn erst die Ergebnisse geprüft werden.
• Die Suche nach mangelhafter Datenqualität in den Ergebnissen der Verarbeitung kann mit anderen Kontrollgründen verbunden werden. So werden dabei auch Verarbeitungsfehler und Erfassungsfehler entdeckt.
• Dadurch führt das Aufdecken eines Fehlers in den Ergebnissen nicht sofort zur Quelle der mangelhaften Datenqualität. Der Fehler wird erst später abgestellt.
• Mangelhafte Datenqualität kann in der Verarbeitung durch andere Parameter beeinflusst werden. Nicht immer zeigt das Ergebnis einen Fehler, der auf die Qualität zurückzuführen ist. Viele Quellen für falsche Werte werden so nicht entdeckt.