Datenqualität in der Kostenrechnung: Maßnahmen zur Verbesserung

Einführung

Die Ergebnisse der Kostenrechnung informieren über den Erfolg der unternehmerischen Tätigkeit. Auswertungen, Berichte und Kennzahlen sind die Grundlage für wichtige Entscheidungen und Verhaltensänderungen. Fehler in den Daten, die aus der Kostenrechnung in die Fachabteilungen gehen, können dabei erhebliche Auswirkungen haben. Werden sie vom Empfänger der Informationen erkannt, schmälern sie das Vertrauen in die Arbeit der Kostenrechnung. Die Fehlerursache spielt hierbei keine Rolle.

Das einzige Mittel dagegen: Die Kostenrechnung selbst muss sich um die fehlerfreie Datenbasis bemühen. Um problematische Daten zuverlässig zu erkennen, müssen Quellen, Datenwege und Auswirkungen in der Kostenrechnung bekannt sein.

1 Datenfehler und ihre Auswirkungen

1.1 Falsche Kontierungen

Die Zuordnung von Kosten zu Kostenarten und Kostenstellen erfolgt in der Buchhaltung, die bei der Buchung die entsprechenden Angaben erfasst (s. Abb. 1). Die originären Informationen kommen dabei aus der Fachabteilung, die auf der Rechnung den Schlüssel für Kostenstelle und Kostenkonto vermerkt.

Abb. 1: Informationsweg

Garant für eine ausreichende Datenqualität ist die korrekte Kontierung der Eingangsrechnungen. Für viele Vorgänge geschieht dies zentral in der Rechnungsprüfung. Für andere Rechnungen, die vor allem die Kostenstellen betreffen, vermerken Mitarbeiter im Fachbereich auf dem Dokument, welche Kostenart und welche Kostenstelle angesprochen sind.

Praxis-Beispiel

Getränkeindustrie

Ein Unternehmen der Getränkeindustrie lieferte durch mehrere Außenlager mit jeweils eigenem Fuhrpark die Produkte an die Händler aus. Dieses Unternehmen war aus wirtschaftlichen Gründen gezwungen, in großem Maß Personal abzubauen, auch im Außenlager Berlin. Die Personaldecke in Berlin war danach so dünn, dass in erheblichem Umfang Fremdspediteure eingesetzt wurden, um die Waren pünktlich zum Kunden zu bringen. Die Frachtrechnungen gingen in der Zentrale ein und wurden vom Disponenten kontiert. Dieser hatte aber die Kosten nicht der Kostenstelle "Außenlager Berlin" zugeordnet, sondern der zentralen Logistik. Ein schwerwiegender Fehler.

In der zentralen Logistik wurden die zusätzlichen Kosten nicht erkannt. Im Kostenstellenbericht tauchten erhebliche Kosten für Fremdspediteure auf, in denen die zusätzlichen Frachtkosten in Berlin untergingen. Die Berliner Kostenstelle war durch die sinkenden Personalkosten entlastet und musste die zusätzlichen Kosten für die externe Dienstleistung nicht tragen. Die Wirkung dieses Fehlers war erheblich:

• Der Disponent in der Zentrale musste die höheren Fremdfrachten verantworten und erklären.
• Da nicht erkannt wurde, dass im Berliner Außenlager zu viel Personal abgebaut worden war, mussten die teuren Fremdfrachten gezahlt werden. Die vorsichtige Anpassung des Personalstammes wäre weitaus kostengünstiger gewesen.
• In der Deckungsbeitragsrechnung wurden die Kunden, die über das Berliner Außenlager beliefert wurden, zu wenig mit Frachtkosten belastet. Das hatte Auswirkungen auf die Provisionszahlungen an die Außendienstmitarbeiter.
• Das Modell der Personaleinsparungen, in Berlin ein scheinbarer Erfolg, wurde mit den entsprechenden Kennzahlen aus Berlin auf andere Außenlager übertragen. Der Fehler multiplizierte sich.
• Während der Phase der fehlerhaften Kontierungen musste entschieden werden, ob der ablaufende Mietvertrag für das Lager verlängert werden sollte oder ob die Belieferung durch ein anderes Außenlager wirtschaftlicher ist. Aufgrund der fehlerhaften Kostendaten der Kostenstelle "Außenlager Berlin" wurde der Mietvertrag um 5 Jahre verlängert.

Erst nach Ablauf des Geschäftsjahres wurde erkannt, dass die Steigerungen der Fremdfrachten ihre Ursache im zu großzügigen Personalabbau gehabt haben. Zu diesem Zeitpunkt waren bereits einige Entscheidungen gefallen, die mit richtigen Informationen nicht getroffen worden wären.

1.2 Falsche Zeiterfassung

Die Basis für den Verkaufspreis einer Leistung ermittelt die Kostenrechnung. Ob dieser Preis dann am Markt durchzusetzen ist, bestimmt der Vertrieb. Für die richtige Kalkulation werden viele Daten aus der Produktion benötigt. Immer mehr Produktionsdaten, Verbräuche und Leistungen, werden über digitale Schnittstellen der Maschinen beschafft.

Praxis-Beispiel

Herstellung von Gartengeräten

Ein Hersteller von Gartengeräten setzte eine Maschine zur Kunststoffbearbeitung ein, die einen sehr hohen Energieverbrauch aufwies. Die dadurch entstehenden Kosten mussten den Produktionsaufträgen und damit den Kostenträgern zugeordnet werden. Es gab die Anweisung, nach Abschluss jedes Auftrages die exakte zeitliche Beanspruchung der Maschine durch Ablesen eines entsprechenden Zählers festzustellen.

Das funktionierte in den ersten Monaten und Jahren auch fehlerfrei. Doch dann wechselte das Personal an dieser Maschine so oft, dass das Unternehmen mit Schulungsmaßnahmen nicht mehr nachkam. Der verstärkte Einsatz von Zeitarbeitnehmern führte dazu, dass das Ablesen immer wieder vergessen wurde. Schließlich hatte sich unbemerkt eingebürgert, dass die Gesamtzeit am Tagesende abgelesen und nach Einschätzung der ...