Datenschutz, Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten

Kurzbeschreibung

Diese Einwilligung sollte eingeholt werden, wenn vom Beschäftigten personenbezogene Daten, wie z.B. Foto-, Video- oder Tonaufnahmen, verwendet und veröffentlicht werden.

Vorbemerkung

Wichtigster Grundsatz der DSGVO ist, dass personenbezogenen Daten auf rechtmäßige Weise verarbeitet werden müssen. Ist keine der in Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstaben b) bis f) DSGVO genannten Bedingungen erfüllt, so ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten in der Regel nur dann datenschutzrechtlich zulässig, wenn von allen von der Verarbeitung Betroffenen eine entsprechende Einwilligung eingeholt wird. Falls die Einwilligung von Kindern eingeholt werden soll, sind zudem die Bedingungen nach Art. 8 DSGVO zu beachten.

Definition "Einwilligung"

Der Begriff Einwilligung wird als "jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist"^[1] verstanden.

Bedingungen für die Einwilligung

Die Einwilligungserklärung muss folgende Anforderungen erfüllen^[2]:

• Freiwilligkeit:

  Der Betroffene muss eine "echte oder freie Wahl" haben, ob er eine Einwilligung erteilen möchte oder eben nicht. Die Einwilligung darf daher insbesondere nicht durch Androhungen oder durch Zwang eingeholt werden. Die Einwilligung darf auch nicht von der Erfüllung eines Vertrags bzw. der Erbringung einer Dienstleistung abhängig gemacht werden (sogenanntes "Kopplungsverbot").

• Informiertheit:

  Der Betroffene muss die Tragweite der Erteilung einer Einwilligung vor Abgabe beurteilen können. Der Verantwortliche muss dem Betroffenen daher klar und einfach verständlich darlegen, wie und in welchem Umfang die personenbezogenen Daten verarbeitet werden (sogenannter "Transparenzgrundsatz"). Das beinhaltet auch die Art der zu verarbeitenden Daten.

• Bestimmtheit:

  Eine Einwilligung muss für einen konkreten Zweck abgegeben werden. Pauschale Einwilligungserklärungen wie beispielsweise "Ich bin mit allen Verarbeitungen meiner Daten einverstanden." sind unzulässig. Die Einwilligungserklärung muss sich vielmehr auf einen konkreten Fall beziehen. Allerdings können auch mehrere solcher Fälle in einer Erklärung zusammenfasst werden.

• Widerruflichkeit:

  Dem Betroffenen muss jederzeit die Möglichkeit offenstehen, eine einmal erteilte Einwilligungserklärung zurückzunehmen. Hierüber ist der Betroffene vor Einholung der Einwilligung zu informieren.

Besonderheit im Beschäftigtenverhältnis

Soll eine Einwilligung von einem Beschäftigten eingeholt werden, schreibt § 26 Abs. 2 Satz 3 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) die Schriftform oder die elektronische Form vor, soweit nicht "wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist". Um im Beschäftigtenverhältnis bezüglich der Zulässigkeit der Einwilligung auf "Nummer sicher" zu gehen, sollten Unternehmen die Einwilligungen ihrer Beschäftigten immer in Schriftform einholen.

Formvorschriften beachten

Auch wenn die Einwilligung – bis auf die Ausnahme im Beschäftigtenverhältnis – nicht (mehr) der Schriftform bzw. der elektronischen Form bedarf, sollte die Art der Erteilung der Einwilligung so gestaltet werden, dass der Verantwortliche seiner Nachweispflicht^[3] nachkommen kann. Der Verantwortliche muss jederzeit in der Lage sein, den Nachweis für die Existenz einer Einwilligung erbringen zu können.

[1] Art. 4 Nr. 11 DSGVO.

[2] Art. 7 DSGVO.

[3] Die Nachweispflicht ergibt sich aus Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung

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Präambel^[1]

.................... [Name des Unternehmens] (im Folgenden "........." genannt) beabsichtigt Foto-/Video-/Tonaufnahmen (nachfolgend "Aufnahmen" genannt) anzufertigen und diese in den Produkten des Unternehmens, im Intranet und/oder in den Internetauftritten/auf den verschiedenen Websites des Unternehmens sowie auf Social-Media-Kanälen des Unternehmens einzustellen.

.................... [Geplante Veröffentlichungen ergänzen oder anpassen.]

Darüber hinaus beabsichtigt .................... [Name des Unternehmens] die Aufnahmen für folgende Werbezwecke zu nutzen:

Werbezwecke ergänzen.

Einwilligungserklärung

1. Ich bin damit einverstanden, dass .................... [Name des Unternehmens] die über mich erhobenen Daten .................... [genauer bezeichnen, z.B. "von meiner Person angefertigten Fotos"] zu dem oben genannten Zweck anfertigt, speichert und veröffentlicht. Hierfür ist es erforderlich, dass .................... [genaue Bezeichnung der Art und des Umfangs der Datenverarbeitung, z.B. "meine Bilddaten auf den Servern von unserem Hosting-Provider gespeichert werden"]. Ich bin insbesondere damit einverstanden, dass die von mir angefertigten Aufnahmen in unveränderter oder veränderter Form von .................... [Name des Unternehmens] [optional: und die nach §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen] ohne jede Beschränkung des räumlichen oder zeitlichen Verwendung...