Dienstleistungskalkulation: Stundensatz-, Projekt- und Auftragskalkulation

Zusammenfassung

• Schon mit einfachen Mitteln kann in kurzer Zeit eine Kalkulation für viele Dienstleistungsbetriebe erstellt werden. Ausgangsbasis ist fast immer die Berechnung von Stundensätzen, die an individuelle Gegebenheiten, etwa verschiedene Qualifikationen einzelner Mitarbeiter oder unterschiedliche Kostenstellen, angepasst werden können. Auf diese Weise können Kunden für unterschiedliche Leistungen bzw. Aufträge differenziert Kosten in Rechnung gestellt werden.
• Mit der gezeigten Vorgehensweise können in bestimmtem Umfang Beschäftigungs- bzw. Auslastungsschwankungen aufgefangen werden, die ja vor allem bei Dienstleistern problematisch sind, da Leistungen i. d. R. nicht lagerfähig sind.
• Neben Gemeinkosten können variable Kosten, wie z. B. Material und Fremdleistungen (Arbeiten Dritter), separat erfasst und geplant werden. Damit können auch Handwerksbetriebe die Kalkulation nutzen, die ihren Kunden ebenfalls Arbeitsstunden und Material in Rechnung stellen.
• Um die Qualität der Kalkulation und der späteren Arbeit zu verbessern , sollten die Aufträge nach Abwicklung einer Nachkalkulation unterzogen werden. Dabei sollte nicht nur die Einhaltung von Kosten und Stunden geprüft werden, sondern auch, welche inhaltlichen Stärken und Schwächen es bei einem Auftrag gegeben hat.
• Zu diesem Beitrag gibt es eine Excel-Arbeitshilfe "Kalkulation, Dienstleistung" (HI435875), mit deren Hilfe Sie die Vorgehensweise direkt nachvollziehen und entsprechend Ihrer Anforderungen anpassen können.

1 Besonderheiten der Kalkulation in Dienstleistungsbetrieben

Dienstleistungsbetriebe stellen überwiegend Arbeitszeiten in Rechnung. Allerdings können Zeiten und Stunden nicht gelagert werden. Für Dienstleister bedeutet das, dass sie stets bereitstehen müssen, um jederzeit auf mögliche Kundenanfragen regieren zu können. Stundensätze müssen so kalkuliert werden, dass sie auch bei (temporär) geringerer Auslastung wirtschaftlich sind. Umgekehrt kann es vorkommen, dass mehr Aufträge anstehen, als sich in der regulären Arbeitszeit abwickeln lassen. Dann ist es erforderlich, diese Spitzen durch organisatorische Maßnahmen und Mehrarbeit abzubauen.

Stundensätze, Aufträge oder Projekte müssen so berechnet werden, dass ein Preis zustande kommt, der auch bei geringerer Auslastung einen Gewinn ermöglicht. Andererseits darf der Preis nicht so hoch sein, dass man deutlich über den Preisen der Wettbewerber liegt, da sonst das Risiko besteht, Aufträge nicht zu bekommen.

Eine weitere Besonderheit ist, dass Arbeiten anfallen und berechnet werden müssen, die für Kunden nicht sichtbar sind, etwa Vorbereitungen auf einen Auftrag, Auswertung von Analysen oder die Ableitung von Handlungsempfehlungen. Somit werden häufig Stunden und Kosten berechnet, deren Entstehung Kunden nicht nachvollziehen können. Hier ist es wichtig, Kunden im Vorfeld eines Auftrags genau zu erläutern, welche Arbeiten dies sind und welchen Umfang am Gesamtauftrag diese voraussichtlich haben werden.

2 Stundensätze berechnen

Wenn Sie in einem Dienstleistungsunternehmen arbeiten und Ihren Kunden Ihre Arbeitszeit berechnen, müssen Sie in der Lage sein, einen kostendeckenden und zugleich gewinnbringenden Stundenpreis zu berechnen. Evtl. erforderliche Materialien oder Leistungen Dritter stellen Sie Ihren Kunden gegen Nachweis zusätzlich in Rechnung.

Bei kleinen Betrieben genügt ein einheitlicher Stundensatz, der für alle Beschäftigten bzw. Arbeiten angesetzt wird. In einem größeren Unternehmen mit unterschiedlich qualifizierten Mitarbeitern sind differenzierte Stundensätze sinnvoll, um Ihren Kunden ein qualifiziertes Angebot unterbreiten zu können. Gleiches gilt, wenn es mehrere Kostenstellen gibt, die verschiedene Leistungen zu unterschiedlich hohen Kosten erbringen.

Praxis-Beispiel

Anzahl der Stundensätze hängt von Entgelt-Bandbreite ab

Für einen IT-Dienstleister mit 3 Beschäftigten genügt es, einen einheitlichen Stundensatz zu haben, wenn die Mitarbeiter ein ähnlich hohes Gehalt beziehen und ein in etwa gleiches Qualifikationsniveau haben. Für ein Beratungsunternehmen mit z. B. 10, 15 oder mehr Mitarbeitern, die deutlich unterschiedliche Gehälter beziehen, und ggf. mehreren Kostenstellen sollten verschieden hohe Stundensätze berechnet werden, etwa für Senior-, Normal- und Juniorpartner. Denn i. d. R. liegen die Partner in Bezug auf Gehalt und sonstige Kosten deutlich auseinander. Ähnliches gilt für Dienstleister, die z. B. Meister, Gesellen und Auszubildende beschäftigen. Hier sollte ebenfalls mit unterschiedlichen Stundensätzen gerechnet werden. Auch Unternehmen, die unterschiedliche Leistungen auf mehreren Kostenstellen erbringen, z. B. Wartung, Reparaturen und Montage, benötigen differenzierte Stundensätze.

Für die Berechnung der Stundensätze empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen.

Praxis-Tipp

Excel-Arbeitshilfe "Kalkulation, Dienstleistung" nutzen

Die Vorgehensweise können Sie mit der Excel-Anwendung "Kalkulation, Dienstleistung" direkt nachvollziehen und entsprechend Ihrer Anforderungen anpassen.

2.1 Schritt 1: Für Kunden leistbare Arbeitzeit berechnen

Zuerst muss die jährliche Arbeitszeit ermittelt werden, die Sie und Ihre Mitarbeiter für Ihre Kunde...