Digitale Finanzorganisation: Automatisierte Prozesse, ve ... / 2.1 Systemübergreifende Prozessautomatisierung durch Robotic Process Automation

Robotic Process Automation ermöglicht Automatisierung komplexer Prozessketten

Viele Firmen haben bereits vor einigen Jahren mit ihren Bemühungen hinsichtlich Prozessautomatisierung begonnen. So sind bspw. optische Belegverarbeitungssysteme und "Optical Character Recognition" (kurz OCR) – d. h. das automatische Erkennen und Einlesen von (Papier-)Dokumenten – inzwischen weitverbreiteter Standard. Auch digitale "Workflows" sind in diesem Kontext zu nennen. Bei den bisherigen Anstrengungen wurden jedoch ausschließlich Prozessschritte mit geringer Komplexität teilweise automatisiert. Diese Prozessschritte sind u. a. dadurch charakterisiert, dass sie nur in einem IT-System abgebildet sind. Im Zuge der flächendeckenden Ausbreitung von "Robotic Process Automation" (kurz: RPA) werden in den nächsten Jahren auch komplexere Prozessketten systemübergreifend automatisiert. Die Ausführung der Prozessschritte kann dabei mehrere IT-Systeme umfassen. Dies wird möglich, da durch die Anwendung von RPA die System- und Applikationsgrenzen überwunden werden und die Automatisierung auch ohne die Programmierung von komplexen Schnittstellen erfolgen kann.

Prinzipiell versteht man unter RPA die selbstständige Ausführung wiederkehrender, regelbasierter und auf strukturierten Daten fußender Prozessschritte oder -ketten durch spezifisch programmierte Software-Roboter. Diese Software-Roboter (auch "Bots" genannt) operieren i. d. R. auf der Ebene der herkömmlichen Benutzeroberfläche ("Graphical User Interface"). Bereits heute können RPA-Lösungen Abschluss- oder Kreditorenprozesse nahezu vollständig ohne menschliches Eingreifen ausführen. In Abb. 2 werden der herkömmliche und der durch RPA durchgeführte Kreditorenprozess exemplarisch gegenübergestellt. Damit soll veranschaulicht werden, wie die einzelnen Teilprozesse des Kreditorenprozesses mit RPA zusammengefasst und ausgeführt werden. Mithilfe von RPA werden die einzelnen Prozessschritte nicht nur wesentlich schneller als von Menschenhand durchgeführt, sondern auch konsistent fehlerfrei.

Abb. 2: Gegenüberstellung der Kreditorenprozesse

Durch RPA lassen sich erwiesenermaßen Effizienzgewinne sowie die gleichzeitige Steigerung der Prozess- und Ergebnisqualität erzielen. Diese Vorteile können durch die Entkopplung von Mitarbeiterkapazität und Transaktionsvolumen erklärt werden. Die CFO-Studie von Horváth & Partners zeigt, dass Kosteneinsparungen von bis zu 30 % durch die Nutzung von RPA-Technologien möglich sind.