Während das digitale Dokumentenmanagement oder auch die E-Mail-Kommunikation in der Steuerberaterbranche weit verbreitet sind, betreten einige Kanzleien mit Lösungen für Besprechungen und Konferenzen digitales Neuland. Doch die Notwendigkeit wächst, denn nur so lässt sich ein flexibles Zusammenarbeiten ermöglichen.
Sind Mitarbeiter dienstlich an einem anderen Standort unterwegs oder arbeiten vom Homeoffice aus, können webbasierte Video-Konferenzen die sonst üblichen Face-to-Face-Besprechungen sehr gut ersetzen.
Der Vorteil von Video-Konferenzen
Jeder Mitarbeiter kann an der Besprechung teilnehmen, egal wo er sich befindet – eine Internetverbindung vorausgesetzt.
Video-Konferenz-Lösungen sind nicht nur für den kanzleiinternen Einsatz hilfreich, sondern können auch für die Mandanten-Kommunikation eingesetzt werden. Wer z. B. bundesweit Mandanten betreut, kann mit einer Video-Lösung Reisekosten und Zeit sparen.
Die Funktionsweisen sind ähnlich: Die meisten Videokonferenz-Tools erfordern nur wenig Vorkenntnisse und können intuitiv genutzt werden. Die technischen Voraussetzungen sind i. d. R. vorhanden: Ein Mikrofon und eine Kamera sind in jedem Laptop und in neueren PCs bereits integriert. Zwingend nötig ist lediglich eine stabile Internetverbindung.
Lösungen für Online-Meetings bieten meist die gleichen Grundfunktionen: Sie ermöglichen Konferenzen mit mehreren Teilnehmern in Bild und Ton. Auch eine Teilnahme per Audio und ohne Videoübertragung ist bei allen Lösungen möglich. Nutzer können selbst entscheiden, ob sie einem Meeting per Video oder nur via Audio beitreten. Für die meisten Lösungen muss keine Software installiert werden, sie funktionieren über den Internetbrowser auf dem Desktop-Computer beziehungsweise Notebook oder per App auf dem Smartphone.
Der Organisator einer Konferenz muss sich hingegen beim Anbieter registrieren. Sollen Mitarbeiter an einer Konferenz teilnehmen, kann der Organisator eine Konferenz mithilfe seines Kalenders planen und per E-Mail eine Einladung mit einem Link verschicken. Die eingeladenen Kollegen können den Link anklicken und teilnehmen. Die Kommunikation der professionellen Lösungen erfolgt verschlüsselt.
Viele Konferenztools können auch kostenfrei genutzt werden. Jedoch ist es möglich, dass in diesem Fall mitunter geringere Sicherheitsstandards geboten werden. Auch verfügen kostenfreie Versionen über einen eingeschränkten Funktionsumfang. So ist die Teilnehmerzahl manchmal begrenzt, gleiches kann für die Anzahl und die Dauer der Videokonferenz gelten.
Zusatzfunktionen bei der Toolauswahl berücksichtigen
Neben den Basisfunktionen sollten auch Zusatzfunktionen bei der Toolauswahl berücksichtigt werden. Müssen z. B. Mitarbeiter im Homeoffice eingebunden werden, kann es hilfreich sein, wenn die Lösung individuelle Hintergründe bietet. Dann kann z. B. ein Foto das unaufgeräumte Arbeitszimmer ersetzen oder der Hintergrund wird unscharf wiedergegeben.
Auch eine Aufnahmefunktion kann sinnvoll sein, z. B. um Mitschnitte für Kollegen zu erstellen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten. Eine häufige Zusatzfunktion ist zudem die Möglichkeit, einen Bildschirm zu teilen. Manche Lösungen – z. B. von Microsoft oder Google – bieten auch Funktionen, die über das Video-Meeting hinausgehen. Sie ermöglichen z. B. das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Zusatzfunktionen sind in vielen Fällen nur in den kostenpflichtigen Varianten eines Tools verfügbar.
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